Os autônomos estão enfrentando uma série de novos desafios hoje. A TI e a digitalização em particular provocaram uma série de mudanças. Sempre disponível, muitos dados do cliente à primeira vista – com apenas alguns cliques, os consumidores se transformam em clientes transparentes.
Do ponto de vista dos autônomos, isso pode parecer uma vantagem à primeira vista. Na prática, entretanto, isso também resulta em várias desvantagens. A segurança de seus próprios sistemas de TI agora é tão importante quanto a questão da proteção de dados. Com o GDPR, o Regulamento Geral de Proteção de Dados, o legislador criou uma estrutura de proteção de dados que se destina a garantir a proteção de dados pessoais na União Europeia. O mesmo se aplica aos autônomos: no seu próprio interesse, a proteção de dados e a segurança de TI devem ser garantidas no trabalho hoje.
Segurança de TI: o que tudo isso inclui?
Até agora, muitos trabalhadores autônomos lidaram com menos intensidade com a segurança de TI em suas empresas. Exceto pela troca ocasional por e-mail, muitos proprietários de pequenas empresas não são confrontados com a digitalização em grande escala há muito tempo. No entanto, com a crescente importância da TI para empresas menores e autônomos, essa situação logo mudou. Hoje, a integração da TI é a única chance de fazer parte da transformação digital e ter sucesso nela.
A segurança de TI, por outro lado, é uma daquelas áreas em que muitas empresas agora enfrentam desafios crescentes. Quanto mais autônomo for o uso de TI, mais importante será lidar com as questões de segurança. Hoje, nenhuma empresa pode se dar ao luxo de cair em descrédito, além de sanções e multas devido à segurança de TI inadequada.
Na prática, muitos processos internos já são executados com o auxílio da tecnologia da informação. A contabilidade e o controle não são mais concebíveis sem um PC e o software apropriado. Para simplificar processos e procedimentos, muitas empresas já contam com soluções SaaS (Software as a Service) com interfaces online. Os documentos são digitalizados de maneira conveniente e arquivados automaticamente para os autônomos. A forte integração com a Internet cria novos riscos. Onde quer que os dados do usuário sejam coletados, os riscos aumentam no final. Por outro lado, a empresa também tem que se proteger. Cada acesso a ferramentas online precisa de um acesso separado. Como você lida com isso?
1. Gerenciamento de senha: use ferramentas adequadas
Basta uma senha importante esquecida e toda a empresa fica paralisada. Esse pode ser um cenário assustador para empreendedores e autônomos. Um exemplo simples é o certificado de envio eletrônico de recibos à repartição de finanças. Se você não tiver mais acesso a ele, não poderá mais enviar o registro do imposto sobre compras. Por esse motivo, é necessário um gerenciamento abrangente de senhas. Isso não significa que o autônomo possa simplesmente combinar nomes e datas de nascimento e usá-los dessa forma para cada registro. Em vez disso, um gerenciamento sólido de senhas significa proteger o acesso de forma que as senhas não sejam simplesmente quebradas. Agora existem boas ferramentas para isso que geram as senhas e também as salvam automaticamente.
2. Backups – absolutamente essenciais na vida empresarial
Se o computador travar, isso é sempre irritante. Muitos dados podem ser salvos com as funções de salvamento automático. No entanto, quando o disco rígido cai de joelhos, ele parece muito diferente. Nesses casos, todos os dados mestre do cliente, contratado e cliente podem ser perdidos. Os backups são essenciais neste ponto para se proteger. Os autônomos são bem aconselhados a lidar com a frequência e os locais nos quais os backups podem ser feitos.
3. Firewall and Co.: Software padrão há muito tempo
Segurança de TI também significa lidar com mecanismos de proteção. Estamos falando de aspectos como firewall e medidas anti-malware. Tanto os trabalhadores autônomos como os particulares estão regularmente expostos a ataques. É negligente renunciar aos mecanismos de proteção adequados.
4. Autenticação de 2 fatores: cada vez mais importante hoje
Sempre que os usuários acessam os sistemas, a segurança dos dados do usuário deve estar em primeiro lugar. Por muito tempo bastou que as empresas trabalhassem com login e senha. A autenticação de 2 fatores agora é o padrão. A confirmação “dupla” evita que os dados do usuário sejam comprometidos e usados por terceiros.
Esses exemplos não pretendem ser uma lista definitiva e completa. Em vez disso, deve ser mostrado o quão ampla é a seleção e quão importante é a combinação de várias medidas para a segurança de TI de alta qualidade. Na prática, o design de áreas individuais é muito influenciado pela indústria e pelas condições estruturais sob as quais os trabalhadores autônomos operam e trabalham digitalmente com dados.
Segurança e proteção de dados
A segurança dos dados em seus próprios servidores e na rede da empresa é uma coisa. Por outro lado, os autônomos também devem estar cientes de que a segurança de TI hoje está intimamente relacionada ao tráfego seguro de dados. A criptografia merece atenção especial neste ponto. SSL agora é o padrão aqui.
Isso evita que os dados sejam facilmente lidos entre o servidor e os clientes – ou seja, os clientes ou usuários. O padrão é conhecido pelo banco online. A criptografia SSL tem sido usada aqui há anos. Mas tenha cuidado: a criptografia SSL não resolve todos os problemas. Mesmo a melhor criptografia não pode desfazer o fator humano.
A transmissão de dados criptografados não é o único aspecto que deve ser considerado para uma proteção abrangente de dados. Os autônomos também devem pensar em editar os documentos de maneira adequada antes de enviá-los – por exemplo, dentro da estrutura da criptografia PDF. Dessa forma, os dados não podem ser acessados facilmente. Além disso, opções bastante convenientes são oferecidas hoje :
Diferentes métodos de processamento permitidos podem ser definidos, de modo que o uso versátil seja garantido.
Um tema particularmente sensível na Alemanha é a proteção de dados. Neste ponto, surge a pergunta, como com
- Sobrenome,
- Endereço,
- Informação da conta,
- e interesses
é contornado. Áreas sensíveis, como compras online, também são afetadas. Muito pode ser lido em um perfil de usuário sobre o histórico de pedidos. Do ponto de vista do consumidor, existem boas razões para ser mais perspicaz com informações sobre você. Para os autônomos, as regras que também se aplicarão à Alemanha com a introdução do RGPD são um desafio particular.
Vários aspectos são regulamentados no referido GDPR. Os tópicos são, por exemplo:
- Nomeação de um oficial de proteção de dados
- Períodos de armazenamento de dados pessoais
- Razões para a coleta de vários dados
Nomear um oficial de proteção de dados em particular ainda causa confusão. A opinião predominante aqui é que todo trabalhador autônomo deve preencher essa posição. Na prática, entretanto, parece diferente. As empresas em que um determinado número de pessoas participam no tratamento de dados pessoais são obrigadas a designar um responsável pela proteção de dados. De acordo com a opinião geral , esta obrigação também é relevante quando as empresas se preocupam essencialmente com o processamento de dados.
Medidas de Acompanhamento
A segurança de dados e a segurança de suas próprias redes de TI são tarefas importantes com as quais mesmo os autônomos devem lidar hoje. Na prática, não basta simplesmente instalar um firewall no servidor. Cada empresa deve ter uma ideia de como sua própria segurança de TI pode ser configurada.
Isso também inclui lidar com a questão de onde um backup é armazenado, por exemplo. Realmente não faz sentido simplesmente salvar o backup no disco rígido que foi afetado por uma falha em caso de emergência. O local de armazenamento certo para dados confidenciais é um detalhe crucial quando se trata do manuseio correto de dados.
Quais dados são coletados também devem ser examinados. Claro, as empresas hoje podem teoricamente ver ou receber uma grande quantidade de informações diferentes de seus clientes – de números de telefone a nomes de nascimento. No entanto, quanto mais informações são armazenadas, mais dramáticas podem ser as consequências de uma violação de dados. Portanto, é aconselhável coletar apenas os dados mais necessários e ainda protegê-los bem em todos os momentos.
Conclusão: O autônomo também deve prestar atenção à segurança dos dados
A proteção de dados e a segurança de TI não são apenas tarefas importantes para grandes empresas e gigantes de TI – mesmo que essa seja uma visão generalizada. No entanto, os regulamentos do GDPR também se aplicam a pequenas empresas e trabalhadores autônomos. Todo trabalhador autônomo deve lidar com alguns aspectos hoje.
Por exemplo, quando se trata de proteção de dados, é aconselhável não coletar todas as informações que podem ser processadas e salvas com big data. Neste ponto, é muito mais importante prosseguir com um senso de proporção e selecionar dados cruciais. Ele também conta onde os dados confidenciais são armazenados. Quando se trata de proteção de dados em particular, pode ser problemático armazenar dados do usuário como backup em um espaço de nuvem no exterior. Como resultado, os autônomos correm o risco de violar as normas de proteção de dados e, assim, prejudicar seus negócios.