Com uma boa gestão do tempo, você garante que usa suas horas de trabalho de forma produtiva e, ao mesmo tempo, tem menos estresse. Basicamente, trata-se apenas de organizar seu trabalho da melhor maneira possível. Nossas 7 estratégias de gerenciamento de tempo , que você pode integrar facilmente em seu trabalho diário, mostram como fazer isso.
A gestão do tempo no escritório precisa das estratégias certas
1. Faça agora! – acabar com a procrastinação
Todos nós fazemos isso de vez em quando: colocamos tarefas ou tarefas desagradáveis diante de nós na esperança silenciosa de que cuidem de si mesmas. Infelizmente, eles raramente fazem isso. Se essas tarefas se acumulam antes do prazo, o tempo de processamento restante geralmente não é mais suficiente. Fiel ao lema, problemas que você ignora apenas desaparecem para obter reforço , estresse e erros são inevitáveis.
No início do dia ou da semana de trabalho, reserve um tempo para obter uma visão geral das tarefas a serem realizadas . Para evitar as armadilhas comuns da procrastinação, as seguintes táticas o ajudarão:
- Estabeleça prioridades . É importante que você decida rapidamente e rejeite o que não precisa ser feito imediatamente.
- Comece com o mais desconfortável . Tarefas irritantes são candidatas ao adiamento constante. Você pode se livrar desse fardo rapidamente se cuidar dele imediatamente.
- Deixe seus colegas de trabalho saberem de seus compromissos . Quando você anuncia que terá concluído uma determinada tarefa à tarde, não há mais desculpas.
2. Use listas de tarefas corretamente
As opiniões divergem nas listas de tarefas: algumas até as usam como um auxílio de planejamento para tarefas privadas, outras não podem fazer nada com as listas. Na verdade, listas de tarefas usadas incorretamente são de pouca ajuda no gerenciamento do tempo. Se você tende a deixar as tarefas inacabadas passarem de uma lista para outra, a lista de tarefas rapidamente se torna nada mais do que documentação escrita de uma montanha cada vez maior de trabalho.
É por isso que você deve sempre marcar as tarefas de sua lista de tarefas pendentes. Se certas tarefas forem muito extensas, será útil dividi-las em etapas intermediárias menores e trabalhá-las peça por peça . Esse truque também ajuda a evitar a procrastinação. Se você achar útil trabalhar com várias listas, é melhor mantê-las em um só lugar, como um bloco de notas de mesa ou uma ferramenta online como Trello , Wunderlist ou alguma outra ferramenta organizacional .
3. Quem escreve fica – faça anotações
Muitas vezes, as coisas nos causam estresse que nunca teríamos pensado: a sensação constante de ter esquecido algo importante pode enfraquecer a concentração e, assim, consumir um valioso tempo de trabalho. Um mantra simples ajuda aqui: escreva, escreva, escreva . Para fazer isso, compre um livro especial para sua mesa, como um caderno com bastante espaço para tudo o que você deseja registrar. Portanto, você tem informações importantes imediatamente à mão.
4. A gestão do tempo moderno no escritório depende de uma tarefa única
Os estudos há muito refutaram o fato de que as pessoas trabalham mais rapidamente quando concluem três tarefas ao mesmo tempo . O trabalho concentrado e sem erros só é possível se você concluir apenas uma tarefa, se possível, e geralmente sempre trabalhar em projetos um após o outro.
5. Um não claro garante um trabalho eficaz
O colega Müller quer saber algo de você, Meier precisa de sua ajuda, Schuster precisa urgentemente de delegar algo a você. Você já adivinhou: Com a melhor vontade do mundo, ninguém aqui consegue se concentrar no trabalho. Portanto, ajuda se você costuma dizer um não claro ao questionador e ao questionador. Mais importante ainda, deixe claro que você não quer ser incomodado. Você perceberá que alcançará seu objetivo com mais rapidez e ganhará mais se perguntar com calma a Müller, Meier ou Schuster como pode ajudar.
6. Seu próprio ritmo define o ritmo em sua gestão de tempo
Você é uma pessoa pela manhã ou à noite? Esta pergunta não é apenas sobre seu horário preferido para sair da cama pela manhã. Acima de tudo, afeta sua curva de desempenho muito pessoal , que você deve planejar com firmeza na administração do tempo no escritório. Por exemplo, se você está mais ativo pela manhã, é melhor fazer tarefas difíceis durante esse período. Para a tarde em que o seu biorritmo está baixo, tarefas rotineiras são mais adequadas, como ordenar a correspondência. Qualquer trabalho contra o seu ritmo geralmente requer mais esforço e, como regra, um maior dispêndio de tempo.
7. Com boas ferramentas para trabalho produtivo
A gestão do tempo hábil depende também de boas ferramentas de trabalho . Isso inclui, por exemplo, armazenamento de documentos claramente organizado no escritório e equipamentos de trabalho, como copiadoras ou impressoras, que estão sempre acessíveis. Qualquer pessoa que gaste um tempo valioso todos os dias superando um computador ineficiente ou um telefone com defeito não será capaz de investir sua energia em um trabalho concentrado.
Por último, mas não menos importante, a boa administração do tempo no escritório significa que você não deve considerar os processos e métodos de trabalho fixos . Teste coisas novas de vez em quando e fique aberto a novas abordagens de otimização.