Contabilidade 4.0: A contabilidade do futuro

finanças agora pode ser feita online – desde notas de entrega a recibos de pagamento e declarações de impostos. Mas isso coloca em risco a proteção de dados ou os contadores tradicionais têm que temer por seus empregos? Se você olhar mais de perto, descobrirá rapidamente que essas e outras preocupações semelhantes são infundadas. O artigo a seguir mostra por que a contabilidade digital oferece mais oportunidades do que riscos.

Novas possibilidades por meio do GoBD 2019

Tudo o que os empresários devem considerar quando se trata de contabilidade está definido no chamado GoBD. Esta abreviatura representa princípios para a gestão adequada e armazenamento de livros, registros e documentos em formato eletrônico, bem como para acesso a dados. A versão original do GoBD foi publicada pela primeira vez em 2014 e definiu um total de nove critérios de qualidade que todas as formas de contabilidade devem atender:

precisão
completude
pedido
Oportunidade
Rastreabilidade
Verificabilidade
Imutabilidade
segurança
armazenar

Esses requisitos estão em vigor para todos os tipos de empresas desde 2015 – independentemente de serem pequenas ou grandes empresas. No entanto, o Ministério Federal das Finanças publicou uma versão atualizada do GoBD em novembro de 2019. Os recursos básicos das especificações anteriores permanecem, mas alguns novos recursos foram adicionados. O objetivo desta revisão foi adaptar a regulamentação contábil estatutária ao progresso digital. Portanto, o GoBD agora também permite uma série de procedimentos eletrônicos, como:

Digitalize recibos com dispositivos móveis (em casa e no exterior)
Envie recibos em papel para o exterior e digitalize-os
Use sistemas em nuvem para fins de arquivamento
Mantenha os documentos contábeis apenas na forma convertida (por exemplo, arquivos PDF).

Como resultado, muito trabalho administrativo será muito mais rápido e fácil no futuro. O que costumava custar inúmeras horas de trabalho agora pode ser feito com apenas alguns cliques.

É assim que funciona a contabilidade digital

Mudar para a contabilidade baseada em computador não é complicado nem caro. Tudo que você precisa é um software de contabilidade profissional. Esse programa assume uma infinidade de tarefas – de A, como fatura antecipada, a Z, como lembretes de pagamento. As funções mais importantes incluem:

Interface de programação de aplicativo (API):

Dependendo da solicitação, redes com diferentes plataformas (por exemplo, lojas virtuais ou ferramentas de gerenciamento de projetos) são possíveis, para que os dados sejam trocados automaticamente.

Visão geral da reserva:

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Todos os lançamentos, incluindo data, número do documento, descrição, valor e imposto sobre vendas, bem como conta de débito e crédito, são sistematicamente salvos e classificados.

Painel:

Com esta função, os dados mais importantes estão sempre à vista – independentemente de serem saldos de contas, faturas em aberto, pagamentos de impostos sobre vendas ou receitas e despesas correntes.

Layout flexível:

Para que todos os documentos correspondam ao desenho corporativo da respetiva empresa, são inúmeras as opções para conceber faturas e ofertas de forma individualizada.

Documentos em inglês:

Se precisar de ofertas, faturas ou reservas para clientes internacionais, você só precisa alterar a configuração de idioma do programa de software de alemão para inglês.

Gerenciamento de contatos:

Todas as relações comerciais com clientes ou fornecedores podem ser importadas sem nenhuma solução de CRM complicada e armazenadas em um local de armazenamento central.

Folha de pagamento:

O software de contabilidade não apenas cria reservas para todos os tipos de funcionários e salários, mas também envia relatórios obrigatórios para seguradoras de saúde e repartições fiscais.

Acesso a operações bancárias via Internet:

As transações e vendas de contas de contas comerciais digitais podem ser integradas tão facilmente quanto os pagamentos do PayPal.

Reconhecimento óptico de caracteres ( OCR ):

Um programa de reconhecimento de texto inteligente registra todos os dados em alemão em recibos ou faturas digitalizadas – de forma rápida e automática.

Networking com aconselhamento fiscal:

Por meio de uma interface direta, os dados podem ser transmitidos no formato DATEV padronizado de duas maneiras: exportação DATEV ou DATEVconnect online. Dessa forma, os consultores tributários responsáveis recebem todas as informações relevantes com um clique. Além disso, os empresários podem usar o software para acessar um banco de dados com endereços de contato de consultores fiscais adequados.

Correspondência de pagamento:

Por meio do banco on-line integrado, o software de contabilidade compara todas as entradas e saídas com os recibos criados e atribui os respectivos dados uns aos outros.

Todos esses processos podem ser gerenciados não apenas no computador, mas também em todos os dispositivos móveis possíveis. Assim que um aplicativo adequado é instalado no smartphone ou tablet, o software de contabilidade é sincronizado automaticamente. Isso significa que os usuários podem visualizar ou editar seus dados atuais a qualquer hora, em qualquer lugar – seja no escritório, em trânsito ou em casa.

A caminho de novos campos profissionais

Como conclusão provisória, pode-se dizer: Graças à contabilidade digital, as empresas economizam uma quantidade considerável de tempo e dinheiro. Com o software certo, muito trabalho árduo manual torna-se supérfluo. Mas o que isso significa para os especialistas que antes eram responsáveis pela gestão financeira? De acordo com estudos recentes , nada menos que 98% de todos os funcionários contábeis tradicionais correm o risco de serem substituídos por um computador. O temor de que novas tecnologias aumentem a taxa de desemprego cresce na era da Indústria 4.0 discussões acaloradas repetidas vezes. Mas, quanto mais a digitalização avança, mais claro fica que esse medo não está se concretizando. Por um lado, o progresso técnico torna supérfluas muitas atividades convencionais. Ao mesmo tempo, porém, também existe uma gama infinita de novas áreas de responsabilidade, o que, por sua vez, significa que são necessários trabalhadores mais qualificados. Isso também se aplica à contabilidade: no futuro, os funcionários da administração financeira não terão mais que digitar IBAN e números de fatura ou preencher laboriosamente tabelas do Excel. No entanto, há mais tempo para tarefas mais exigentes, como:

Rever e otimizar processos controlados por computador
Formule previsões para desenvolvimentos futuros
Desenvolver conceitos de ação estratégica.

O contador terá, portanto, mais responsabilidade na área de análise de dados e consultoria de negócios. Essa tendência já se tornou aparente nos últimos anos devido ao aumento da demanda pelos chamados “controladores”. Eles são especialistas na interface entre contabilidade e gestão. O sistema de controle é basicamente composto por duas subáreas diferentes:

O controle operacional concentra-se nos problemas de curto e médio prazo. Como parte da contabilidade interna, as receitas e despesas são avaliadas a fim de melhorar a lucratividade de determinados produtos ou serviços.
O controle estratégico se concentra em objetivos de longo prazo. Neste contexto, também são examinadas as possíveis oportunidades e riscos para uma empresa em relação ao ambiente econômico em nível global.

Ambas as abordagens ajudam a gestão a controlar melhor os processos, ao mesmo tempo que mantém um olho no conceito geral. As seguintes qualificações são necessárias para tais atividades:

Graduação em contabilidade ou direito tributário
Experiência em lidar com vários aplicativos de TI e programas de software
muito bom conhecimento de ingles

Qualquer pessoa que já trabalhou como contador tem uma boa chance de seguir carreira na controladoria. Além da competência técnica, as partes interessadas também devem ter talento para a comunicação e a criatividade. Porque a contabilidade 4.0 não se limita a números secos e formulários prontos . Em vez disso, trata-se de encontrar constantemente novas soluções para novos desafios em um mundo de negócios dinâmico e imprevisível.

O futuro da contabilidade: da compreensão dos números à tecnologia

Mudar do papel para o e-mail ainda não faz uma mudança digital

A pandemia corona está sendo comercializada em todos os lugares como um acelerador da digitalização. No mais tardar, em momentos em que toda a contabilidade funciona descentralizadamente do escritório central, mesmo as empresas mais conservadoras perceberão que mover documentos físicos de A para B não é mais apropriado. Mas mesmo que os clientes e colegas agora enviem contas e recibos digitalmente como anexos de e-mail e trabalhem na nuvem em vez de servidores locais, isso não é de forma alguma um sinal de mudança digital. Afinal, pode ser uma primeira abordagem do assunto.

Afinal, a digitalização é mais do que apenas transferir o analógico para um formato digital correspondente. Em contabilidade, digitalização significa, acima de tudo, automação. O departamento de contabilidade, com seu forte foco matemático e inúmeros processos padronizados, é perfeito para isso.

Centro de serviço compartilhado em vez de contas a pagar e contas a receber?

Esses processos de automação já ocorriam na contabilidade antes que a digitalização se tornasse um grande problema. E tornam o trabalho dos especialistas muito mais fácil: cálculos complicados e demorados agora são feitos por um software que também fica de olho nos prazos e compromissos ou reúne, analisa e guarda informações de forma centralizada. Freqüentemente, um clique do mouse é suficiente.

Mas o que vem a seguir? Por que os especialistas ainda são necessários quando os serviços compartilhados podem assumir automaticamente toda a contabilidade e até mesmo as tarefas de controle? Uma coisa é certa: mais cedo ou mais tarde, todos os processos de trabalho serão automatizados. Mas isso não significa que a contabilidade seja um trabalho sem futuro. Mesmo que seja uma das profissões que se previu que morreria logo desde o início da transformação digital.

Artificial intelligence & Co.: Os contadores devem se acostumar com essas tecnologias

No entanto, a descrição do trabalho mudará significativamente. O papel de contador típico de hoje, o clássico malabarista de números, não existirá mais no futuro. A posição se tornará mais pesada em TI. Os contadores se tornam a interface entre tecnologia e números. Não se preocupe – os profissionais de finanças não precisarão se tornar programadores imediatamente. Mas eles precisam entender as tecnologias com as quais estão trabalhando. Essa é a única maneira de traduzirem seus requisitos técnicos para a linguagem de TI e garantir que os programadores construam precisamente as ferramentas de que precisam para seu trabalho.

As tecnologias a seguir, em particular, são relevantes para o trabalho em grande parte ou completamente independente dos programas:

A Robotic Process Automation (RPA) já está assumindo muitos processos de rotina recorrentes. Como o software por trás dele está se tornando cada vez mais poderoso, o RPA tem processos cada vez mais complexos sob controle, nos quais funcionários humanos atualmente investem muito tempo. Isso inclui, por exemplo, o cálculo da depreciação .
O Processamento de Linguagem Natural (PNL) permite a comunicação linguística entre humanos e máquinas. A tecnologia converte documentos e voz em dados estruturados. O objetivo: os computadores aprendem a se expressar de maneira humana, tanto escrita quanto falada. Isso já funciona com chatbots na interação com o cliente, bem como na preparação de contratos e documentos .
A inteligência artificial (IA) avalia os riscos para as seguradoras, por exemplo, ou verifica se há fraude no caso de sinistros relatados. No futuro, a IA poderia ser usada mais intensamente para o desenvolvimento de estratégias na interação de suas habilidades analíticas com a criatividade humana (computação simbiótica).
O aprendizado de máquina (ML) permite que o software se aprimore. Para fazer isso, ele processa grandes quantidades de dados, procura por padrões neles e deriva um processo de aprendizagem deles – sem qualquer intervenção humana. Os algoritmos de ML integrados ganham “experiência” e tornam os programas devidamente equipados muito adaptáveis. Seu uso é útil no monitoramento de conformidade, entre outras coisas . É aqui que você pode melhorar a eficácia dos controles de chave automatizados e evitar violações dispendiosas.

Essas são as habilidades que contam para os profissionais de finanças em um mundo de trabalho digitalizado

As tendências descritas mostram que a contabilidade está mudando dramaticamente como resultado da digitalização. Passo a passo. Especialistas nesta área são, portanto, necessários. É verdade que seus trabalhos não são assumidos da noite para o dia por softwares e sistemas automatizados. Mas eles precisam se acostumar com colegas e soluções digitais em muitas áreas . Afinal, eles têm efeitos positivos: eles livram os funcionários de carne e osso de tarefas monótonas e chatas e nos dão mais tempo para tarefas criativas ou comunicativas que requerem habilidades humanas.

Isso tem efeitos concretos nas qualificações que serão importantes na contabilidade no futuro. Para continuar a ter sucesso em sua profissão, os profissionais de finanças precisam de habilidades nas seguintes áreas:

Análise de dados: a informação digital é essencial para a contabilidade e sua automação. Os funcionários precisam entendê-los e lidar com eles com confiança. Isso requer conhecimento de ferramentas comuns de relatórios e experiência com ERPs baseados em nuvem.
Criatividade e pensamento estratégico: o software está sempre em busca de padrões que analisa com seus algoritmos. Se os eventos ou solicitações do cliente não se encaixam em uma grade apropriada, os programas (ainda) atingem seus limites. Profissionais de finanças experientes são muito mais flexíveis aqui. Você reconhece oportunidades e riscos individuais em um estágio inicial e pode desenvolver soluções adequadas ou identificar tendências.
Inteligência emocional: Bons contadores lidam com seus clientes de forma familiar e confiável. Graças à empatia, eles reconhecem as sensibilidades e necessidades de seus parceiros de negócios e respondem a elas. A IA não está tão longe, pelo menos hoje.
Comunicação: Profissionais de finanças experientes sempre encontram as palavras certas. Com sua linguagem precisa e ao mesmo tempo compreensível, eles melhoram o atendimento ao cliente e facilitam a colaboração entre departamentos, por exemplo, em projetos de transformação digital em andamento.

Os profissionais de finanças devem sempre trabalhar nessas (e em outras) habilidades sociais . Assim, a digitalização em contabilidade não será um pesadelo para você no futuro próximo, mas uma oportunidade de conduzir sua carreira em uma nova direção estimulante.

Seu empregador está ficando para trás no que diz respeito à mudança digital? Encontraremos para você um emprego que lhe ofereça novas oportunidades.