Para sobreviver no mercado como uma startup ou como uma empresa experiente, é importante que você seja competitivo em todas as áreas. Isso também inclui o uso de um sistema moderno de gerenciamento de mercadorias. Esta é uma ferramenta útil que o ajuda a ter uma visão geral do seu inventário, a planear compromissos e acima de tudo a satisfazer os seus clientes.
No guia a seguir, gostaríamos de primeiro explicar a você o que é um sistema de controle de estoque, o que ele pode fazer, mas também como funciona um sistema de controle de estoque e a que você deve prestar atenção ao escolher. Você pode ler as informações mais importantes sobre ele, incluindo muitas dicas, aqui a seguir.
O que é um sistema de gerenciamento de estoque?
Para sobreviver no mercado, as empresas modernas hoje têm que lidar com muitas tarefas diferentes ao mesmo tempo no menor tempo possível. Portanto, eles contam com ferramentas para ajudá-los. Um sistema de gestão de mercadorias faz parte disso e permite que os processos funcionem bem , o que desobriga várias áreas da sua empresa.
Com um sistema de gerenciamento de mercadorias, você pode otimizar as seguintes tarefas e processos de trabalho :
- Captura de mercadorias
- Monitorando o inventário
- Otimização dos movimentos no armazém
- Compra de bens
- Disposição
- Produção
- oferta
Assim, um sistema de gerenciamento de mercadorias ou um sistema de gerenciamento de mercadorias ( WaWi ou WWS para abreviar ) é entendido como um processo auxiliado por computador que auxilia na captura e processamento de dados de estoque , bem como dados de movimento e controle do processo de armazenamento .
OBSERVAÇÃONo uso em inglês, um sistema de gerenciamento de mercadoria (abreviatura MMS) ou sistema de gerenciamento de estoque é chamado.
Os sistemas de gerenciamento de mercadorias agora são usados não apenas por empresas de varejo ou cadeias de varejo, mas também por pequenas e médias empresas. Os sistemas de gerenciamento de estoque são usados principalmente em empresas de manufatura ou em atacadistas ou varejistas . Os componentes centrais do software são vendas, compras , entrada e saída de mercadorias e armazenamento.
Sistemas de gestão de mercadoria modernos automaticamente criar ofertas ou ordens de processo e ordens automaticamente. Além disso, são criadas notas de remessa e faturas e a transferência para a contabilidade ocorre por meio de uma interface . Além disso, os estoques de mercadorias podem ser controlados automaticamente e os estoques podem ser realizados com o toque de um botão.
Uma visão geral de outras vantagens de um sistema de gerenciamento de mercadorias
- Reserva automatizada de entrada de mercadorias
- Mantenha relacionamentos com seus fornecedores
- Controle de fatura mais fácil
- Registro, monitoramento e otimização de movimentos de armazém
- Manutenção de relacionamento com o cliente
- Processamento de despacho automático
- Fácil preparação de ofertas
Interfaces de um sistema de gerenciamento de mercadorias para outras áreas
Um sistema de gerenciamento de mercadorias pode ter interfaces com outras áreas da empresa , como para / para:
- dinheiro
- Controle de tempo
- Contabilidade da comissão
- Gestão financeira
- Administração da filial
- Controlando
Como funciona um sistema de gerenciamento de mercadorias?
No passado, era verificado manualmente quais itens ainda estavam no depósito e listas manuais eram usadas para registrar quais mercadorias foram vendidas. As notas de entrega também eram feitas à mão – tudo isso era demorado e caro.
Com um moderno sistema de gestão de mercadorias , várias áreas da empresa são interligadas e as informações são resumidas e repassadas automaticamente para o sistema de gestão de mercadorias ou para outras áreas.
Isso economiza recursos valiosos que ficam disponíveis para outros projetos. O estoque , que costumava ser muito demorado, pode ser feito rapidamente com o sistema de gerenciamento de mercadorias. Porque os itens no armazém agora só precisam ser digitalizados e uma entrega ocorre automaticamente, para que você esteja sempre de olho em seus estoques . Todos os dados relevantes são armazenados no sistema de gerenciamento de mercadorias e são sempre atualizados diariamente .
Por exemplo, se você distribuiu suas mercadorias para vários depósitos , ainda pode saber com o toque de um botão quais itens estão em estoque e onde. Você cria relatórios importantes instantaneamente e também pode identificar quais mercadorias estão atualmente em demanda ou são mais longas, por exemplo.
Isso permite que você otimize seu alcance e economize espaço de armazenamento ao mesmo tempo . Você também pode responder às perguntas do cliente rapidamente, porque, afinal, o cliente deseja saber se o item que ele pediu pode ser entregue imediatamente.
Diferenças entre sistemas ERP e sistemas de gerenciamento de mercadorias
A fronteira entre um sistema de gerenciamento de mercadorias e um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é fluida. Porque também é um software que o ajuda a planejar e controlar seus recursos e processos de negócios.
No entanto, existem diferenças no escopo das funções . Por exemplo, se houver uma interface para controle, contabilidade e gerenciamento de materiais, então este é um sistema ERP .
Como é estruturado um sistema de gerenciamento de mercadorias?
Um sistema de gerenciamento de mercadorias é um sistema de software no qual o fluxo de mercadorias em uma empresa é mapeado durante um processo de negócios. Portanto, um sistema de gestão de mercadorias é dividido em diferentes áreas , tais como:
Aquisição de bens
Com o sistema de gerenciamento de mercadorias, você pode determinar de forma fácil e eficiente suas necessidades e realizar o suprimento de mercadorias e, portanto, o pedido . Com a ajuda dos dados do armazém e dos dados de vendas, um sistema de gerenciamento de estoque é capaz de criar propostas de pedidos, determinar requisitos ou iniciar um pedido automaticamente.
Gerenciamento de armazenagem
O sistema de gestão de mercadorias monitora sua armazenagem e realiza a gestão interna de estoque . Desta forma, pode transferir automaticamente os seus dados de movimento para a gestão do seu armazém e, por exemplo, efectuar um inventário eficiente e rápido. Com o apertar de um botão você sempre sabe como está o estoque atual em seu depósito.
Vendas de mercadorias
Com a ajuda de um sistema de gerenciamento de mercadorias, você pode criar automaticamente uma oferta , após a qual o pedido , a guia de remessa e, finalmente, a fatura são criados . Além disso, alguns sistemas ERP oferecem ainda mais opções, como rastreamento de dados do cliente, criação de um pedido de oficina ou criação de um recibo de armazém.
Quando introduzir um sistema de gestão de mercadorias
Um sistema de controle de estoque garante que você conheça seu estoque o tempo todo . Com um scanner , por exemplo, a separação de pedidos também é facilitada e todos os produtos podem ser registrados em um tempo muito curto. Com alguns sistemas ERP, você também pode gerenciar vários depósitos ao mesmo tempo e estar sempre de olho no estoque atual.
Um sistema de gestão de mercadorias é indispensável para um determinado porte de empresa , principalmente se você vende mercadorias e não pode olhar o depósito por conta própria. Você pode conectar um sistema de caixa registradora ao sistema de gerenciamento de mercadorias e, assim, se beneficiar, como varejista ou pequena empresa, das muitas vantagens que um sistema de gerenciamento de mercadorias traz consigo.
Você também pode criar avaliações com o toque de um botão e descobrir, por exemplo, qual produto está vendendo particularmente bem no momento. Assim, um sistema de gestão de mercadorias oferece valor agregado , mas o sistema deve ser adaptado à sua empresa e apoiar seus processos de negócio.
Que tipos de sistemas de gerenciamento de estoque existem?
Os sistemas de gerenciamento de mercadorias são diferenciados entre sistemas abertos e fechados, embora subdivisões adicionais também sejam possíveis aqui.
| Sistemas abertos de gestão de mercadorias: | Em um sistema de gerenciamento de mercadorias aberto, apenas as entradas e saídas de mercadorias são registradas. |
| Sistemas fechados de gestão de mercadorias: | Nos sistemas fechados, todo o fluxo de mercadorias em todas as áreas é registrado em valor e quantidade. Como resultado, um sistema fechado está associado a um aumento de pessoal e esforço organizacional, mas também oferece inúmeras vantagens e simplificações. |
| Sistemas integrados de gestão de mercadorias: | Um sistema integrado de gestão de mercadorias é um sistema fechado com funções estendidas e um link com diferentes unidades operacionais. As unidades registradas no sistema de gestão de mercadorias estão vinculadas ao negócio operacional, como pontos de venda. |
| Sistemas de gerenciamento de mercadorias multinível: | Em um sistema de gerenciamento de mercadorias multinível, os níveis de varejo e atacado são mapeados com suas interações, o que significa que as tradings de maior porte têm a oportunidade de mapear o sistema de gerenciamento de mercadorias em relação à matriz, filiais e escritórios regionais. |
Existem algumas outras características diferenciadoras nas quais os sistemas de gerenciamento de mercadorias diferem; elas dependem da padronização do software . Porque existem soluções padronizadas baseadas no princípio modular e soluções individuais que são feitas sob medida para sua empresa. Uma solução individual custa significativamente mais do que o software padrão.
No entanto, a solução individual é feita sob medida para sua empresa e suas estruturas corporativas. Por outro lado, o software padrão pode ser implementado de forma mais barata e rápida, mas então os processos da sua empresa devem ser adaptados ao software e não o contrário.
Quem precisa de um sistema de gerenciamento de mercadorias?
Um sistema ERP que você precisa obrigatoriamente se você tem um grande estoque , sejam distribuidores ou varejistas online . O sistema ideal de gerenciamento de mercadorias oferece suporte desde o recebimento das mercadorias, passando pelo gerenciamento do depósito, até a venda do seu produto. Os dados do seu produto estão disponíveis para você em todos os processos de negócios.
Um bom sistema de gerenciamento de mercadorias oferece interfaces com outros programas e é construído abertamente. Por exemplo, você pode integrar seu sistema de loja online ou seu programa de contabilidade. Além disso, seu sistema de gerenciamento de estoque cria estatísticas abrangentes e oferece uma visão geral de seu armazenamento com o apertar de um botão . Devido a vários índices, você sempre pode ver se sua administração de estoque está funcionando de maneira eficiente.
Qual sistema ERP é adequado para você?
Praticamente toda empresa que vende produtos chega ao ponto em que um sistema de gerenciamento de estoque é inevitável. Mas a oferta é confusa e grande. Para piorar a situação, há sobreposições com sistemas ERP, o que torna a seleção ainda mais complicada. Uma decisão errada e a escolha do sistema de gerenciamento de mercadoria errado também podem ter sérias consequências econômicas.IMPORTANTEPor este motivo, é importante que você decida sobre o sistema de controle de estoque correto e defina seus requisitos para ele. Como base para sua decisão, é melhor criar uma folha de especificações e determinar quais critérios de KO são válidos para você.
Assim que tiver feito uma seleção, você deve introduzir o sistema em sua empresa e alinhar seus processos de trabalho de acordo. Também é necessário que você treine seus funcionários adequadamente.
Antes de começar a pesquisar fornecedores de software e realizar uma comparação de fornecedores , você deve primeiro considerar se o software individual ou o software padrão é melhor para você . Você também deve pensar sobre onde o sistema de controle de inventário deve ser salvo: em seu próprio servidor ou na nuvem ?
É melhor usar o seguinte guia passo a passo com o qual você pode escolher estrategicamente um sistema de gerenciamento de estoque adequado :
- Defina seus requisitos em uma folha de especificações
- Analise os pontos fortes e fracos de seus processos
- Definir metas mensuráveis e claras para a introdução do sistema de controle de estoque
- Pense sobre quais requisitos das especificações são indispensáveis e quais requisitos você pode dispensar porque eles não são tão importantes
- Também preste atenção às recomendações e, por exemplo, a reputação do provedor de software
Sistemas de controle de estoque grátis
Alguns sistemas de gerenciamento de mercadorias são oferecidos gratuitamente como soluções de código aberto ou freeware . Às vezes, também existe uma versão básica gratuita e apenas os módulos estendidos são cobrados. Freqüentemente, há restrições às funções ou ao número de usuários. Os seguintes fornecedores de sistemas de controle de estoque gratuitos são conhecidos:
| JTL Wawi | JTL Wawi é um sistema de controle de estoque gratuito otimizado para o setor de e-commerce. Ele contém algumas funções úteis, como gerenciamento de artigos, gerenciamento de depósito e uma conexão com vários mercados online. A estrutura é modular e você pode adquirir módulos mediante o pagamento de uma taxa e, assim, otimizar seu sistema de controle de estoque. |
| Inventário Zoho | Zoho Inventory é um aplicativo de software para gerenciamento de armazém e gerenciamento de pedidos. Com este sistema de controle de estoque, você pode monitorar seus níveis de estoque e, assim, ter uma visão geral, desde o pedido até a entrega da mercadoria. Algumas interfaces para lojas online conhecidas estão incluídas e você também pode usar várias funções para processamento de pedidos. A versão básica é gratuita. |
| Vario | Vario é um sistema de gestão de mercadorias ideal para pequenas e médias empresas. O foco deste software de gerenciamento de mercadoria está no e-commerce, mas outras empresas com uma abordagem multicanal também podem usar o software. A distribuição dos produtos pode ser feita online e offline e a estrutura do software é modular. Isso permite que você expanda a versão básica gratuita com algumas funções cobráveis, por exemplo, módulos para processos operacionais como controle ou contabilidade financeira são possíveis. |
| OpenZ | OpenZ é um software de código aberto que contém vários módulos para as áreas de gestão de estoque, produção, contabilidade financeira, gestão de projetos e gestão de relacionamento com o cliente. Uma versão básica gratuita e uma fase de teste gratuita são oferecidas. |
Provedor de sistemas de gerenciamento de estoque
A gama de sistemas de gerenciamento de mercadorias disponíveis por uma taxa é enorme, então a escolha não é fácil. Os seguintes fornecedores de software estão entre os mais conhecidos:
sevDesk
O software sevDesk é um software de contabilidade para startups , autônomos e freelancers . Um sistema de gerenciamento de mercadorias também está incluído. Outras características são, por exemplo, que você pode usá-lo para fazer sua contabilidade em conformidade com GoBD , você pode digitalizar recibos através do aplicativo e gerenciar sua contabilidade automaticamente. Faturamento intuitivo e banco on-line também estão integrados.
Gerenciamento de estoque Lexware
O Lexware ERP é um sistema ERP desenvolvido para pequenas e médias empresas . O software também inclui gerenciamento de armazém profissional com o qual você pode otimizar todos os processos de gerenciamento de armazém. Por exemplo, os movimentos de mercadorias podem ser registrados e você tem uma visão geral do seu estoque atual a qualquer momento. Há também gerenciamento de clientes, aquisição de mercadorias e processamento de pedidos.
Sage 50 eCommerce
Com o Sage 50 eCommerce você pode abrir sua loja e as áreas de contabilidade financeira e gerenciamento de estoque também estão integradas. O programa pode ser usado sem conhecimento especial de software e você pode criar uma loja online profissional com este software. O sistema de gerenciamento de mercadorias está vinculado diretamente à loja.
Sistema de pedidos por correspondência D e G VS4
O software D&G Versandhaus System VS / 4 é um sistema de gestão de mercadoria adequado não só para e-commerce , mas também para lojas tradicionais ou por correspondência. O software contém muitas funções úteis, como gerenciamento de artigos, gerenciamento de dados, contabilidade , gerenciamento de remessas e compras. O software pode ser conectado a vários sistemas da loja e a integração é rápida e fácil.
Quanto custa um sistema de gerenciamento de mercadorias?
Quando se trata dos custos de um sistema de gerenciamento de mercadorias, você não só tem que calcular os custos do software e hardware , mas também custos adicionais para a integração . A gama de preços é ampla, existem ofertas gratuitas, software standard pago a partir de 100 € mensais, mas os desenvolvimentos individuais podem custar na ordem dos cinco dígitos e, para além da compra, existem também custos mensais de manutenção .
Os preços são correspondentemente diferentes: você pode comprar um sistema de software completo e concluir um contrato de consultoria que inclui as atualizações. Às vezes, também é oferecido financiamento ou leasing . Existem também modelos de assinatura baratos . A primeira prioridade não deve ser o preço, mas sim que o software atenda ao seu catálogo de carga.
Além do investimento único para a compra, é preciso estar sempre atento aos custos de funcionamento , o que também dificulta o cálculo de um novo sistema de gestão de mercadorias. Em geral, os custos podem ser divididos da seguinte forma:
- Custos de aquisição: No caso de hardware no local, os custos são incorridos para a infraestrutura de rede, para o servidor e para a implementação (treinamento de funcionários e migração de dados). Além disso, os custos da licença são calculados dependendo do número de usuários e da gama de funções. No caso dos modelos de nuvem, há uma taxa de uso mensal.
- Outros custos: manutenção do sistema, custos de atualizações, custos de interfaces ou módulos adicionais ou de desenvolvimento posterior.
É assim que você escolhe o sistema ERP certo
Depois de definir as especificações , você pode começar a pesquisar os fornecedores. Para fazer isso, primeiro descubra todos os sistemas de gerenciamento de mercadorias que estão em questão, por exemplo, olhando os portais de comparação , perguntando a outras empresas e obtendo recomendações, mas uma pesquisa no Google também é adequada.
Em seguida, você se concentra em três a cinco fornecedores , os sistemas devem ser capazes de ser comparados objetivamente e atender amplamente ao seu catálogo de requisitos. Com o seu catálogo de critérios você pode realizar esta pré-seleção com rapidez e segurança.
Em seguida, pergunte-se o seguinte:
Lista de verificação para selecionar o sistema de gestão de estoque
- O software é especializado em um determinado setor e se encaixa na sua divisão de varejo?
- O desenvolvedor de software tem a opção de adicionar recursos adequados para você?
- Como sobre a operação? O software é intuitivo e fácil de usar?
- O sistema de gerenciamento de mercadorias pode crescer com a maior parte da empresa? É possível implementar conceitos omni-channel?
- Quais interfaces existem para sistemas de compras ou mercados? É possível criar uma interface com o consultor tributário ou envolver um intermediário?
- Como é feita a hospedagem? Por exemplo, mais tarde você pode converter facilmente uma instalação local em uma solução em nuvem ou vice-versa?
- Há suporte do provedor em relação à implementação, há conceitos para a introdução e há suporte para a mudança?
- O transporte rápido e tranquilo pode ser garantido por meio do sistema de gestão de mercadorias, no qual os prestadores de serviços de logística comuns estão conectados, incluindo o rastreamento das mercadorias?
- Os mercados estrangeiros também são suportados, existem as moedas necessárias e o software está disponível em vários idiomas?
- Os custos são declarados de forma transparente? Isso significa que não apenas os custos de compra ou assinatura são publicados de forma transparente, mas também os custos de atualizações, suporte ou qualquer treinamento necessário.
- Como posso entrar em contato com o suporte ao cliente? Existe uma linha telefônica gratuita ou um chat ao vivo?
É assim que você usa um sistema de gerenciamento de estoque corretamente
Com um sistema de gerenciamento de estoque, você pode ver quais produtos estão indo particularmente bem e pode reordená-los, enquanto você só precisa de um pequeno estoque daqueles que estão indo mal. Portanto, você precisa ter certeza de que consegue extrair informações e métricas relevantes do programa. Estas são as chamadas listas de disposição .
Dependendo do fornecedor, esta lista mostra quantas mercadorias você vendeu desse fornecedor em que período e ainda estão em estoque. Isso permite que você reprograme rapidamente os artigos que estão indo bem. Com o sistema de gerenciamento de mercadorias, você obtém uma visão geral abrangente de seu estoque, pode executar uma análise de dados e otimizar processos com o premir de um botão . No entanto, o pré-requisito é que você tenha optado por um sistema adequado para sua empresa.
Com a abordagem certa para obter mais sucesso como empresário
Se você usar seu sistema ERP corretamente, poderá tornar seus processos de negócios mais eficientes . Além disso, você aumenta a transparência e pode simplificar o intercâmbio entre seus vários departamentos.IMPORTANTEO depósito não se beneficia apenas com o uso de um sistema de gerenciamento de mercadorias, mas também de compras, vendas e contabilidade. No entanto, isso também requer interação apropriada.
Enquanto isso, não há como contornar um sistema inteligente de gerenciamento de mercadorias para uma empresa de varejo. Porque você pode combinar o fluxo de mercadorias e, em determinadas circunstâncias, muitos outros processos da sua empresa em um único sistema e, assim, aproveitar as sinergias.
6 dicas para usar o sistema ERP
Você tem que treinar e familiarizar sua equipe com o sistema ERP. Também há decisões a serem tomadas sobre a atribuição de direitos . Com as dicas a seguir , tornaremos mais fácil para você usar o sistema ERP:
- Dica 1: teste completamente as novas funções e processos, bem como as interfaces e os dados transferidos. Junto com o desenvolvedor de software, você pode adicionar funcionalidades ausentes.
- Dica 2: depois que o sistema foi iniciado, a migração está pendente. Você deve certificar-se de que a equipe e os parceiros que também estão conectados ao seu sistema recebam suporte.
- Dica 3: no aplicativo em execução, outras possibilidades de otimização são às vezes reconhecíveis, você deve usar isso e implementá-lo. Em geral, você deve desenvolver continuamente o sistema de controle de estoque e adaptar seus processos de negócios de acordo.
- Dica 4: Pergunte à sua equipe de funcionários até que ponto eles vêem potencial de melhoria e peça a sua equipe para entrar em contato com o responsável imediatamente se houver problemas, a fim de implementar as melhorias na prática.
- Dica 5: configure relatórios, porque a análise de dados é uma vantagem frequentemente subestimada se você deseja otimizar seus processos. Desta forma, você também deve configurar relatórios em seu sistema de controle de estoque, pois desta forma você poderá acompanhar o sucesso de sua empresa.
- Dica 6: faça uso das interfaces, porque os sistemas de gerenciamento de mercadorias bem vinculados estabelecem a base para uma negociação bem-sucedida. Configure essas interfaces para garantir um fluxo uniforme de dados.
Conclusão: Um sistema de gerenciamento de mercadorias não é apenas essencial para grandes empresas de varejo
Um sistema de gestão de mercadorias apresenta inúmeras vantagens que também podem ser utilizadas por pequenas e médias empresas. Porque ao premir um botão, recebe muitas informações .
Além disso, vários processos são otimizados , por exemplo, você pode escrever suas faturas a partir do sistema de gerenciamento de mercadorias ou automatizar seu serviço de pedidos .
Enquanto isso, a gama de sistemas de gerenciamento de mercadorias é correspondentemente grande, existem soluções padrão especiais para certas indústrias , mas soluções individuais também são oferecidas. Muitas vezes existem interfaces para plataformas de comércio eletrônico conhecidas. Além disso, em alguns casos, você pode transferir os dados para sua contabilidade .
Para obter todos os benefícios de um sistema de gerenciamento de mercadorias, você deve adaptar os processos constantemente . Portanto, se você deseja sobreviver no mercado no longo prazo, um sistema de gerenciamento de estoque provavelmente será indispensável.