Delegar tarefas é uma bela arte. Em muitos casos, os gerentes poderiam dar muito mais aos seus funcionários – e assim ganhar mais tempo para as tarefas de gerenciamento. Quais tarefas podem ser delegadas e como encontrar os funcionários certos para elas.
A maioria dos gerentes está ciente do problema central: eles gastam muito tempo em tarefas operacionais . Isso deixa menos tempo para tarefas de gerenciamento e estratégia . Por exemplo, os CFOs na Alemanha dedicam apenas cinco horas por semana às suas tarefas estratégicas. Esse foi o resultado de nosso estudo do mercado de trabalho .
A maioria das pessoas também está familiarizada com a solução: elas precisam delegar mais tarefas a seus funcionários . Na prática, porém, é mais fácil falar do que fazer. Quais tarefas podem ser delegadas? Quais funcionários são adequados para isso?
Mais delegação: superando os três grandes obstáculos
Se você deseja começar a delegar mais tarefas, deve se familiarizar com os três maiores obstáculos em seu caminho:
1. Micromanaging
Mesmo que você seja um líder de equipe, isso não significa que tenha que conhecer cada tarefa detalhadamente . Você tem que conseguir se retirar gradualmente dos processos rotineiros . Só então você ficará aliviado permanentemente e seus funcionários também serão beneficiados:
- Você tem mais tempo para conversar com outros departamentos .
- Seu pessoal entregará melhores resultados porque pode desenvolver estratégias de resolução de problemas que correspondam às suas habilidades.
- Você pode se dedicar a questões importantes de gestão e, assim, também promover seus funcionários .
2. Funcionários inadequados
Muitos executivos agem de acordo com o lema “Se é para ser bom, você mesmo deve fazer”. Mas por que isso? Cada gerente deve se perguntar:
- Meus funcionários realmente não têm as habilidades ou simplesmente não tiveram a oportunidade de provar seu valor ? (veja “Micromanaging”)
- Posso colocar meus funcionários no caminho certo, passo a passo? Por exemplo, primeiro realizando as tarefas junto com você e, em seguida, transferindo continuamente mais responsabilidades?
- Faltam habilidades básicas e devo procurar funcionários adequados ?
A delegação de tarefas e responsabilidades custa a muitos empreendedores para superar. A delegação a um funcionário não significa necessariamente uma perda total de controle para o chefe. Na verdade, existem seis níveis de delegação que descrevem vários equilíbrios entre confiança e controle. Até que ponto você, como empresário, projeta a autonomia de um funcionário deve sempre depender de suas habilidades e experiência na resolução de problemas.
3. Falta de rotina
A delegação bem-sucedida também não pode ser aprendida da noite para o dia. É preciso prática e rotina para identificar as tarefas certas e os funcionários adequados. Quatro fatores desempenham um papel importante no processo:
- Confiança: você deve ser capaz de confiar que os funcionários farão o trabalho com a qualidade desejada. Mas os funcionários também devem sentir sua confiança. Qualquer pessoa que constantemente se sente criticada ou que já recebeu a solução do chefe raramente faz o melhor trabalho possível.
- Transparência: os funcionários precisam de todas as informações do gerente que são importantes para o sucesso do trabalho. Os funcionários também devem entrar em contato com você se perceberem que faltam informações no processo.
- Comunicação: Em quais etapas da atividade uma troca é útil ou mesmo necessária? Qual é a maneira mais eficiente de fazer isso? Esclareça esses detalhes ao delegar uma tarefa.
- Feedback: estruturas de sucesso só podem ser criadas por meio de feedback mútuo.
De microgerenciador a delegação profissional em cinco estágios
Desta forma, você pode transformar aqueles que recebem pedidos em funcionários independentes, aos quais você tem o prazer de entregar tarefas.
Delegação nível 1: O funcionário implementa
Eles dão ao funcionário instruções precisas sobre como o trabalho deve ser feito. Tudo o que ele precisa fazer é fazer.
Delegação nível 2: O funcionário pensa em alternativas
O funcionário pensa nas abordagens alternativas que ele sugere a você. Eles ainda não foram elaborados.
Delegação nível 3: o funcionário elabora alternativas
Esta etapa baseia-se diretamente no nível 2. O funcionário agora deve ser capaz de avaliar qual abordagem é promissora o suficiente para dedicar mais tempo a ele. Os níveis 2 e 3 também podem coincidir.
Delegado nível 4: O funcionário inicialmente decide por si mesmo
Agora o funcionário toma suas próprias decisões , depois eles avaliam sua abordagem juntos.
Delegado nível 5: O funcionário toma a decisão final sozinho
Eles só são chamados em casos especiais. O empregado deve agora realizar suas tarefas de forma independente. No entanto, tanto no nível 4 como no nível 5, é importante que você, como gerente, seja sempre o ponto de contato e que possa prestar assistência em situações críticas.
A estratégia certa: como você delega quais tarefas
A estratégia certa para delegar depende, em última análise, da tarefa em questão. As categorias mais comuns o ajudarão a escolher a estratégia certa:
1. Tarefas de rotina regulares
As tarefas que ocorrem com frequência são fáceis de delegar. Depois de criados, os briefings podem ser reutilizados com um pequeno ajuste. Uma vez que o efeito de aprendizagem e o desafio diminuem significativamente após o processamento repetido, é aconselhável nem sempre confiar a tarefa aos mesmos funcionários.
No entanto, você pode usar tarefas de rotina para testar novos funcionários . Você nem mesmo precisa delegar isso sozinho. Você pode deixar isso para os funcionários que já têm experiência em processamento.
2. Tarefas simples e ocasionais
Essas tarefas geralmente podem ser encontradas na mesa do chefe. Embora não exijam a competência de um gerente, também não são tarefas rotineiras que se repetem continuamente. Portanto, você deve pesar a cada vez: o briefing leva mais tempo do que fazer você mesmo a tarefa?
Nossa dica: designe um funcionário de confiança que irá manter essas tarefas longe de você e cuidar delas de forma independente.
3. Tarefas complexas
Isso inclui tarefas que você mesmo realiza ou nas quais deveria, pelo menos, estar envolvido. Por exemplo, porque são necessários conhecimentos especializados especiais, eles são de grande importância para o departamento ou têm um grande impacto externo . O truque é dividir uma tarefa complexa em pequenas subtarefas, algumas das quais certamente podem ser delegadas.
Nossa dica: se você mantiver seus funcionários atualizados em grandes projetos regularmente, o período de treinamento será reduzido consideravelmente.
4. Deveres do chefe
Estas são as tarefas que exigem sua presença: Por exemplo, apresentações externas ou reuniões com outros executivos. Mas muitas vezes você pode pelo menos obter ajuda com a preparação . Por exemplo, pesquisando informações importantes ou preparando apresentações.
Essas tarefas também são adequadas para testar possíveis sucessores . Mande seu melhor colega de trabalho para o compromisso e veja como ele se sai.
5. Tarefas favoritas
Não queremos abrir mão de algumas tarefas porque gostamos muito delas. Nem sempre delegar tais tarefas é importante porque elas nos motivam e assim nos ajudam em outras tarefas que não gostamos de fazer. Mesmo assim, eles não devem preencher o diário e nos distrair das coisas importantes. Portanto, é aconselhável dar uma olhada nas metas de médio prazo ao decidir se delega uma tarefa favorita ou se você mesmo a assume .
Porque o dia só tem 24 horas
Os empresários que querem se manter responsáveis por tudo e querem controlar cada um de seus funcionários acabarão por chegar a um ponto em que uma jornada de trabalho de 24 horas não seria mais suficiente. Para muitos chefes, é hora de limpar sistematicamente suas listas de tarefas pendentes e delegar tarefas. Mas delegar não significa eliminar completamente uma tarefa da noite para o dia. A delegação bem-sucedida deve ser bem pensada. É importante encontrar o equilíbrio certo entre autonomia e controle em cada funcionário.
Seis níveis de delegação
A alternativa não é: eu mesmo faço o trabalho como chefe ou o deixo inteiramente para meu empregado. Microgerenciamento detalhado aqui, laissez-faire completo ali. Entre esses extremos, há gradações definitivamente sensatas que levam em consideração a competência e a experiência de seu funcionário e também o grau de controle necessário.
1. Siga as instruções
Se um funcionário não tem permissão para tomar decisões sozinho e faz apenas o que o chefe manda, ainda não se pode falar em delegar. No entanto: Mesmo um funcionário totalmente novo que inicialmente segue apenas instruções específicas pode se desenvolver com o tempo e receber suas próprias tarefas. Portanto, o nível 1 denota um potencial de delegação durante a espera.
2. Implemente a opção que você escolheu
A questão aqui é que seu funcionário já dá uma primeira olhada em uma situação e começa a pensar de uma maneira solucionadora de problemas. Os funcionários neste primeiro nível de delegação real devem crescer com suas tarefas e desenvolver opções de solução. Como empresário, você pode decidir quais opções seu funcionário desenvolveu para realmente implementar. O que você finalmente decide como chefe permanece central aqui.
3. Delegação com processo de controle
Nesse terceiro nível, você dá ao seu funcionário mais autonomia porque já acredita em suas habilidades de resolução de problemas. No entanto, você se reserva o direito de aprovar a abordagem de seu funcionário antes que ele a adote e implemente.
4. Delegar com a opção de objeção
Se você confia tanto em seu funcionário que pode considerar bons resultados como um caso normal, a melhor coisa a fazer é dar a ele autonomia com uma reserva de objeção. Isso significa que: se você não contradizer expressamente a solução dele dentro de um determinado período de tempo – possivelmente dentro de 24 horas – seu funcionário automaticamente recebe luz verde.
5. Autonomia com função de relatório
Com esta forma de delegação, seu funcionário funciona de forma independente. Ele mesmo desenvolve a solução e a implementa ele mesmo, sem sua aprovação expressa e sem sua possibilidade de objeção. Basta apresentar um breve relato: o funcionário informa depois o que fez.
6. Transmitir a responsabilidade completamente
Se você está convencido das habilidades comprovadas de seu funcionário, pode delegar a responsabilidade completamente. Você não precisará mais se preocupar com essas tarefas e problemas de forma alguma e não terá mais nenhuma função de controle real. Neste nível, você ficará aliviado ao máximo.
Os funcionários devem ter permissão para crescer com erros
Nos níveis avançados de delegação, sua confiança na competência do funcionário aumenta, ao mesmo tempo em que desaparece sua influência controladora. Uma consequência disso é que, como chefe, você tem que desenvolver uma certa tolerância para erros. Por um lado, você não pode esperar que outra pessoa execute as tarefas exatamente da mesma maneira que você. Por outro lado, pode acontecer que seus funcionários cometam erros no início que você não teria cometido.
Há duas razões pelas quais você, como empresário, é aconselhado a tolerar isso. Em primeiro lugar: diferente não significa pior. Em alguns casos, seus funcionários acabarão encontrando maneiras de fazer as tarefas melhor do que você. E por outro lado: nós, como humanos, aprendemos muito com nossos erros. É, portanto, proibido que o patrão intervenha em pânico e prive de imediato o trabalhador da responsabilidade recém-adquirida – se não o quiser desmotivar a longo prazo.
Como acontece com qualquer ação, você também deve submeter a delegação a uma revisão de resultados . Só assim saberá se realmente economiza tempo, que pode ser investido em tarefas estratégicas e em sua carreira.
Como você delega? Você tem alguma dica que está faltando em nosso artigo? Ficaremos felizes em receber seus comentários!