O gerenciamento de projetos (PM) descreve os métodos usados para planejar, implementar e controlar um projeto. A principal tarefa do gerenciamento de projetos é atingir a meta do projeto dentro de um determinado prazo, levando em consideração os parâmetros especificados. Os parâmetros são o chamado triângulo mágico, que significa o escopo da atuação, o orçamento e o tempo.
Muitas técnicas são padronizadas no gerenciamento de projetos, de modo que um gerente de projetos deve ter certo conhecimento. Vários métodos foram formalizados desde o século XX. Hoje é feita uma distinção entre vários métodos de projeto, que entraremos em mais detalhes posteriormente.
O que é gerenciamento de projetos?
A definição de gerenciamento de projetos abrange diferentes tarefas, técnicas e organizações. A gestão do projeto é definida com precisão na DIN 69901 . Isso significa a aplicação de
- Habilidades,
- Conhecimento,
- Técnicas,
- Instrumentos,
para realizar um projeto específico .VALE A PENA SABERO gerenciamento de projetos descreve a sequência lógica dos processos, que geralmente são processos repetíveis e planejáveis. Idealmente, o gerenciamento de projetos pode ser usado para todos os projetos de uma empresa.
O que é um projeto
Um projeto é um projeto que se caracteriza por ainda não ter sido executado anteriormente e ser único . Além disso, um projeto é caracterizado pelo fato de ter um objetivo claro que é descrito de forma clara e inequívoca no contexto do gerenciamento de projetos.
Além disso, um projeto sempre tem uma hora de início e uma hora de término . Como regra, apenas recursos humanos e financeiros limitados estão disponíveis para realizar o projeto.
Noções básicas de gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos pode ser dividido em quatro fases , que estão entre os princípios básicos:
- Definição do projeto
- Planejando o projeto
- Realização do projeto
- Conclusão do projeto
Quais são os objetivos do gerenciamento de projetos?
Na primeira fase , os objetivos são descritos em detalhes e em termos concretos . Isso deve ser feito exatamente, porque uma correção posterior significa uma carga de trabalho múltipla. Metas claras ajudam a garantir que um projeto não falhe e prossiga positivamente. Além disso, metas bem definidas também têm um efeito positivo na motivação dos funcionários . Porque o aumento da carga de trabalho devido a correções desnecessárias pode ter um efeito desmotivador.
Uma forma de formular metas é usar a sigla SMART , que é composta pelos seguintes termos:
- Específico: descrição clara dos objetivos.
- Mensurável: para poder julgar se uma meta foi alcançada, as metas devem ser mensuráveis.
- Aceito: as metas devem ser aceitas pelos funcionários.
- Realista: a meta também deve ser alcançável.
- Programado: uma meta precisa de um prazo no qual deve ser concluída.
Métodos de gerenciamento de projetos
Para que um projeto seja bem-sucedido, você deve escolher o método certo. Há um amplo portfólio de métodos de gerenciamento de projetos modernos, mas também testados, disponíveis para você.
5 fases de gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos consiste em cinco fases. Estes são claramente definidos e apresentados por escrito. Portanto, sempre há as seguintes fases em um projeto:
- Início do projeto
- Planejamento de projeto
- Implementação de projeto
- Supervisão de projeto
- Finalização do projeto
Modelo em cascata do método de gerenciamento de projeto
O método em cascata é uma metodologia que funciona gradualmente como uma cascata em certas fases:
| 1ª fase: | iniciação |
| 2ª fase: | Análise, planejamento e preparação do plano de recursos |
| 3ª fase: | Implementação, controle e monitoramento |
| 4ª fase: | Finalização do projeto |
As tarefas do projeto são processadas nesta ordem e somente quando a anterior for concluída será iniciada uma nova. O modelo em cascata é particularmente adequado para projetos em que as tarefas necessariamente são construídas umas sobre as outras.
Método de gestão de projetos Modelo ágil
Este método de gerenciamento de projetos foi desenvolvido por 13 empresas industriais em 2001. Este método ágil agora também se estabeleceu como um método de gerenciamento de projetos para outras empresas. Com este método, as tarefas, processos e a distribuição de funções são questionados e substituídos por um princípio orientado para o futuro e flexível.
O foco é otimizar os benefícios para os clientes . Em princípio, o método ágil é baseado em doze diretrizes, as três mais importantes são:
- Comunicação direta e aberta
- Ciclos de implementação com possibilidade de alteração a curto prazo
- Hierarquias planas
O método ágil de gerenciamento de projetos é muito flexível . Portanto, é muito adequado para projetos complexos e grandes, onde os requisitos não podem ser bem previstos.
Método de gerenciamento de projeto Scrum
Scrum é um dos métodos ágeis de gerenciamento de projetos, mas tem suas próprias regras, funções e processos. Essa metodologia se baseia no fato de que grandes projetos são muito complexos e, portanto, difíceis de planejar com antecedência. Isso significa que alguns requisitos e riscos ainda não foram determinados no início do projeto. Isso é neutralizado discutindo e elaborando resultados provisórios.
No início do projeto, Scrum desenvolve um plano de longo prazo que é regularmente ajustado e otimizado durante a implementação do projeto . O método Scrum é, portanto, adequado para projetos extensos e complexos que são difíceis de definir com antecedência.
Gestão de projetos na empresa
Uma parte essencial do gerenciamento de projetos é nomear as funções da organização do projeto. As posições importantes incluem:
Comitê de direção
O comitê gestor acompanha o projeto ao longo de sua duração. Ele é o órgão máximo de tomada de decisão.
patrocinador
Um patrocinador é um grupo ou indivíduo que apóia um projeto ou seus recursos. Você auxilia o gerente de projeto com problemas imprevistos.
Gestor de projeto
O gerente de projeto tem todas as cordas em mãos no projeto e lidera, organiza e gerencia o orçamento.
Por que os projetos falham?
Os principais motivos do fracasso dos projetos são devidos a problemas e erros na fase de inicialização. A falha em levar em consideração os fatores sociais ou os chamados fatores suaves (variáveis não quantificáveis que influenciam o sucesso do projeto) são freqüentemente responsáveis pelo fracasso. Em contraste, os requisitos técnicos geralmente desempenham apenas um papel subordinado.
Muitas empresas afirmam ter uma gestão de projetos estruturada. Mas como saber se o seu próprio gerenciamento de projetos é bom? Uma opção frequentemente utilizada é a de que uma auditoria seja realizada por uma empresa de consultoria externa . O resultado é uma análise da situação atual em comparação com o benchmark em seu próprio setor.
Crie um plano de projeto
Um plano de projeto consiste nas seguintes etapas que devem ser realizadas para qualquer projeto , independentemente do seu objetivo:
- Etapa 1: Explique o projeto às partes interessadas e obtenha aceitação
- Etapa 2: definir, listar e delinear metas
- Etapa 3: crie a folha de especificações
- Etapa 4: crie a programação
- Etapa 5: determinar as funções, responsabilidades e recursos
- Etapa 6: Definir o processo de comunicação e o processo de controle
- Etapa 7: Crie um plano para lidar com os problemas que surgirem
- Etapa 8: Todos os envolvidos no projeto informam sobre os objetivos do projeto, funções, processos do projeto e o cronograma por meio de uma reunião.
Software de gerenciamento de projetos
O software de gerenciamento de projetos pode ser dividido em diferentes classes :
| Software de gerenciamento de recursos: | Isso significa que os recursos disponíveis, como máquinas ou funcionários, são atribuídos às respectivas tarefas e sua utilização é controlada |
| Software de planejamento: | Você pode usar isso para criar planos diferentes, como planos de rede, listas de requisitos e assim por diante |
| Sistemas de gerenciamento de documentos: | Eles são usados para gerenciar e arquivar todos os documentos do projeto |
| Software de controle: | Foi desenvolvido para registrar o esforço, para o controle contábil do orçamento, para o monitoramento do andamento do planejamento e para a previsão dos índices |
| Plataformas de colaboração: | Este software é utilizado para mapear a comunicação do projeto e apoiar os processos de gestão |
As vantagens do software em poucas palavras
Se selecionado corretamente, o software de gerenciamento de projeto tem as seguintes vantagens para o projeto:
- Boa transparência e visão geral do projeto
- Otimização do uso de pessoal
- Melhor controle de custos
- Melhorar a colaboração e a comunicação entre equipes e funcionários
- Maior eficiência de trabalho, implementação de projeto mais rápida
Recursos do software de gerenciamento de projeto
O planejamento e controle do projeto são muito complexos. Portanto, o software serve para simplificar isso. A funcionalidade do software é, portanto, muito importante. Com a maioria dos programas, é possível criar as tarefas em forma de lista e fornecer uma data de vencimento . Para fazer isso, você pode convidar membros da equipe e atribuir-lhes tarefas.
Graças à virtualização das tarefas, há uma boa visão geral. Portanto, os marcos e o andamento do projeto devem ser facilmente reconhecíveis para as respectivas tarefas. Na melhor das hipóteses, vários fatores de comunicação são integrados, como bate-papos . Você também pode definir claramente as funções do usuário no software.
Recomendações para software de gerenciamento de projeto
Alguns programas são particularmente populares e de alto padrão. No entanto, quase todos os sistemas de gerenciamento de projeto têm focos diferentes , portanto, você deve considerar cuidadosamente seus próprios requisitos antes de decidir sobre um software de gerenciamento de projeto específico.
Um programa muito conhecido é o Wrike – ele tem uma grande variedade de funções e a boa estrutura fornece não apenas uma visão geral simples, mas também uma navegação fácil.
factro é um software relativamente novo da Alemanha. O programa é baseado em uma base de conhecimento estável – é fácil ver que o próprio desenvolvedor tem muitos anos de experiência em gerenciamento de projetos. O software é desenvolvido continuamente.
Além disso, Zoho Projects é um dos programas de computador recomendados. Impressiona com sua ampla gama de funções. A interface do usuário é muito clara, portanto o software pode ser operado de forma intuitiva. A boa relação preço-desempenho fala a favor do Zoho Projects, mas o usuário tem que aceitar alguns compromissos em termos de detalhes, como avaliações.
Diretrizes, padrões e normas de gerenciamento de projetos
O padrão ISO 21500 define termos, princípios, processos e modelos de processos em gerenciamento de projetos. A ISO 21500 pode ser usada por pessoas privadas e organizações de todos os tipos.
Que cursos de treinamento existem?
Em um curso de treinamento adicional em gerenciamento de projetos, etapas de trabalho importantes são explicadas que você precisa saber para uma implementação de projeto bem-sucedida . Você aprenderá a planejar um projeto, como controlá-lo, como executá-lo e, claro, como encerrá-lo. Os cursos de formação destinam-se a graduados universitários que já possuam experiência profissional relevante.
Certificações para PM
A seleção de certificações para gerenciamento de projetos é quase impossível de gerenciar, portanto, apenas uma pequena visão geral dos certificados disponíveis segue:
Project Management Institute – Profissional de Gerenciamento de Projetos
O Project Management Institute foi fundado em 1969 na Filadélfia, EUA. É considerada a maior associação profissional mundial para gerenciamento de projetos. Oito certificados diferentes são oferecidos, sendo o Project Management Professional o mais conhecido.
International Project Management Association
A International Project Management Association foi fundada em 1964 e está sediada na Holanda. As organizações membros vêm de mais de 60 países diferentes.
PROjetos em ambientes controlados – PRINCE2
PRINCE2 é um padrão governamental para gerenciamento de projetos no setor de TI que foi fundado em 1989. É padrão para o governo britânico, por exemplo, mas também se provou em outros setores.
Termos importantes em gerenciamento de projetos
Alguns termos continuam surgindo, que explicamos com mais detalhes a seguir:
| Gestão de contratos: | a aquisição de bens e serviços, incluindo a redação associada de contratos. |
| Gestão de integração: | Processos que são necessários para a integração e coordenação das atividades do projeto. |
| Gestão de comunicação: | Relatórios e coleta de todas as informações, bem como a distribuição das informações, incluindo a determinação do progresso. |
| Gestão de custos: | Garantir que o orçamento planejado e aprovado seja cumprido. |
| Gestão de Pessoal: | Uso eficiente dos funcionários envolvidos no projeto. |
| Gestão da Qualidade: | Garantir que a qualidade definida seja mantida. |
| Gerenciamento de riscos: | Identificar, analisar e responder aos riscos do projeto. |
| Gerenciamento do escopo: | Planejamento e controle do andamento do projeto. |
| Gerenciamento de tempo: | Garantir que o projeto seja concluído no prazo. |
Conclusão
O gerenciamento de projetos descreve vários métodos e medidas com os quais você pode planejar, executar e controlar um projeto .
Vários métodos já se mostraram eficazes para isso. Qual é adequado para qual projeto depende de diferentes fatores.
O gerenciamento de projetos é suportado por um software apropriado que possui inúmeras funções e torna o trabalho muito mais fácil.