Cada vez mais funcionários gostariam de trabalhar em casa. O home office também acarreta um risco: se a comunicação não funcionar, não só a qualidade do trabalho é prejudicada, mas também a posição na empresa. Você pode evitar isso com nossas dicas de escritório em casa.
Principalmente aqueles que precisam de paz e sossego para os cálculos do orçamento, têm longos tempos de viagem ou pouco tempo para a família, apreciam trabalhar no escritório em casa. No entanto, o entusiasmo inicial rapidamente se evapora quando a comunicação com o chefe e os colegas é prejudicada. Existem três razões principais para isso:
A troca espontânea torna-se mais difícil. Você não pode ligar brevemente para a mesa no escritório doméstico ou bater no escritório ao lado. Mais acordos são necessários. No escritório doméstico, muitas vezes você não obtém as informações mais recentes.
Assim, a comunicação deficiente ameaça que você não será capaz de completar seus projetos perfeitamente ou que as tarefas serão feitas duas vezes. Eles são mais facilmente esquecidos. Trabalhar em casa pode enfraquecer sua posição na empresa se você não se lembrar regularmente – de preferência com resultados convincentes.
As novas medidas recentemente decididas pelos governos federal e estadual na crise corona também afetam as empresas. Os empregadores devem oferecer o escritório doméstico a seus funcionários, se não houver motivos convincentes contra isso. Na Adacor, a maioria dos colegas que não precisam necessariamente estar presentes no escritório ou no data center trabalha em casa desde o primeiro bloqueio em março de 2020. Conosco, trabalhar em um escritório doméstico digital funciona extremamente bem. Leia nossas 10 melhores dicas para trabalhar em casa neste artigo.
Há quase um ano, muitas empresas vêm provando o que é possível quando se trata de trabalhar em casa. Agora, todas as empresas onde for possível devem oferecer a seus funcionários a opção de trabalhar em casa. No entanto, os funcionários não são obrigados a aceitar ou implementar uma oferta de home office de seu empregador. Se o equipamento digital básico, como WLAN ou laptop, estiver faltando em casa, a obrigação básica não se aplica.
Passo a passo para uma comunicação eficiente no escritório doméstico
Correspondência por e-mail que parece histórias de bate-papo, falta de feedback do chefe, desligar o telefone por horas – há muitos erros que impedem o sucesso do escritório em casa. 5 dicas simples, mas extremamente eficazes para o escritório em casa:
1. Ligue em vez de escrever um e-mail
A linguagem escrita não é para todos e às vezes cria confusão em vez de clareza. Pegar o telefone costuma ser uma ideia melhor. Se tiver dificuldade em formular seu e-mail no home office, ligue para nós. Mesmo com tópicos críticos, uma conversa pessoal geralmente é mais produtiva.
2. Colete consultas
A dica 1 se aplica – com uma ressalva: não exagere nas ligações! Ninguém pode trabalhar com eficiência se o telefone tocar a cada cinco minutos. No escritório doméstico, é melhor coletar algumas informações que você deseja trocar ou consultar e agrupá-las em uma chamada. O mesmo vale para o e-mail, é claro.
3. Mantenha seu chefe informado
Se você fica fora da vista de seu chefe diariamente, duas coisas podem acontecer rapidamente: Seu chefe não está atualizado com o andamento de seus projetos. E ele não vê o quanto você está fazendo. Portanto, existe o risco de ser preterido na próxima rodada de promoção ou salário. Você pode evitar ambos enviando atualizações regulares. Reserve um horário fixo, cerca de uma vez por semana, para relatar seus sucessos no escritório em casa. Além disso, documente seus sucessos para a próxima avaliação de funcionários .
4. Informe os colegas quando você gostaria de trabalhar em paz
Cálculos ou tarefas complicadas de programação requerem fases mais longas de trabalho concentrado – mesmo no escritório doméstico. Se seu chefe ou colegas tentarem entrar em contato com você durante esse tempo, rapidamente parecerá que você está preocupado com outras coisas além do trabalho. Uma regra básica importante: planeje períodos de concentração e avise o escritório. Você ainda deve estar disponível para consultas urgentes.
Obviamente, você não é o único responsável pela boa comunicação no escritório doméstico. Traga seus colegas a bordo. É melhor determinar em conjunto quais desenvolvimentos devem ser mantidos atualizados. Não faz mal colocar isso por escrito. Quanto mais energia você colocar no planejamento, mais suave será o funcionamento do escritório em casa.
5. Converse rapidamente com seus colegas
Você não precisa ser um lutador solitário no escritório doméstico, seja em um nível profissional ou pessoal. Afinal, trabalhar é duas vezes mais divertido quando a equipe está em harmonia e dinamismo. No escritório doméstico, você deve tomar a iniciativa e reservar regularmente alguns minutos para uma conversa fiada.
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6. Configure um local de trabalho permanente.
A cama ou o sofá não é adequado como escritório doméstico. Esses lugares são para relaxar. No entanto, se você não tiver um escritório ou escritório totalmente equipado em casa, com certeza encontrará outro lugar em seu apartamento ou casa onde possa trabalhar sem ser incomodado. Pode ser um canto da sala de estar com uma pequena escrivaninha. É importante que o local seja reconhecível como um local de trabalho e que os utensílios de trabalho possam ser armazenados nele.
7. Estruture seu dia.
Sempre comece o dia do seu escritório em casa no mesmo horário e planeje o dia, incluindo os intervalos e depois do trabalho, quando você começar a trabalhar. Anote todas as tarefas a serem concluídas. As ferramentas de software oferecem um bom suporte nesse sentido. Na Adacor, usamos Atlassian Jira como uma ferramenta digital para gerenciamento de tarefas. Como alternativa, é claro, isso também funciona no papel – em forma de lista ou em post-its coloridos. Se você pendura as tarefas diárias no local de trabalho, nada se perde e você traz estruturas sólidas para o dia.
8. Estabeleça metas para o dia.
Na Adacor, usamos métodos ágeis para organizar o trabalho em nossas equipes. Normalmente coordenamos brevemente pela manhã ou pela manhã e priorizamos as tarefas do dia. Seja ágil ou não, em cada organização de trabalho, faz diferença se você se sentar com a equipe pessoalmente ou trabalhar sozinho em frente ao computador. É melhor ser proativo e manter contato com colegas e gerentes. Objetivos diários claros apoiam a estruturação das tarefas. Determine o que você deseja alcançar no final do dia de trabalho e planeje suas tarefas com a mesma ambição que faria no escritório. Faz sentido discutir a estrutura do dia a dia com os colegas de quarto para que todos sejam informados sobre os respectivos horários de trabalho.
9. Vista-se como se fosse para o escritório.
Karl Lagerfeld disse: “Qualquer pessoa que usa calças de corrida perdeu o controle de sua vida.” Pode-se estar dividido sobre essa afirmação e todos podem usar o que quiserem em casa. No entanto, as roupas certas para a ocasião certa fazem você se sentir bem. Se as reuniões por vídeo não estão na programação diária, então rapidamente você passa o dia de trabalho de pijama ou calças de corrida confortáveis. Aqueles que dedicam um tempo e se preparam em casa exatamente como fazem na vida cotidiana normal, podem assumir a rotina normal e mudar para o modo de trabalho mais rapidamente. Depois do trabalho, você pode tirar suas roupas de trabalho e colocar sua roupa aconchegante depois do trabalho e separar efetivamente seu tempo livre de suas horas de trabalho.
10. Comunique-se de forma transparente.
No escritório, os colegas podem ver quando você chegou e estão participando ativamente do que está acontecendo. Este não é o caso em casa. Para que todos saibam quando você está trabalhando, é melhor avisar os demais sobre seus horários de presença e ausência. Na Adacor, nosso horário de trabalho é visível para todos na intranet e quando estamos online no chat, todos podem ver se estamos presentes. Tal como no escritório, onde cumprimentamos e nos despedimos activamente e assim comunicamos o início e o fim do horário de trabalho, dizemos “Bom dia” e “Boa noite” virtualmente através do nosso chat. Se alguém não estiver disponível para uma reunião ou estiver de férias, isso pode ser visto no calendário do funcionário.
11. Faça pausas.
No dia a dia do escritório, sentamos juntos nas áreas sociais na hora do almoço, tomamos um café juntos e alguns se encontram do lado de fora para fumar. Essas interações sociais não ocorrem no escritório doméstico. Em casa, pode acontecer rapidamente que o dia de trabalho tenha acabado e você não tenha feito uma única pausa. Pausas curtas são importantes e devem fazer parte de todos os dias de trabalho. Retirar-se brevemente, clarear a cabeça, é essencial para trabalhar concentrado por horas. Planeje as interrupções da mesma forma estruturada que as tarefas a serem concluídas. Almoce em paz e dê uma volta no quarteirão intermediário. Então você definitivamente voltará ao trabalho mais relaxado. De vez em quando, reserve cinco minutos para
12. Evite distrações.
Ao contrário do escritório ou da sala de reuniões, muitas vezes não podemos simplesmente nos retirar para um canto sossegado do escritório doméstico. A distração acontece rápido: as crianças correm pela sala e querem brincar, o parceiro precisa de informações rapidamente, o vizinho faz buracos na parede e ah, o carpete ainda precisa passar o aspirador. É fácil ficar preso nas redes sociais. A distração espreita em todos os lugares, mas apenas a disciplina ajuda. Desconfie dessas perdas de tempo. Por exemplo, planeje em horários fixos para usar as redes sociais. Se você mora com crianças sob o mesmo teto, em uma casa com vizinhos barulhentos ou em uma rua movimentada, pode se contentar com fones de ouvido. Será impossível eliminar todos os fatores de confusão, mas alguns podem ser bem gerenciados.
13. Manter laços sociais.
A importância do intercâmbio social não deve ser subestimada. Tudo é diferente na crise corona. Não trabalhamos apenas em casa, todas as outras atividades com intercâmbio social, como praticar esportes em um clube ou ir a um restaurante com os amigos, são canceladas. Para estar em contato com outras pessoas, vale a pena reorganizar nosso ambiente social. Na Adacor, por exemplo, usamos conversa fiada digital para promover a interação social no escritório doméstico. Nós nos encontramos na sala de chat de vídeo para uma pausa virtual para o café. Há também uma reunião digital pós-trabalho regular, onde trocamos ideias sobre tópicos privados. Um desafio de várias semanas está em andamento entre os colegas, em que a equipe ou o indivíduo é quem determina quem dá mais passos, apesar de trabalhar em casa. Para isso, fotos das caminhadas, caminhadas e corridas dos funcionários são divulgadas na intranet. Esta é uma maneira fácil e maravilhosa de fortalecer a união.
14. Manter o fluxo de informações.
Em casa, concentramos o nosso trabalho principalmente nas nossas tarefas e nas da nossa equipa. A troca informal entre equipes desaparece rapidamente como parte do trabalho diário. Dependendo de como a empresa está estruturada, essa troca muda completamente para o nível gerencial. A comunicação nas equipes e o fluxo formal de informações por meio dos líderes de equipe funcionam, mas não há conversa curta com os colegas das equipes vizinhas. Esse desenvolvimento pode levar ao isolamento de equipes individuais. A troca social é importante para o senso de comunidade de uma empresa e promove o apoio mútuo. Estão disponíveis formatos de suporte que ajudam cada indivíduo a sentir que pertence. Na Adacor, por exemplo, o CEO informa sobre a atualidade da empresa e das equipes em videoconferência mensal. Isso significa que todos os colegas estão sempre no mesmo nível de informação.
15. Crie os requisitos técnicos.
Para implementar com sucesso os pontos descritos, uma tecnologia de funcionamento harmonioso e ferramentas inovadoras baseadas na web dão uma contribuição decisiva. Eles são a melhor base para tornar o trabalho em casa um sucesso. Encontramos equipamentos de informática modernos com um bom sistema de videoconferência, uma ferramenta para chat de equipe, software de groupware e uma boa conexão VPN para os sistemas no escritório, data center e na nuvem essencial. Todos os nossos funcionários têm um telefone celular da empresa que também podem usar em particular. Todos os telefones do escritório foram trocados por celulares para que todos possam fazer chamadas normalmente e estar disponíveis para os outros.
Equipamentos digitais modernos e conexões seguras são tudo e o mais importante
O escritório em casa em condições normais geralmente envolve funcionários individuais que trabalham em casa um ou dois dias por semana. Com o objetivo de fortalecer o convívio social e atender aos atendimentos regulares no local, eles podem ser encontrados regularmente na empresa no local. Na situação atual, equipes inteiras da Adacor estão trabalhando em casa há meses. A situação está associada a novos desafios para funcionários e gestores. Felizmente, as possibilidades da tecnologia da informação (TI) permitem caminhos curtos e rápidos entre a empresa e o escritório doméstico. Nossos funcionários estão equipados com dispositivos finais modernos (laptop, smartphone, etc.) e equipamentos adicionais. A melhor proteção possível durante a transmissão de dados é, por exemplo, via e-mail criptografado ou comunicação segura Procedimento de discagem via Rede Privada Virtual (VPN) garantido.
Estrutura e planejamento fornecem estabilidade
Trabalhar em casa pode inicialmente estar associado a uma sensação de liberdade, autodeterminação e relaxamento. O escritório com o chefe e os colegas fica longe. Para trabalhar de forma tão produtiva quanto no escritório, é necessário um alto grau de disciplina, auto-organização e manutenção de contatos. Para as pessoas que costumam dirigir para o escritório pela manhã, esses pontos podem apresentar desafios desconhecidos. Quando toda a comunicação é feita apenas por telefone e vídeo, um ou outro rapidamente se sente solitário. As empresas podem neutralizar tal situação desde o início com as medidas adequadas. É importante que os funcionários da sede tenham uma estrutura fixa e organizem sua jornada de trabalho de forma que possam ser alcançados em horários determinados.