Em uma empresa, às vezes existem organizações e estruturas complicadas e com várias camadas. Um organograma esclarece as hierarquias e a estrutura organizacional em uma visão geral gráfica – os organogramas existem há mais de 150 anos.
Dependendo de quão complexa e grande uma empresa é, representações gráficas fáceis de entender na forma de um organograma são essenciais. Isso também se aplica a empresas menores. O guia a seguir explica quais funções um organograma possui e fornece dicas sobre como criá-lo você mesmo.
O que é um organograma?
A palavra organograma é composta por duas palavras organização e diagrama . Um organograma é uma representação gráfica em que as relações entre as hierarquias são transmitidas de uma forma facilmente compreensível e muito clara .
As ligações entre os departamentos e áreas individuais da empresa também são mostradas em um diagrama. A definição da estrutura organizacional é, portanto, que um organograma consiste em um plano que explica as estruturas de uma empresa com mais detalhes.
Quais são as funções de um organograma para os empreendedores?
Os organogramas são muito úteis quando se trata de representar inter-relacionamentos e relacionamentos internos em uma empresa. Isso garante que seus funcionários possam receber e interpretar as informações com eficácia. Um organograma pode ser usado para as seguintes funções :
Para uma melhor visão geral da reorganização de uma empresa
No caso de uma reestruturação , por exemplo, se você realocar um funcionário dentro da empresa, você pode usar um organograma para garantir que eles sejam implantados de acordo com suas habilidades. Ou quando você fecha departamentos existentes ou cria novos porque os processos de trabalho mudaram na empresa.
Junto com seus funcionários, você usará um organograma para desenvolver a estrutura após a reorganização. Você pode representar as funções que seus funcionários assumirão. Além disso, os processos futuros podem ser vistos.
A representação de poder e ordem não é mais comum
Costumava ser comum para a hierarquia e, portanto, o poder e a ordem eram mostrados em um organograma . Isso não é mais comum na prática hoje, mas agora se trata de ser capaz de apresentar os processos de trabalho e as funções dos funcionários de uma forma facilmente compreensível.
Por que as empresas devem criar um organograma?
Numa empresa, as hierarquias, os processos de trabalho, a organização e as estruturas são definidas com precisão . Isso significa que um organograma da empresa define exatamente quem está em qual departamento e em qual área, mas também quais áreas atuam em conjunto , quem está encarregado de quem, onde há sobreposições e diferenças .IMPORTANTEUm organograma é muito útil por vários motivos. Embora o sucesso econômico não dependa de um organograma, você não deve ficar sem um organograma.
Um organograma é usado para os seguintes pontos:
- Melhoria da comunicação: um organograma explica quem é a pessoa de contato certa e quem é responsável por cada tarefa. As responsabilidades são mostradas em um organograma – é assim que um organograma ajuda na comunicação.
- Visão geral da organização: Com a ajuda de um organograma, você pode ver como as hierarquias estão estruturadas, como as áreas se interligam e como a empresa funciona como um todo. Isso lhe dá uma visão geral muito boa de toda a organização da empresa.
- Melhor planejamento: o bom planejamento é a essência de qualquer empresa. Isso também inclui o planejamento de pessoal, no qual é determinado qual empregado executa cada tarefa. Um organograma auxilia no planejamento de longo prazo não apenas para o pessoal, mas também para inovações e investimentos.
- Fortalecimento da lealdade à empresa: Com um organograma, seu funcionário pode se identificar melhor com o empregador, o que promove a lealdade e a afiliação corporativa. Isso faz com que seus funcionários se sintam parte importante da empresa.
Exemplos de organogramas
Não existe um modelo geral para a aparência de um organograma. Porque cada empresa é individual, é por isso que os organogramas também são feitos individualmente .
Representação gráfica de um organograma
Existem duas opções para a representação gráfica na forma de um organograma :
- representação analógica usando papel e caneta
- representação digital usando software
Você pode facilmente e rapidamente colocar um organograma no papel com a ajuda de uma caneta. Algumas caixas são suficientes para empresas menores .
Torna-se mais complexo quando se trata de estruturas complexas e empresas maiores . Porque a apresentação de organogramas complexos com muitos departamentos não é fácil.
Nestes casos, o software é mais utilizado, alguns dos quais estão até disponíveis gratuitamente. Os organogramas também podem ser criados de forma rápida e fácil com o software Microsoft Office , que já está disponível na maioria das empresas.
Existem também programas simples de edição de imagens com os quais você também pode exibir os departamentos gratuitamente. Torna-se mais difícil quando se trata de estruturas complicadas, então um software especial entra em jogo, alguns dos quais também estão disponíveis como versões demo gratuitas.
Estruturas básicas de organizações
Ao organizar uma empresa, algumas estruturas básicas foram desenvolvidas e podem ser mapeadas em um organograma. É feita uma distinção entre:
- Organização funcional: A operação é dividida de acordo com as funções operacionais, como produção, contabilidade, vendas, administração e gestão de materiais.
- Organização matricial: Divisão da organização de acordo com objetos e funções, incluindo a especificação da autoridade para emitir instruções.
- Organização da matriz do projeto: uma organização funcional que é uma divisão ou organização do projeto.
- Organização divisional: organização divisional que é estruturada de acordo com os aspectos do objeto ou as áreas de trabalho.
Organograma parcial para departamentos
Um organograma não precisa necessariamente representar uma empresa inteira. Também pode ser feito para um departamento individual ou para projetos ou áreas de negócios e, então, faz parte do gerenciamento de projetos . Este organograma descreve como o departamento trabalha em conjunto .
Software de criação de organograma
Existem agora várias ofertas de software que são usadas para criar organogramas e provaram ser particularmente práticas aqui.
1º slide
Dia é um software gráfico que está disponível em alemão . Ele impressiona com sua facilidade de uso e uma ampla gama de funções. Também está estruturado de forma muito clara, o que o torna fácil de navegar. Com objetos padrão, você pode exibir rapidamente organogramas simples, mas também complexos. Você pode desenhar usando arrastar e soltar.
2. Calligra
Calligra é um aplicativo de escritório que contém um programa de desenho . No entanto, isso não é tão fácil de usar e é necessária alguma prática. Os objetos são difíceis de organizar e a rotulagem dos elementos individuais também é muito tediosa. Além disso, o programa é oferecido apenas em inglês .
3. Apache Open Office
Apache é um software disponível para uma ampla variedade de aplicativos de escritório . Um programa de desenho também está incluído . Com um pouco de prática, é fácil de usar e contém tudo que você precisa para criar um organograma.
Com o chamado “conector” você pode mostrar as relações entre os elementos. Também é possível mover os elementos posteriormente ou alterar a pintura. Posteriormente, você pode inserir os desenhos em outros documentos que também criou com este software de escritório. O software também está disponível em alemão .
Ferramentas de gráfico organizacional
Você também pode criar um organograma com o Microsoft Office . A ferramenta gráfica SmartArt o ajudará nisso . Esta ferramenta não está incluída apenas no Microsoft Office, mas também no Excel, Outlook e PowerPoint.
Como faço para criar um organograma no Word?
O guia passo a passo a seguir explica como usar a ferramenta para criar um organograma no Word:
- Abra um documento em branco no Word.
- Clique na guia “Inserir” e depois em “Ilustrações” e no subitem “SmartArt”.
- Selecione “Selecionar gráfico SmartArt” e clique no menu que se abre à esquerda no botão “Hierarquia”.
- Em seguida, serão mostrados os modelos de organograma disponíveis. É melhor escolher um organograma clássico desta lista para o seu primeiro modelo.
- Insira o modelo no documento do Word clicando no botão “OK”.
- Você pode alterar a etiqueta clicando duas vezes no campo de texto.
Agora você pode usar várias funções, por exemplo, para adicionar campos adicionais, alterar rótulos ou posicionar campos de forma diferente.
Dicas para implementação
Nos motores de busca, como o Google, você encontrará vários vídeos sobre como criar um organograma com programas do Office ou outros programas de desenho. Você também encontrará vários organogramas de outras empresas que pode usar como modelo.
É assim que você planeja e cria um organograma
Antes de ir para a criação do organograma, é necessário que você considerar o que exatamente você representar falta. Porque esta é quase a parte mais difícil e pode levar a discussões e problemas.
Você gostaria de representar o organograma na forma de um nível funcional , por exemplo, para os vários departamentos como produção, vendas , compras , gestão , contabilidade, recursos humanos?
Você precisa de outras áreas com informações , como endereços de e-mail, nomes dos respectivos funcionários, ou mesmo fotos dos funcionários?
Você gostaria de adicionar subgrupos e, em caso afirmativo, até que nível?
Cada funcionário deve aparecer com suas tarefas principais e, possivelmente, uma foto?
Você deve responder a todas essas perguntas antes de criar um organograma.IMPORTANTEA empresa possui conselho de trabalhadores? Então você deve discutir esse plano com ele, porque também pode haver problemas devido à proteção de dados, uma vez que os campos de atividade e os nomes são publicados aqui.
O que significa nn em um organograma?
A abreviatura nn não aparece apenas em um organograma, mas também pode ser encontrada em muitas áreas, por exemplo, em eventos ou em empresas recém-fundadas. Esta combinação de letras é uma abreviatura das palavras latinas “nomen nominandum” , que significa algo como ainda sem nome . Este é um espaço reservado usado internacionalmente .
Quais são as vantagens de um organograma?
- A estrutura horizontal e hierárquica é fácil de entender para quem está de fora.
- Um organograma atualizado pode apoiar decisões em situações críticas ou conflitantes.
- Um organograma facilita a atribuição de áreas de responsabilidade, tarefas ou responsabilidades.
- Muitas informações são publicadas de forma eficiente.
- Os programas de software podem ajudá-lo a criar um organograma para que isso possa ser feito rapidamente.
- A visão geral gráfica torna a reestruturação mais fácil de implementar.
Quais são as desvantagens?
- Pode haver problemas de privacidade, pois os nomes e as tarefas devem ser publicados de forma transparente.
- Como não há muito espaço disponível, não é possível obter informações detalhadas; em vez disso, os organogramas são sempre muito simplificados.
- Dependendo da tecnologia de exibição, existem limites estreitos, de forma que os detalhes não estão disponíveis ou não há clareza.
- Não existem padrões para um organograma, por isso é difícil fazer uma comparação.
- Preparar um organograma é demorado e caro.
Quais são as alternativas?
Um organograma mostra qual funcionário faz o quê e quem é seu superior. Uma alternativa é uma lista em forma de lista . Isso também dá uma boa visão geral da respectiva área de responsabilidade.
Conclusão
Um organograma fornece uma boa visão geral da estrutura e hierarquia de sua empresa. Seus funcionários também se beneficiam, pois podem se comunicar com mais facilidade e ver rapidamente quem tem qual área de responsabilidade . No entanto, a criação de um organograma é muito demorada e cara .