As montanhas de papel estão crescendo em sua mesa e o Facebook está constantemente impedindo você de trabalhar de verdade? Reunimos alguns métodos simples, mas eficazes, para quem deseja melhorar a organização de seu escritório. Com essas dicas você economizará muito tempo e aumentará sua motivação e produtividade.
Etapa 1 para uma boa organização de escritório: recupere sua mesa!
Muito importante para uma boa organização do escritório: mantenha a sua secretária organizada ! No ritmo frenético da vida cotidiana, a papelada desenvolve uma tendência irritante de se acumular em pilhas feias e sobre a mesa ou, pior ainda, de desaparecer em alguma gaveta, para nunca mais ser vista. Isso é irritante porque vai perder muito tempo procurando . Além disso, uma mesa superlotada inibe a motivação, pois dá a impressão muito figurativa de estar se afogando no trabalho .
Portanto, o primeiro passo no caminho para uma organização de escritório estruturada de maneira sensata é: recuperar sua mesa. Organize tudo, tanto os documentos e notas que se acumularam na mesa quanto todo o conteúdo das gavetas da mesa. Você ficará surpreso com o quanto você pode simplesmente jogar direto no lixo! Mas tenha cuidado: tudo o que contém informações confidenciais , como dados pessoais ou informações da empresa, deve ser descartado em uma lixeira .
Etapa 2 da organização do seu escritório: projete o sistema de arquivamento de forma clara
Claro, nem tudo que você encontra em sua mesa é uma perda de tempo. Há até um período de retenção legal para certos documentos : na Alemanha, os documentos contábeis e livros comerciais são normalmente mantidos por 10 anos , e sua correspondência comercial deve ser mantida por 6 anos .
Portanto, indispensável para uma ótima organização do escritório: O arquivamento deve ser claro e bem estruturado. Um sistema de arquivamento inclui pastas e arquivos, bem como os compartimentos de arquivamento clássicos que você pode colocar em sua mesa. Se alugar um escritório num dos First Choice Business Centers , já encontrará um primeiro compartimento de arrumação: Faz parte do pacote de mobiliário de design elegante com o qual estão equipados os escritórios individuais e duplos.
Mas um único compartimento de armazenamento é suficiente? Tudo depende de como você trabalha! Se você está fazendo malabarismos com diferentes projetos ao mesmo tempo e também tem muito o que fazer no papel, faria mais sentido aumentar e adicionar mais assuntos .
Os defensores do escritório digital que desejam reduzir ao máximo a bagunça de papel podem sobreviver com apenas um compartimento . Lá você apenas coloca tudo em que está trabalhando no momento – para que tenha rapidamente à mão. Muitos também gostam de usar seu arquivamento como uma caixa postal : Torne a caixa claramente visível e facilmente acessível para que seus colegas possam reunir tudo o que você precisa para editar, verificar, assinar ou anotar de qualquer forma.
Se você tem dificuldade em decidir se prefere trabalhar com compartimentos de armazenamento, pastas, pastas ou mesmo sem papel, a breve visão geral a seguir pode ajudá-lo.
Organização do escritório: dicas para arquivamento organizado
Compartimentos de arrumação : onde entra tudo o que deseja trabalhar durante o dia ou a semana . Você também pode armazenar temporariamente documentos individuais que você precisa para seu trabalho diário e não deseja pesquisar cada vez em um de seus compartimentos de armazenamento até que o respectivo projeto seja verificado. Identifique seus compartimentos de armazenamento para que fique imediatamente claro o que eles contêm: Caixa de entrada, trabalho em andamento, projeto A, projeto XY, etc. para abrir um novo compartimento de armazenamento.
➳ Dica para uma organização de escritório ideal: examine o processo pelo menos uma vez por semana e limpe!
Pasta : tudo o que foi feito, ou pelo menos não precisa estar sempre à mão na sua mesa, é melhor arquivar . Para fazer isso, escolha pastas de cores diferentes que você também possa rotular de maneira legível e compreensível . Isso significa que fica claro à primeira vista o que pode ser encontrado em sua prateleira. É claro que a organização do escritório também não pára na pasta: trabalhe com as folhas separadoras e pense em uma classificação que faça sentido para a respectiva pasta – por projeto, por tipo de documento, cronologicamente, alfabeticamente.
Pastas : Se você se desloca regularmente entre a casa e o escritório ou espaço de coworking , a organização do escritório pode sofrer rapidamente com a mudança constante de local. Freqüentemente, os documentos ou notas de que você precisa estão sempre no lugar errado. É aconselhável trabalhar com pastas aqui. As pastas também são ideais para reuniões ou compromissos com clientes e parceiros de negócios , porque tornam o seu arquivamento móvel . Assim, você pode facilmente levar os documentos relevantes e materiais ilustrativos com você. Aqui também se aplica o seguinte: Não jogue tudo na mesma pasta, mas classifique de acordo com os projetos e rotule as pastas.
Arquivo digital : Muito se pode dizer sobre nem sempre imprimir tudo. Quem economiza papel não apenas reduz seus próprios gastos, mas também age de forma sustentável e protege o meio ambiente . Para que você possa encontrar tudo rapidamente em sua unidade, você também pode aplicar as regras para uma boa organização de escritório no mundo digital :
- Não salve tudo vagamente na área de trabalho – crie uma estrutura de pastas sensata.
- Pense em um sistema claro e uniforme para nomes de pastas e arquivos.
- Vá até suas pastas de vez em quando e exclua os arquivos desnecessários.
➳ Dica : Sempre encha seus sistemas de arquivamento até 80% ! Além disso, está começando a ficar confuso. Mesmo as pastas que você raramente usa nunca devem estar muito cheias, caso contrário, será difícil folhear se você quiser encontrar algo rapidamente.
Depois de estabelecer uma organização de escritório com a qual você possa trabalhar bem, é importante mantê-la. Isso significa: reserve um tempo em intervalos regulares para organizar todos os sistemas de arquivamento. No First Choice Business Center, temos o prazer de assumir essas e outras tarefas demoradas que o impedem de trabalhar em seus projetos! Porque nossos amplos serviços de negócios também incluem serviços de secretariado , que oferecemos a inquilinos de escritórios, colegas de trabalho e usuários de escritórios virtuais. Deixe-nos saber se podemos ajudá-lo dessa forma .
Organização do escritório: dicas sobre gestão do tempo
É incrível como um escritório arrumado, prateleiras bem abastecidas e direção podem ajudar você a economizar tempo. Sua organização de escritório pessoal também pode se beneficiar de dicas sobre gerenciamento de tempo. Você pode ler sobre alguns métodos úteis para um trabalho eficaz aqui . Ainda lutando contra a distração e a procrastinação ? Em seguida, tente estes dois truques:
- Técnica Pomodoro
Primeiro, faça uma breve anotação do que você gostaria de fazer hoje, de preferência em pequenos passos. Em seguida, defina um cronômetro para 25 minutos e comece. Assim que o alarme disparar, verifique sua lista para ver o que foi feito. Após um breve intervalo de 5 minutos, ajuste o cronômetro novamente para 25 minutos. Repita quatro vezes e faça uma pausa de meia hora .
A técnica Pomodoro é ideal para quem gosta de se distrair. Porque os intervalos regulares permitem explicitamente tempo para qualquer coisa que ofereça potencial de distração. No resto do tempo, você trabalhará de maneira concentrada. O método deve seu nome curioso a um relógio de cozinha em forma de tomate (italiano: Pomodoro), que seu inventor, um estudante italiano, usava como cronômetro.
- A lista de tarefas pendentes
Fãs de Marc-Uwe-Kling e suas crônicas canguru conhecem esta frase – com a afirmação, “Está na minha lista de tarefas pendentes”, praticamente qualquer sugestão que você simplesmente não tenha vontade de fazer pode ser descartada.
A ideia também pode ser usada de forma inteligente para trabalhar de forma mais produtiva. Para fazer isso, no início do dia, você não apenas cria uma lista de tarefas clássica, mas também uma lista de tarefas de emergência. É aqui que você anota coisas que o distraem do seu trabalho real : e-mails particulares, redes sociais, etc. Parece banal, mas se no final do dia você pode marcar aqui tudo o que você realmente não fez fazer, você experimentará a mesma sensação satisfatória de realizaçãocomo ser capaz de marcar itens em sua lista de tarefas – e isso é extremamente motivador.
Esta pequena visão da organização do escritório com dicas e truques sobre gerenciamento de tempo é, esperançosamente, uma pequena ajuda para sua vida cotidiana. Nossos funcionários comprometidos são de grande ajuda, eles ficarão felizes em apoiá-lo com seu processo e sempre estarão de ouvidos abertos para você! Com essa equipe apoiando você, você pode esperar pela segunda-feira novamente todas as semanas. Você prefere testar a oferta primeiro, sem compromisso ? É muito fácil: reserve aqui o seu passe diário ou semanal com apenas alguns cliques . Estamos ansiosos para você!