Ou as horas extras estão se acumulando ou você está irremediavelmente atrasado em sua carga de trabalho? Se esta é sua vida profissional cotidiana, então você tem que trabalhar com mais eficiência. É por isso que estamos aqui para mostrar a você como controlar as 10 piores perdas de tempo no escritório.
Você está determinado a encerrar o dia hoje? Mas, em vez disso, você já está trabalhando horas extras e ainda tem a sensação de que não alcançou nada. Então, existem alguns truques nos quais você deve pensar que o tornarão mais produtivo. Em nossa postagem do blog, você pode descobrir o que faz com que pessoas particularmente produtivas se destaquem.
Como o colega Meyer faz isso? Ela sempre conclui seus projetos no prazo, mas ainda sai do trabalho na hora certa e até tem tempo para um bate-papo na máquina de café. E se você perguntar a ela sobre seu segredo, ela apenas encolhe os ombros, envergonhada, como se dissesse: “Não sei o que você quer dizer. Não estou fazendo nada de especial. “
Alguns colegas são mais produtivos do que outros. Muitos de vocês nem mesmo estão cientes disso. Você decide intuitivamente em que dedica suas horas de trabalho e está certo. Muito pode ser aprendido com esses colegas por meio da observação. Mas não se preocupe: você não precisa procurá-lo sozinho. Coletamos os hábitos mais importantes do colega Meyer, dos quais você também pode se beneficiar.
Trabalhe com mais eficiência – dica 1: cancele reuniões
Você costuma se sentir tão inteligente depois das reuniões quanto antes? Você não é o único. A maioria das reuniões ineficazes se deve à falta de metas . Se a agenda ou o líder da reunião não puderem explicar quais são os benefícios que você obtém de uma reunião ou como o grupo se beneficia com sua presença, cancele. Período. Você pode dedicar o tempo economizado desta forma a outras tarefas e trabalhar de forma mais produtiva.
E se você mesmo liderar a reunião: Selecione os participantes de maneira sensata. A equipe inteira não precisa discutir todos os tópicos.
Trabalhe com mais eficiência – dica 2: mantenha os e-mails esperando
Os e-mails são completamente insaciáveis após um tempo valioso de trabalho. Dias inteiros podem ser gastos fazendo isso. De acordo com a Gesellschaft für Konsumforschung, um funcionário de escritório alemão recebe cerca de 600 emails por mês . Ele fica ocupado com cada mensagem por uma média de três minutos. Isso mostra que a digitalização também pode custar produtividade.
Mas, como um único e-mail é aparentemente processado rapidamente, muitas vezes nos permitimos ser distraídos por ele. No total, porém, há muito tempo. Além disso, uma concentração valiosa está ligada. Portanto, há muito potencial a ser encontrado aqui. Siga duas regras básicas e você trabalhará com mais eficiência:
- Recupere e-mails com menos frequência : Se você não está esperando uma mensagem urgente, pode fechar o programa e abri-lo em horários definidos.
- Escreva menos : um clique e o correio eletrônico está a caminho. Por ser tão rápido, diálogos inteiros funcionam como staccato. Porque em cada mensagem enviada de um lado para outro, geralmente há apenas uma frase. Portanto, a conversa continua ao longo do dia. Um telefonema faria o mesmo em cinco minutos.
Trabalhe com mais eficiência – dica 3: reduza as listas de tarefas pendentes
A gestão do tempo é importante porque organiza de forma otimizada a força de trabalho. Pelo menos em teoria. Na prática, entretanto, você pode se perder nisso. Porque se você exagerar, a economia de tempo esperada não será alcançada. Por exemplo, porque você atribuiu muitas prioridades e não entende mais o que é importante para si mesmo.
Ou porque você não pode ver à primeira vista quais tarefas você precisa fazer hoje. Então, uma lista falhou em cumprir seu propósito e é improvável que aumente sua produtividade. Portanto, você deve verificar regularmente se está usando o respectivo método corretamente e realmente economizando tempo.
Trabalhe com mais eficiência – Dica 4: marque a multitarefa
Agora você tem que ser forte: multitarefa não existe! Seu cérebro não consegue se concentrar igualmente em diferentes tarefas em paralelo. Em vez disso, ele alterna rapidamente entre eles. É exaustivo, cansa mais rápido . Também o impede de se envolver completamente em uma coisa. A qualidade é prejudicada como resultado.
Portanto, não se distraia quando estiver trabalhando em uma tarefa importante. Bloqueie solicitações de colegas de forma consistente. Digamos que você não queira ser incomodado na próxima hora e feche a porta do escritório atrás de você. Essa é uma declaração clara.
Se você trabalha em um escritório aberto , deve criar um local para retiro. Se a sala de reuniões estiver livre, você pode “se refugiar” lá por uma hora para trabalhar em uma tarefa importante. Ou apenas deixe e-mails como e-mails e feche o programa. Dica: reserve horários fixos para o processamento de sua caixa de entrada de e-mail.
Trabalhe com mais eficiência – dica 5: reduza as horas extras
Aqueles que trabalham muito frequentemente não se recuperam o suficiente e estão exaustos. Em vez de se esforçar mais ou tomar outra xícara de café, é melhor ir para casa a tempo para o final do dia e começar a trabalhar com energia renovada no dia seguinte.
Porque se você trabalhar até tarde, em algum momento terá problemas de concentração, trabalhe mais devagar e com menos precisão. Se os intervalos são muito curtos, o dia seguinte também sofre: você já começou com um déficit de energia . Quando você está descansado, pode fazer muitas tarefas em meia hora que teria investido duas horas extras na noite anterior.
Trabalhe com mais eficiência – Dica 6: adie a procrastinação
Digamos que você precise redigir a ata de uma reunião. Você olha suas anotações por alguns minutos, analisa as coisas mais importantes em sua mente, já tem o processo em mente. Resumindo: não é grande coisa. Levaria uma hora, então você estaria pronto. Mas isso não ocorre.
Como você não está com vontade de fazer isso agora, adie a tarefa desagradável para o final da semana. Erro grave. Porque em vez de fazer a tarefa de uma vez, você logo vai cavar sua transcrição novamente e tem que começar tudo de novo. Ler, entender, estruturar – isso, mais uma vez, custa tempo e nervos e, portanto, produtividade. Você pode acabar com mais uma hora de horas extras.
A lição disso é: depois de entender um problema, você deve resolvê-lo rapidamente. Quanto mais você adia pequenas tarefas, mais eficácia perde. E por que não delegar algo aos colegas ?
Trabalhe com mais eficiência – Dica 7: esqueça a perfeição
Fazer o melhor é uma resolução honrosa. Mas nada mais, porque a perfeição é um fantasma. Você sempre encontrará um motivo para melhorar .
Portanto, abandone o ideal de perfeição onipresente. É melhor se concentrar nos objetivos específicos do seu trabalho. Se seu chefe precisa de números importantes importantes o mais rápido possível, use sua energia em cálculos cuidadosos. E só nisso. Uma apresentação impressionante é boa, mas principalmente apenas um acessório estético.
Trabalhe com mais eficiência – Dica 8: Aprenda a dizer “Não”
A utilidade é uma virtude. Promove o espírito de equipe e talvez até a sua carreira. Mas atenção: é fácil dizer “sim” ao atendimento rotineiro de indagações de chefes e colegas. E já muitas tarefas pousam em sua mesa que não se enquadram em sua área de responsabilidade. Como você deve desempenhar suas competências essenciais? Isso é particularmente ruim se você também tiver que trabalhar horas extras como resultado.
Mesmo que seja difícil, você não deve atender a todos os pedidos, mas aprender a dizer “não” . Caso contrário, você apenas ficará atolado. Então, não pode mais haver a questão de trabalhar produtivamente.
Trabalhe com mais eficiência – Dica 9: reduza a pressão
Se trabalharmos muito extensivamente em certos projetos, muitas vezes procuramos uma falha em nós mesmos: trabalhamos muito devagar ou muito desfocados? Em resposta, labutamos mais e mais – as horas extras são inevitáveis novamente.
Mas muitas vezes o problema não está na falta de esforço. É por isso que não adianta se você aguentar ainda mais. Por exemplo, se você não tem experiência com certas tarefas , o treinamento é mais útil do que trabalhar muito horas extras. Ou pergunte a seus colegas sobre pequenas coisas.
O curto canal oficial geralmente leva ao gol mais rápido. Se você perder um prazo porque seu colega não lhe forneceu dados importantes até o último dia, provavelmente há uma falta de comunicação eficaz .
Trabalhe com mais eficiência – Dica 10: seja realista
Artigos como este são fáceis de ler. Mas apenas lê-lo não resolve seus problemas. Se você deseja avançar e aumentar a produtividade no escritório, precisa colocar a teoria em prática.
Para trabalhar com mais eficiência, no entanto, você não deve querer muito de uma vez . Isso significa: diga adeus a algumas das perdas de tempo por enquanto. Por exemplo, escolha duas ou três das 10 dicas de produtividade. Por exemplo, elimine a sua participação desnecessária nas reuniões. Ou configure janelas de tempo fixas nas quais você pode verificar e processar e-mails.
Tente implementar consistentemente esses comportamentos na vida cotidiana por uma ou duas semanas. Em pouco tempo, você descobrirá que está trabalhando de forma mais produtiva. Depois de desenvolver uma rotina, você pode passar para a próxima perda de tempo – passo a passo . Após algumas semanas, você recuperará o controle de suas horas de trabalho.
1. Como as pessoas produtivas estruturam seu trabalho
uma. Prepare-se no dia seguinte
A Sra. Meyer sabe que pode preparar o sucesso de amanhã hoje. Portanto, nos últimos minutos antes do final do dia, ela resume os resultados do dia e faz uma lista de tarefas para o próximo dia útil. Por isso, ela está sempre de olho no seu progresso e sabe o que já fez. Com esse método, ela desmascarou etapas de trabalho que custam muito tempo, mas trazem pouco lucro. Além disso, ela pode se dedicar às próximas tarefas do dia seguinte e não precisa mais se preocupar com o planejamento.
b. Tarefas importantes versus tarefas urgentes
Nem tudo o que é urgente é realmente importante. Se você deixar que as pequenas tarefas o atrapalhem, não conseguirá terminar as grandes a tempo. A Sra. Meyer aprendeu isso com o tempo. É por isso que ela entrega tarefas pequenas, mas urgentes, a seus funcionários, aliviando assim sua lista de tarefas pendentes.
Mas Meyer também tem tarefas que não quer e gostaria de adiar . Ela sabe, no entanto, que isso não fará nada porque ela terá que pensar nisso o dia todo. Isso os distrai de outras tarefas importantes. É por isso que ela começou a fazer as coisas desagradáveis imediatamente.
2. O que as pessoas produtivas não fazem
uma. Gerenciando reuniões ineficientes
O colega Meyer conduz muitas reuniões. Ela pode lhe dizer muito sobre como isso pode ser demorado, especialmente quando os colegas estão constantemente se desviando do assunto ou preferem lidar com seus e-mails . O lado ruim disso é que custa o tempo de toda a equipe e, portanto, é uma das maiores perdas de tempo. Mas, como moderadora da reunião, cabe a ela decidir se a situação ficará fora de controle. É por isso que ela prepara uma agenda precisa com antecedência e aconselha os colegas a cumpri-la. Isso economiza muito tempo para ela e sua equipe.
b. Sempre diga sim
Tem gente que diz sim a tudo. A Sra. Meyer não é uma delas. Se ela não pode assumir uma tarefa devido a razões de tempo ou competência , ela educadamente, mas claramente diz não . Isso significa que todos sabem onde estão. Superiores e colegas podem então distribuir a tarefa em outro lugar.
c. Ser capaz de realizar multitarefas
Muitos dos colegas de Meyer se distraem com novos e-mails. Assim que uma nova mensagem chega, um ícone acende e você abre sua caixa de entrada. A Sra. Meyer não quer se distrair com isso. Em vez disso, ela reservou determinados horários do dia para ler e responder a e-mails. Então ela se dedica a eles com concentração total. Com uma exceção: os e-mails de clientes ou projetos particularmente importantes são exibidos diretamente para ela. Isso pode ser definido em vários programas, como o Microsoft Outlook.
A Sra. Meyer não é uma grande fã de multitarefa, pois diminui a produtividade. Portanto, ela termina sua tarefa atual antes de iniciar uma nova.
3. Como as pessoas produtivas trabalham com colegas e tecnologia
A Sra. Meyer está satisfeita com seu desempenho. Mas ela não está se enganando: algumas coisas podem ser feitas melhor por outras. Ela, portanto, entrega tarefas para as quais não está qualificada para colegas mais competentes. O mesmo se aplica a tarefas para as quais suas qualificações não são exigidas: eles as delegam a seus funcionários.
A tecnologia pode nos distrair. Na era dos smartphones, somos atraídos pela disponibilidade constante da Internet. Para o colega Meyer, esse é um sinal de alerta, mas não um motivo para demonizar a tecnologia como uma perda de tempo. Em vez disso, ela usa todas as ferramentas que tornam seu trabalho mais fácil. Ela conhece os atalhos mais importantes para Windows, Word e Excel e usa modelos de documentos para cálculos comuns. Além disso, ela instalou um aplicativo em seu smartphone que apenas encaminha os e-mails mais importantes para lá.
4. Por que as pessoas produtivas às vezes precisam ir para a clandestinidade
Ela não é fácil de distrair, mas às vezes a colega Meyer tem que se isolar do mundo exterior. Se ela está realizando uma tarefa particularmente importante, ela só quer ser incomodada em casos absolutamente excepcionais. Em seguida, ela muda o telefone para a conexão de um colega. É assim que ela consegue concluir até mesmo projetos particularmente complicados dentro do prazo.
À primeira vista, o colega Meyer pode parecer um pouco perfeito. Talvez nem todos os hábitos acima possam ser combinados em uma pessoa. Mas não custa tentar de qualquer maneira. Afinal, todos podem se beneficiar com um pouco mais de produtividade – este também é um bom argumento ao procurar um emprego . Se você aprender um pouco com ela, logo poderá ser o colega que todos estão perguntando como ele consegue administrar tudo tão bem e ainda não parecer exausto. Com a diferença de que você não precisa encolher os ombros, mas pode explicar aos seus colegas o que é importante.