Você sabia que com 507 milhões de post-its você poderia “embrulhar” o mundo inteiro? Se o seu local de trabalho está se desenvolvendo nessa direção e quase não é visível para todas as notas e pilhas de papel, você pode remediar isso agora: Com nossas cinco dicas simples, sua mesa ficará arrumada – mesmo com mentes criativas que não têm medo do caos!
Dicas para a organização ideal da mesa
1. Sistema de arquivamento
Existem diferentes sistemas de organização para o escritório que o ajudam a criar espaço na mesa e ao mesmo tempo manter uma visão geral. Em primeiro lugar, isso inclui um sistema de arquivamento bem planejado com vários compartimentos . Quantos assuntos você precisa é muito individual. Mas deve haver pelo menos três , com a seguinte subdivisão:
- Novo
- Em progresso
- Concluído
Se você está trabalhando em projetos diferentes, que geram muita papelada, pode valer a pena dividi-los ainda mais: Você pode escolher três disciplinas distintas para cada projeto ou, por exemplo, apenas dividir a disciplina “em andamento”. Se você ainda não pode estimar quanto espaço você precisa, comece com as três categorias e expanda-as ao longo do tempo, se necessário. Se alugar um escritório num First Choice Business Center , encontrará o primeiro compartimento para a sua arrumação da mesma forma que já na recolha – porque faz parte do equipamento dos nossos escritórios à !
➳ Dica : Seus colegas costumam colocar documentos na mesa para você processar ou verificar? Em seguida, posicione o compartimento de armazenamento para os recém-chegados de forma que outras pessoas possam acessá-lo facilmente e etiquetá-lo com clareza. Tudo termina onde pertence e sua organização de mesa não é prejudicada em sua ausência.
2. pasta
Para que o compartimento pronto em seu sistema de arquivamento não transborde em algum momento, você pode adquirir sistemas de organização adicionais para o escritório. Pastas clássicas mais adequadas nas quais você pode arquivar todos eles. Rotule as pastas de forma legível e clara. Fica ainda mais claro se você escolher cores diferentes .
O seu assunto tende a encher rapidamente para tudo o que ainda está em andamento? Então, pode ser útil se você comprar uma ou mais pastas para esses documentos também, para que possa controlá-los facilmente. Em contraste com o compartimento de armazenamento, você também pode fornecer mais estrutura dentro da pasta, separando diferentes projetos e tarefas com folhas separadoras . Além disso, escolha uma classificação que faça sentido para você, por exemplo, em ordem alfabética ou cronológica.
A propósito, as pastas em si não pertencem à sua mesa, mas de preferência à prateleira do seu escritório. Assim, você tem mais espaço em sua superfície de trabalho e ainda tem acesso rápido a tudo que é importante.
3. Notebook e planejador
Com arquivos e um sistema de arquivamento, você agora tem as torres de papel sob controle. Para manter a sua secretária arrumada, só falta uma solução para as inúmeras pequenas notas que gosta de fazer no seu trabalho quotidiano: em post-its, blocos de notas, almofadas de secretária ou folhas de papel soltas. Para agrupar tudo em um só lugar e nunca mais perder nada, compre um notebook . Para que seja realmente utilizado no momento crucial, mantenha-o sempre ao seu alcance. Isso significa que a papelada solta é coisa do passado. Isso não só tem a vantagem de ter mais pedidos em sua mesa, mas também de encontrar suas anotações repetidamente.
Além do notebook, um planejador o ajuda a controlar todos os seus compromissos, prazos e tarefas importantes . Dependendo de quanto você deseja escrever aqui, pode ser um calendário de bolso, de mesa ou de parede.
Você também pode usar o bloco de notas e o calendário digitalmente , por exemplo, via Outlook – com a vantagem de poder definir lembretes aqui e convidar outras pessoas para compromissos com facilidade. Uma desvantagem, no entanto, é que você não pode ver tudo de relance, mas sempre tem que chamar primeiro o programa relevante. É por isso que muitos ainda gostam de ter uma versão háptica de rolagem.
4. Rotina para arrumar a mesa
Depois que o sistema de arquivamento estiver instalado e o notebook estiver pronto para uso, a última etapa é liberar sua mesa de tudo o que está por aí e não é necessário. É claro que alguns pequenos elementos decorativos podem permanecer – não deve parecer muito estéril e impessoal! Certifique-se, no entanto, de ter espaço suficiente para trabalhar e de não empilhar documentos que não estejam em uso.
Para manter as coisas organizadas em sua mesa, coloque tudo em seu lugar todas as noites . É um belo ritual para encerrar a jornada de trabalho e iniciar o seu tempo livre. Você também estará ansioso para retornar a um local de trabalho organizado na manhã seguinte! Pelo menos uma vez por semana, você também deve cuidar do arquivamento e, possivelmente, das pastas dos projetos em andamento e também garantir que estejam organizados.
Você não tem tempo para limpezas regulares? Uma equipe competente está disponível no First Choice Business Center para apoiá-lo com o seu processo e muitos outros serviços de secretariado ! Estamos felizes em fazer tudo por você para que você tenha a cabeça limpa e possa se concentrar totalmente em suas tarefas principais. Informe-nos se está interessado em um escritório com serviços empresariais !
Truques extras: peça na mesa para mentes criativas
Algumas pessoas acham mais difícil do que outras manter a mesa arrumada: você acabou de arquivar e arrumar tudo perfeitamente, mas em muito pouco tempo a torre de papel torta de Pisa cresce novamente em sua mesa e sua tela desaparece sob as notas adesivas ? Não se preocupe – pessoas criativas, em particular, costumam ter tendência para o caos! Ao fazer isso, eles geralmente controlam as coisas por mais tempo do que pessoas organizadas no meio do caos.
No entanto, uma organização de mesa inteligente e espaço livre suficiente para trabalhar são essenciais , mesmo para mentes criativas , a fim de se manterem produtivas a longo prazo. Isso pode ser feito facilmente com alguns truques:
Os valores externos contam
Todos nós gostamos de nos cercar de coisas bonitas – e as pessoas criativas, em particular, costumam ter um olhar especial para a estética . Aproveite isso ao escolher seus sistemas de organização para o escritório e outras ajudas: Compre um notebook, por exemplo, que você realmente goste em termos de capa e design. Você descobrirá que, sempre que abrir e escrever algo, você terá prazer. Afinal, esta é a estrutura na qual você registra suas ideias inovadoras, então pode haver algo particularmente atraente. O mesmo vale para suas pastas, fichários, bandejas de armazenamento e tudo o mais que você rodeia o dia todo.
Os nomes são mais do que fumaça e espelhos
Ao ouvir a palavra prateleira, você tem a sensação de escorregar da cadeira do escritório por causa do tédio? Torne o seu mundo de trabalho um pouco mais divertido, dando às suas pastas e compartimentos de armazenamento nomes criativos , por exemplo, “Dinheiro, dinheiro, dinheiro” em vez de “Faturas” ou “Trabalho em andamento” em vez de simplesmente “Em andamento”. Tenho certeza que você pode pensar em alguns títulos engraçados! Se você não trabalha de forma independente ou como empresário individual, é melhor adicionar um termo geralmente compreensível – para que seus colegas também tenham uma visão clara quando você estiver de férias ou doente.