Alguns adoram, outros odeiam: o escritório de plano aberto. Trabalhar da forma mais produtiva possível com muitas pessoas em um espaço confinado é um desafio. Mas com cortesia e tolerância e com nossas dicas você dominará seu trabalho do dia-a-dia com louvor.
Telefones tocando, cadeiras rangendo, colegas conversando – um escritório de plano aberto não é realmente um oásis de calma. Ao mesmo tempo, porém, a cooperação sem portas ou obstáculos promove a criatividade e o intercâmbio entre os colaboradores. É por isso que a tendência para escritórios de plano aberto na Alemanha, como Google e Cia., Está dando o exemplo.
As vantagens e desvantagens de um escritório de plano aberto podem ser discutidas de forma excelente. Como funcionário, entretanto, você geralmente não pode escolher se tem um escritório individual ou se senta em uma mesa ao lado de muitos outros colegas. As regras a seguir o ajudarão a se manter produtivo em um escritório de plano aberto .
Escritórios de plano aberto são padrão no trabalho do dia-a-dia moderno. Trabalhar junto aumenta a motivação e a motivação. Essa é a teoria. Na prática, os quartos compartilhados são como um caldeirão em que ninguém consegue se orientar. Além do tempo de pesquisa desnecessário, essa bagunça deixa uma impressão pouco profissional nos visitantes e clientes. A única coisa que ajuda é um conceito uniforme para fazer com que todos os colegas tenham uma linha comum. Nossas dicas eficazes convencem até os caóticos da eficácia das medidas.
Qual é o problema
Os escritórios de plano aberto aumentam a produtividade porque os funcionários estão em constante comunicação uns com os outros. Mas ideias diferentes sobre ordem no local de trabalho podem facilmente causar aborrecimento. Se não houver regras do jogo acordadas para lidar com materiais compartilhados, os tempos de busca irritantes aumentam. Além da frustração, o transtorno também impacta negativamente a empresa. Um ambiente de trabalho caótico é suficiente para que visitantes e clientes duvidem do profissionalismo da empresa.
É assim que funciona
Um escritório de plano aberto só pode se desenvolver em um local de trabalho eficiente se todos se unirem e estabelecerem regras. Portanto, é importante discutir e decidir sobre todas as mudanças em conjunto. Somente aqueles que entendem as novas estruturas podem implementá-las.
Dica nº 1 para o escritório de plano aberto: limpe todas as mesas de forma sustentável
Qualquer pessoa que limpa seu local de trabalho está sempre olhando. É um fato que associadores vazios são mais eficientes do que associadores completos. Combine os seguintes princípios com seus colegas no escritório de plano aberto:
- Tudo o que é necessário todos os dias vem direto para a mesa.
- O que é usado apenas uma ou duas vezes por semana não acaba diretamente no local de trabalho, mas ao alcance de fácil acesso, como prateleiras ou armários.
- Materiais e documentos raramente usados não têm lugar no escritório de plano aberto. Eles são terceirizados e buscados, se necessário.
Dica nº 2 para o escritório de plano aberto: defina as regras do jogo como padrões
No escritório de plano aberto, a ordem só pode ser estabelecida permanentemente se todos estiverem por trás das mudanças decididas. O supervisor não toma decisões sobre as cabeças dos funcionários, mas em vez disso, todos determinam em conjunto as novas regras do jogo para o escritório de plano aberto:
- As carteiras ficam arrumadas no final da jornada de trabalho.
- Áreas de armazenamento como mesas, aparadores ou peitoris de janela não são usadas como espaço de armazenamento para arquivos, documentos ou materiais.
- Cada funcionário possui uma caixa de entrada que deve estar vazia no final do expediente.
Também esclareça o comportamento no escritório de plano aberto. Conversas irritantes ou chamadas telefônicas longas devem ocorrer em uma sala separada.
Dica nº 3 para o escritório de plano aberto: torne as regras do jogo visíveis
Fora da vista, longe da mente. O que ontem foi decidido com muito entusiasmo, alguns colegas já esqueceram o hoje no agitado dia a dia de trabalho. É por isso que é importante mostrar as regras do jogo para que sejam visíveis e facilmente acessíveis a todos. Um bom lugar é sobre a copiadora que todos usam diariamente. Durante o processo de cópia, o olhar se apega automaticamente aos padrões do escritório de plano aberto, que muitas vezes são formulados de forma humorística.
Dica nº 4 para o escritório de plano aberto: dê um lar às coisas
As pessoas são individualistas. Sem regras, todo colega vai pensar e implementar suas próprias estratégias organizacionais. É por isso que a regra principal é: tudo tem um lugar, tudo tem seu lugar. O material de escritório e os arquivos devem estar em armários e estantes. As etiquetas garantem que as coisas sejam colocadas no lugar certo. Os locais de armazenamento fixos reduzem os tempos de busca e arrumação e aumentam a eficiência do escritório.
Dica nº 5 para o escritório de plano aberto: com a lista de verificação, você mantém o controle
No início, todos estão motivados, mas então a velha confusão se insinua novamente. Portanto, você deve verificar a cada três meses se todos ainda estão seguindo a ordem acordada. Nossa lista de verificação ajuda você a ficar de olho em todos os pontos importantes.
Dica extra:
Geralmente, há um nível comparativamente alto de ruído em escritórios de plano aberto, o que pode prejudicar a concentração de funcionários. Essas desvantagens podem ser reduzidas de forma direcionada com tapetes grossos, cortinas de tecido pesadas e divisórias de absorção de som.
As 5 regras mais importantes em um escritório aberto
Regra 1: Comunique-se aberta e honestamente
Normalmente você passa pelo menos 40 horas por semana no escritório de plano aberto – não é de se admirar que às vezes você se irrite. Se a conversa particular que seu colega fez significa que você não consegue se concentrar, apenas uma coisa ajuda: fale sobre o que está incomodando você – imediatamente.
Não sofra em silêncio quando a pessoa sentada ao seu lado der um tapa na goma de mascar com tanta força que você ficará cada vez mais nervoso e agressivo. Seja amigável e diplomático durante a conversa . Desta forma, você evita que sua coleira estourar e cheirar a pessoa em questão na frente da equipe reunida – e você mesmo pode distrair seus colegas.
Regra 2: conheça seus colegas
Normalmente, o trabalho é mais divertido quando você trabalha com pessoas que pensam como você . Em um escritório aberto, você tem a oportunidade de conhecer muitos colegas em um curto espaço de tempo. Você descobrirá rapidamente com quem compartilha interesses comuns. Aproveite e converse com colegas de outras áreas.
Isso tem outra vantagem: quanto mais colegas você conhecer, mais cedo receberá notícias e informações importantes . Por exemplo, se os projetos estão sendo executados com sucesso e os clientes estão satisfeitos. Talvez este seja o momento certo para lembrar seu supervisor sobre o treinamento ou aumento de salário que você está esperando há muito tempo.
Regra 3: Cuidado com fofocas e fofocas
A vantagem de uma troca animada rapidamente se torna uma desvantagem se você contar algo confidencial a alguém – independentemente de estar sentado ao seu lado ou ao seu parceiro no telefone celular. Sempre presuma que seus colegas estão ouvindo ao seu redor . Porque é isso que eles fazem na maioria das vezes, especialmente quando você está tentando falar baixinho. De repente, espalharam-se histórias sobre você que não são da sua conta.
Portanto, é melhor ter conversas privadas ao ar livre ou em uma sala de reuniões gratuita. Nem fofocas ou reclamações sobre o chefe pertencem ao escritório aberto. Lembre-se de que os colegas podem olhar por cima do seu ombro quando você navegar na Internet ou escrever e-mails privados . Tenha cuidado com isso no escritório de espaço aberto , mesmo se seu empregador geralmente permitir.
Regra 4: Seja atencioso
Um colega é sempre muito caloroso, o outro reclama que há uma corrente de ar. Uma funcionária se pulveriza regularmente com seu desodorante penetrante, enquanto o celular da outra emite um bipe o tempo todo. Você conhece esses casos? Infelizmente, existem muitas pessoas que agem como se estivessem sozinhas no mundo – ou em um escritório aberto. Isso os torna uma provação para os nervos dos colegas .
Como em um apartamento compartilhado, morar e trabalhar juntos funciona melhor em um escritório de espaço aberto, quando todos têm consideração uns pelos outros. Lidere pelo exemplo . Faça um esforço para se comprometer . Você pode não ser capaz de agradar a todos – mas pode encontrar maneiras de tornar a vida cotidiana mais agradável para você e seus colegas.
Regra 5: Mergulho permitido
Em alguns dias, você só quer ter paz de espírito, por exemplo, porque está trabalhando com falta de tempo em um projeto complicado ou simplesmente está de mau humor. É melhor informar brevemente às pessoas sentadas ao seu lado que você não deseja ser incomodado. Você não precisa dar nenhuma razão para isso. Quando você consegue se concentrar melhor com sua música favorita no ouvido, pode bloquear o escritório de plano aberto por um tempo com fones de ouvido .
Use o intervalo do almoço para uma caminhada e desanuvie a cabeça. Se você quiser escapar do nível de ruído do escritório de plano aberto, visite a cafeteria de vez em quando ou respire um pouco de ar fresco na porta.
Quer você ame ou odeie seu escritório de plano aberto – tente não levar seus colegas e suas peculiaridades muito a sério. Às vezes, um pouco de humor o ajuda mais do que ficar chateado com pequenas coisas.
Que truques você tem para tornar o seu dia-a-dia o mais agradável possível? Estamos ansiosos para receber dicas de sua própria experiência. Escreva-nos um comentário!