Como planejar uma reuniões de negócios de sucesso

Discuta tópicos de trabalho importantes com os funcionários, troque ideias sobre os desenvolvimentos do setor ou convença os parceiros de negócios de um novo produto: Reuniões e conferências são parte integrante do trabalho diário nas empresas hoje . Os encontros regulares também são ideais para desenvolver novas ideias em conjunto, fortalecer contatos ou ampliar conhecimentos.

No entanto, vozes são repetidamente ouvidas que relatam tédio, apresentações sem sentido ou nenhum conhecimento adquirido em reuniões. Achar as reuniões do projeto simplesmente desnecessárias, pois elas apenas desperdiçariam tempo e dinheiro. Eles estão certos! Porque reuniões e conferências mal planejadas e realizadas de forma despreparada dificilmente oferecem valor agregado para os participantes e organizadores. Neste artigo, você aprenderá:

  • como planejar conferências e reuniões de forma que o evento seja lucrativo para todos os participantes
  • por que os horários sempre precisam de um plano de emergência
  • como você já pontuou com o convite
  • como o local pode contribuir para o sucesso de uma reunião

Para que você não esqueça de nada quando estiver planejando sua conferência: Baixe a lista de verificação no final deste artigo e marque ponto por ponto!

Reuniões e conferências bem planejadas precisam de um objetivo

O que veio primeiro: a reunião bem-sucedida ou o planejamento cuidadoso? Conferências e reuniões de projeto não são lucrativas e bem-sucedidas por si só porque apresentam grandes sucessos para a empresa ou porque oradores proeminentes falam. A marca registrada de eventos de sucesso é seu planejamento cuidadoso. . Em primeiro lugar, isso inclui determinar o objetivo do evento.

Mesmo se você gosta de discutir muitas coisas em uma reunião de funcionários ou gostaria de apresentar toda a gama de seus serviços para clientes em potencial em seu evento: Defina a meta que deseja alcançar com precisão e planeje uma agenda com tópicos adequados e um cronograma . Por exemplo, se o objetivo de sua reunião de funcionários é aumentar o desempenho de trabalho dos funcionários, sua agenda pode incluir os seguintes tópicos: revisar os processos de trabalho juntos, determinar as necessidades de treinamento, desenvolver regras para trabalhar juntos em uma equipe .

Planeje conferências e reuniões com o KISS

Qualquer agenda, não importa quão boa seja, não funcionará se não for planejada de forma realista. A fim de lidar com temas de forma eficaz e para evitar desvios da ordem do dia, o método KISS (BEIJO = K eep I t S imple e S tupid) é recomendado. Lide apenas com os pontos mais importantes de um tópico e, se necessário, marque outro encontro em uma nova data para perguntas diferentes. O planejamento previsível de uma conferência ou reunião também inclui a criação da programação de forma que haja sempre tempo suficiente para perguntas dos participantes ou ideias espontâneas sobre um tema.

Mesmo se você estiver planejando sua conferência nos mínimos detalhes: Incidentes inesperados podem atrapalhar seu evento! Por isso, os profissionais da organização de eventos sempre elaboram um plano de emergência . O que você pode fazer se, por exemplo, um locutor cancelar em um curto espaço de tempo? Como a falha repentina da tecnologia de apresentação pode ser superada? Com um plano B flexível em seu bolso, o sucesso de sua conferência não precisa sofrer com essas falhas.

Uma programação realista e um planejamento orçamentário claro tornam a organização do evento mais fácil

A data da própria reunião também pode ser escolhida com antecedência para que haja o menor número de falhas possível. É melhor evitar reuniões durante as férias escolares ou perto dos feriados . Desta forma, você garante que o maior número possível de convidados também possa aparecer. Eventos que se sobrepõem a uma grande feira comercial ou evento esportivo podem garantir rapidamente que seu plano de emergência tenha efeito: participantes ou palestrantes têm que esperar em engarrafamentos e estão atrasados, acomodação, voos ou bilhetes de trem não estão mais disponíveis ou apenas em um preço significativamente mais alto para adquirir.

O orçamento para uma reunião ou conferência geralmente pode ser planejado de forma realista se você identificar o maior número possível de geradores de custos desde o início e planejá-los generosamente. Além dos custos de aluguel de sala, catering, equipe ou tecnologia de eventos, itens menores como taxas de cartões de visita, brochuras, licenças ou brindes não devem ser esquecidos.

Os melhores são os convidados: convide os participantes e prepare-os especificamente

Se você já sabe em seu planejamento quem gostaria de convidar para o seu congresso, deve enviar os convites em tempo hábil . O processo pode ser ainda mais eficaz se você

  • Inclua um cartão de resposta com o convite com uma data de novo registro
  • ou utilizar uma ferramenta eletrônica que permita aos convidados confirmar sua participação com um simples clique do mouse.

Para dar aos participantes uma boa impressão antecipada dos principais tópicos que podem esperar da reunião, pelo menos o cronograma aproximado pode ser enviado com o convite . Portanto, não apenas aqueles que são contatados sabem se realmente obterão um benefício significativo com o evento. Há também uma oportunidade para você verificar os interesses dos seus convidados antes do início do evento e incluir ideias iniciais no planejamento.

Os participantes que devem assumir uma tarefa na reunião devem informá-lo sobre isso o mais cedo possível . Por exemplo, o funcionário em questão que vai apresentar o relatório trimestral de seu departamento na reunião tem tempo suficiente para preparar sua apresentação com valor agregado para todos os participantes.

Planeje uma conferência no local certo

A escolha do local é tão importante quanto o planejamento cuidadoso do andamento do evento. Em primeiro lugar, surge a pergunta: O evento deve ser uma reunião presencial no local? Afinal, desde Corona, no máximo, congressos, reuniões e conferências digitais têm se tornado cada vez mais populares: esses eventos online não apenas permitem que as pessoas se reúnam apesar das restrições de contato, mas também tornam mais fácil planejar conferências internacionais onde os convidados fariam de outra forma tem que viajar de todo o mundo.

Porém, para todos os eventos que vão além do âmbito interno da empresa, é aconselhável disponibilizar, pelo menos, aos palestrantes uma sala equipada com tecnologia profissional. Você pode então decidir se deseja que todos os convidados fiquem sintonizados via transmissão ao vivo ou se alguns deles podem participar do evento no local. Graças ao conceito de higiene confiável, isso é possível a qualquer momento no First Choice Business Center, por exemplo. 

Se você decidiu por um evento no local ou um evento híbrido, existem alguns aspectos a serem considerados. As salas devem oferecer pelo menos espaço suficiente para todos os participantes, ter condições técnicas e climáticas adequadas e garantir que a sua reunião decorra sem problemas. Nossa lista de verificação o ajudará a encontrar o local certo para sua reunião planejada :

  • A acústica da sala permite que todos os participantes acompanhem bem o evento?
  • Pode-se descartar que o ruído do canteiro de obras, o trânsito público ou outras fontes de ruído perturbem o evento?
  • A sala de eventos tem temperatura agradável e boa iluminação? Tem ar condicionado?
  • Especialmente com eventos híbridos: uma conexão de Internet estável para a transmissão ao vivo é garantida o tempo todo? 
  • Especialmente para eventos no local: Quais são as opções de assentos?
  • É possível fornecer alimentos e bebidas no local? Quem vai cuidar disso no local?
  • O local da conferência é de fácil acesso? Existem lugares de estacionamento gratuitos nas proximidades?

Por último, mas não menos importante, o equipamento técnico no local é decisivo para a escolha de uma sala de eventos . Flip charts ou whiteboards e uma conexão poderosa com a Internet devem pelo menos estar disponíveis. Em nossos centros de negócios First Choice, projetores, sistemas de microfone e telas planas complementam a seleção da mídia de apresentação. Você também ganha segurança no planejamento porque nossa equipe no local está sempre disponível para você, caso tenha alguma dúvida.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *