Como organizo meu escritório para que a vida cotidiana no escritório seja o mais fácil possível? Como se sabe, a ordem é metade da vida – mas a outra metade consiste em desordem ou mesmo caos. Portanto, é importante atualizar seu sistema de arquivamento em intervalos regulares. Alguns talentos naturais têm um bom dom para organizar seu escritório. Para todos que ainda precisam de melhorias, oferecemos dicas pequenas, mas eficazes, sobre o arquivamento de documentos.
Estrutura básica com prioridades para o trabalho diário
Considere a rotina diária clássica em sua vida diária no escritório. Determine um momento no qual você deve verificar a estrutura básica todos os dias e substituí-la se necessário. O ideal é de manhã cedo. Pegue sua lista de tarefas, anote as prioridades e, em seguida, trabalhe primeiro nos aspectos mais importantes – isso manterá a organização do escritório organizada e estruturada.
Use compartimentos e pastas rotulados
A boa estrutura básica com pastas e compartimentos rotulados promove uma classificação rápida e o agrupamento das mesmas tarefas. Se você nomear os compartimentos e pastas de uma forma que seja fácil de entender, o representante pode facilmente manter seu sistema de classificação. Adapte esta estrutura às suas necessidades: Classifique por mês e ano, por projetos ou campos de tarefas, para os quais você cria os assuntos e pastas apropriados. Os compartimentos são usados para o trabalho ativo, as pastas são usadas para armazenar as atividades concluídas, o que torna muito mais fácil arquivar os documentos corretamente e manter a organização do escritório limpa.
Não adie tarefas pequenas – agrupe-as ou faça-as diretamente
O trabalho de escritório geralmente se arrasta porque muitas tarefas pequenas demoram. Basicamente, você deve, portanto, implementar imediatamente tarefas que levem menos de cinco minutos. Se houver várias tarefas do mesmo tipo, vale a pena agrupá-las: responder a e-mails, arquivar documentos ou telefonemas tornam-se blocos de tarefas que podem ser processados mais rapidamente.
Um livro de tarefas em vez de uma confusão de papéis
Use um caderno ou caderno como caderno de tarefas para suas anotações, que está sempre aberto e com uma caneta esferográfica sobre a mesa. Então você declara guerra. E o melhor de tudo: as notas não podem mais ser perdidas.
Organize o escritório tendo a lixeira como um importante utensílio diário
Reduza os documentos ao mínimo e evite quantidades excessivas de papel. Você imprimiu todos os e-mails de um processo? Se todos os envolvidos usam a “função de resposta”, o último e-mail geralmente é suficiente, a partir do qual o processo completo pode ser visto na ordem correta (visto de trás para frente). Para muitos processos, o arquivo digital é suficiente, que você também pode criar com nomes de fácil compreensão a partir do exemplo das pastas na prateleira.
Aumente a eficiência e o cuidado por meio de uma tarefa única
“Como faço para organizar meu trabalho?” Essa pergunta geralmente leva ao desenvolvimento de táticas complexas para alcançar o máximo possível no menor tempo possível. Na agitada vida diária do escritório, muitos tendem a fazer várias tarefas ao mesmo tempo. A concentração e o cuidado muitas vezes sofrem como resultado. Evite multitarefa e concentre-se em cada tarefa individual. Você ficará surpreso com o tempo economizado pelo trabalho concentrado.
Como posso organizar meu trabalho? Descarte as tarefas concluídas imediatamente!
Assim que uma tarefa for concluída, você deve colocá-la imediatamente nas pastas e compartimentos corretos. Verifique entre documentos importantes e notas incluídas, reduza os documentos ao mínimo e use a lata de lixo para notas supérfluas. O arquivamento de documentos deve ser realizado conforme necessário e um backup regular deve ser obrigatório se você arquivar os arquivos digitalmente!
Antes do final do dia – arrume sua mesa
A última tarefa do dia deve ser arrumar a mesa. Use seu livro de mesa, no qual você transfere as tarefas do dia seguinte e adiciona novas tarefas. Por último, coloque o livro de secretária com uma caneta sobre a secretária arrumada e pode começar imediatamente no dia de trabalho seguinte – é assim que funciona a boa organização de escritório!
Nossas dicas para a pergunta: “Como organizo meu escritório?”
- Construa uma estrutura básica com um sistema de prioridade.
- Crie pastas e compartimentos de armazenamento de acordo com uma estrutura básica autoexplicativa.
- Conclua ou agrupe pequenas tarefas diretamente.
- Livro de mesa como alternativa à bagunça de papel
- Aproveite o lixo.
- Uma tarefa única em vez de multitarefa.
- Conclusão da tarefa por meio de arquivamento cuidadoso.
- Sempre saia do local de trabalho com uma mesa organizada.