Como manter uma mesa de escritório organizada

Arquivos antigos, xícaras de café esquecidas e o calendário de 2012 não são itens decorativos adequados para o escritório, mas sim ruins para o zelo pelo trabalho. Com um pouco de ordem e alguns truques, no entanto, você pode aumentar facilmente sua produtividade – e se divertir mais no local de trabalho.

A caminhada da porta do escritório até a mesa o lembra de uma pista de obstáculos? Você tem que escalar arquivos e depois fazer slalom através de um exército de garrafas retornáveis? E quando você se senta na cadeira do escritório, precisa de pelo menos dez minutos para localizar o teclado do computador entre todas as notas?

Então, talvez você deva limpar seu escritório novamente. Porque um local de trabalho organizado não apenas melhora o humor, mas também o ajuda a aumentar sua produtividade.

Especialmente no início de um novo ano ou ao começar um novo emprego, é hora de recomeçar no local de trabalho. Arrume, limpe documentos antigos e crie espaço. Resumimos 8 dicas contra o caos em sua mesa e explicamos como você pode manter as coisas organizadas a longo prazo.

Oito sinais inconfundíveis de que você deve limpar seu escritório

  1. Há tantos post-its presos em seu monitor que você já os confundiu com a placa de pinos algumas vezes. Arranhões na tela são testemunhas silenciosas disso.
  2. A receita das garrafas retornáveis ​​em seu escritório seria suficiente para um longo fim de semana em uma capital europeia.
  3. Os cabos emaranhados sob sua mesa lembram uma linha de energia em Bangkok.
  4. Quando seus colegas o visitam no trabalho, eles geralmente param no corredor e trazem suas preocupações por uma estreita fresta na porta.
  5. As pilhas de papel em sua mesa estão tão juntas que não deixam mais passar a luz do dia.
  6. Olhando para o calendário, você pode saber exatamente o que estava fazendo no mesmo dia, três anos atrás.
  7. Antes de tomar um gole de café, encontre as dez xícaras na mesa hoje.
  8. Quando você abre a janela para ventilar, um monte de poeira sopra pelo escritório à maneira dos filmes de faroeste.

Se o seu escritório atende a um dos critérios mencionados, você deve garantir rapidamente que esteja mais arrumado e limpo. Com nossas dicas de primeiros socorros, você pode economizar na próxima limpeza da primavera e trabalhar de forma produtiva durante todo o ano:

  1. Consultas de curto prazo : em vez de coletar todas as consultas em Post-its, você deve concluir tarefas que ocupam menos de cinco minutos do seu tempo imediatamente. Para todas as tarefas restantes, o ideal é criar uma lista de tarefas e manter um corredor de tempo livre durante o qual você trabalha na lista.
  2. Xícaras de café: Recomenda -se sempre guardar imediatamente as xícaras de café usadas. Se isso não funcionar, adquira o hábito de guardar suas xícaras e copos no final do dia de trabalho.
  3. Ar fresco: o ar bom promove a capacidade de concentração. Abra a janela quando vier ao escritório de manhã e antes de ir almoçar, claro que com mais frequência se necessário.
  4. Pilhas de papel: mesmo que a maioria das informações seja digital hoje em dia, acontece repetidamente que também precisamos de documentos em papel (por exemplo, documentos contratuais). Crie uma pasta para cada tipo de documentação. Desta forma, você tem todos os documentos em mãos e pode localizá-los com precisão.
  5. Cartões de visita: a grande vantagem das redes de negócios é que funcionam basicamente como cartões de visita. Em vez de coletar cartões de visita na gaveta, você deve perguntar se pode fazer networking no Xing ou no LinkedIn . Ou você pode criar os detalhes de contato em seu programa de e-mail.

1. Separe-se do antigo

Para obter uma visão geral do que está em sua mesa, você deve primeiro resolver. Lute contra a inundação de papel e jogue fora com rigor tudo o que você não precisa mais. Você não precisa manter tudo impresso, já que quase todas as informações estão disponíveis online atualmente.

2. Desenvolva um sistema de processamento

Muitas vezes, a bagunça começa com a maneira como você trabalha. Portanto, desenvolva um sistema de processamento para poder dividir as tarefas. Obtenha compartimentos de armazenamento com significados diferentes. Pode haver um compartimento de entrada, o compartimento para tarefas atuais que estão sendo processadas e um compartimento de saída ou armazenamento.

3. Etiqueta

Para controlar as coisas, rotule seus documentos. Isso significa que você pode ver rapidamente quais documentos pertencem a cada pasta. As pastas rotuladas parecem organizadas e organizadas à distância.

4. Crie lugares fixos

Antes de começar a arrumar, pense em locais permanentes. Analise os processos de trabalho em sua cabeça e veja qual equipamento você precisa com mais frequência e qual apenas raramente. As coisas de que você frequentemente precisa para o seu trabalho podem ser encontradas em um ambiente tangível.

5. Definir limites

Você adicionou compartimentos de armazenamento, etiquetou suas pastas e classificou os documentos apropriadamente, ótimo! Mas cada compartimento e cada pasta às vezes atinge seus limites de capacidade. Determine quando os limites são atingidos. Ao arquivar documentos atuais, considere se processos e documentos antigos podem ser descartados. Este método ajuda você a manter seus materiais atualizados.

É assim que você mantém sua mesa arrumada no longo prazo

1. Digitalize seu local de trabalho

Pense em quais documentos você só pode manter digitalmente. Você pode digitalizar documentos importantes que não deseja perder e incorporá-los em sua estrutura de pasta digital. Para que você não esqueça de nada, salve seus compromissos no calendário e receba um lembrete por e-mail. Isso significa que você quase não precisa de anotações em sua mesa.

2. Arrume-se antes do final do dia

Antes de sair do escritório e encerrar o dia, você deve arrumar e arrumar sua mesa todas as noites. Não há nada pior do que encontrar uma mesa na manhã seguinte que parece ter explodido uma bomba.

3. Implemente seu sistema de edição

Quando você encontrar seu sistema de edição pessoal, torne-o uma realidade. Defina os horários ao vasculhar seus compartimentos de armazenamento. As coisas que vão para a sua caixa de entrada podem ser visualizadas no final da manhã e pouco antes do final do expediente, por exemplo. Tudo o que você pode fazer em questão de minutos, você pode fazer agora. Tudo o que não é importante vai para a lixeira e é melhor largá-lo imediatamente.

Você verá que, com essas dicas e uma mesa arrumada, poderá trabalhar muito melhor e de forma mais produtiva. A propósito, seu chefe registrará a limpeza de primavera positivamente: em um estudo dos EUA da OfficeTeam , 83% dos 500 gerentes de RH disseram que consideram um funcionário menos profissional se seu local de trabalho estiver desarrumado. Um pouco mais de ordem também é bom para sua carreira!

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