Como economizar nos custos de um escritório

Ter seu próprio escritório custa muito mais do que apenas alugar. É necessário adquirir e manter o PC e a tecnologia de telefonia, as mensalidades de conexão à Internet, os custos operacionais como luz e energia e, no final das contas, o serviço de limpeza também é um fator de custo. Portanto, especialmente com start-ups, freelancers e empresas jovens, surge a questão de como esses custos podem ser salvos ou minimizados. Com um serviço de escritório externo, você economiza custos e tem mais tempo para suas tarefas principais.

Quanto custa fazer você mesmo o serviço de escritório?

Se você passar por uma típica vida de escritório do dia-a-dia em sua mente, ficará surpreso ao ver quantas perdas de tempo se escondem em muitos lugares.

Fatores de tempo estimado de um escritório médio calculado proporcionalmente ao longo de 1 dia: 

  • Fazendo café: cerca de 10-15 minutos por dia
  • Atender chamadas: aprox. 30 minutos
  • Aceitando correio e encomendas: aprox. 5 minutos
  • Organizar reuniões com clientes: aproximadamente 30 minutos
  • Viagens de correio para os correios, impressora, consultor tributário, etc.: Aprox. 15-45 minutos
  • Limpeza do escritório: aprox. 30 minutos

Pense em quais tarefas principais você poderia executar durante esse tempo se trabalhar concentrado e as tarefas forem assumidas por um serviço de escritório. Existe também o fator custo. Quem suporta os custos de aquisição da tecnologia num escritório, bem como a sua manutenção, reparação ou limpeza , paga muitas vezes mais do que se apenas tivesse de ser pago proporcionalmente a um serviço de escritório.

Como pode um serviço de escritório aliviar empresas jovens?

O trabalho acumula-se na secretária, a correspondência tem de ser aberta e processada e o telefone toca a cada 5 minutos – o dia-a-dia de muitas empresas jovens, com autônomos e autônomos . Além da vida cotidiana dos negócios, existem outras tarefas adicionais que começam com o esvaziamento da lata de lixo e terminam com a instalação de um projetor para a próxima apresentação ao cliente. Em primeiro lugar, a moeda dos jovens empresários é o tempo. Porque no final não dá tempo de fazer as tarefas principais e ganhar dinheiro com isso para saldar as contas mensais.

Um serviço de escritório pode aliviá-lo consideravelmente nesta situação. Está em negócios  centros oferecidos e no contexto de conceitos de coworking, nos quais fundadores, autônomos e autônomos têm a flexibilidade de alugar um escritório privado, já totalmente equipado. Os serviços de escritório já estão incluídos no preço.

recepção

Em uma localização central, há uma recepção amigável que cuida dos correios e chamadas telefônicas para cada escritório. As cartas enviadas ou papéis que devem ser trazidos ao consultor tributário em curto prazo são simplesmente entregues na recepção.

Equipamento completo de escritório

Qualquer pessoa que se muda para um escritório em um centro de negócios só precisa conectar seu laptop na tomada e pode começar a trabalhar imediatamente. As longas consultas com técnicos de telefonia não são mais necessárias; Internet de alta velocidade e WLAN são ativados imediatamente.

Serviço de secretariado

O centro de negócios oferece a cada inquilino um serviço de secretariado individual. A papelada simples é feita, os documentos são arquivados e os materiais de escritório são solicitados novamente. Você pode simplesmente entregar suas transcrições da última reunião na recepção e recebê-las de volta como um documento do Office por e-mail.

Networking

A grande vantagem de um espaço de coworking é a possibilidade de interagir com outras start-ups. Existem salas comuns que os convidam a conversar durante os intervalos. Desta forma, encontram-se parceiros que enriquecem o seu próprio negócio.

Taxa fixa de café

Este também é um fator de custo e tempo: comprar café ou chá, cozinhá-lo e preparar frutas e lanches para lanches. Tudo isso é atendido pelo serviço de escritório e faz parte do preço.

Reuniões de negócios

A pedido, reuniões de negócios podem ser organizadas para você, incluindo a preparação das instalações com lanches e bebidas. O catering também pode ser reservado como opção.

Quanto custa alugar um espaço de coworking ou um escritório com serviços adicionais?

Um escritório alugado em um centro de negócios geralmente é mais barato do que alugar um escritório independente em uma unidade comercial. Embora você tenha que arcar com todos os custos em um escritório independente – de conexões de Internet e telefone à compra de impressoras e móveis de escritório, em um business center você paga apenas proporcionalmente por todos os serviços . Você aluga o escritório por um preço fixo e os custos são mostrados de forma transparente. Não há surpresas desagradáveis ​​no faturamento de energia no final do ano.

Você não precisa celebrar contratos de aluguel de longo prazo e permanece flexível. Os jovens fundadores, em particular, dificilmente podem estimar onde estarão em um ou dois anos, quantos funcionários podem contratar e como a empresa vai crescer. Você pode começar em um escritório de prestígio em uma localização privilegiada e aparecer profissionalmente para clientes e parceiros de negócios desde o primeiro dia, estar totalmente equipado e, graças aos serviços de escritório, concentrar-se com toda a energia no seu negócio.

Economizando custos no escritório: como as empresas podem economizar dinheiro

Para se manter competitiva, uma empresa hoje precisa dominar a arte de otimizar os orçamentos e manter os custos o mais baixo possível. As start-ups e os fundadores, em particular, enfrentam o desafio de manter baixos os custos operacionais. Neste artigo, você lerá as dicas mais importantes sobre as possíveis economias de custo no escritório e como você pode reduzir os custos operacionais a longo prazo.

Quais são os custos de um escritório?

Quem abre uma empresa precisa de um lugar para trabalhar. No entanto, existem custos elevados para alugar um escritório que vão muito além do aluguel. Abaixo você encontrará um resumo dos custos de escritório incorridos usando o exemplo de Essen.

Exemplo de abertura de escritório em Essen

Para escritórios com uma área de 60 metros quadrados em boa localização em Essen, são cobrados preços até 840 euros. Devido à alta demanda, o espaço de escritório se tornou raro e dificilmente pode ser encontrado em locais de destaque. Além do aluguel básico, existem vários outros custos para alugar um espaço comercial.

  • Custos adicionais de eletricidade e energia (total médio de alimentos 2,17 euros / m²)
  • Custos de aquisição de móveis de escritório
  • Custos de manutenção dos quartos
  • Custos adicionais (zelador, limpeza, ar condicionado, elevador, etc.)
  • Equipamentos técnicos (PCs, impressoras, cabos, telefones)
  • Internet
  • Infraestrutura (cafeteira, lâmpadas)

Ao abrir um escritório, existem custos adicionais, como registro da empresa, custos de corretagem e a entrada do endereço do escritório em listas importantes e específicas do setor.

Quais serviços devem ser cobertos pelos custos operacionais?

Uma locação comercial deve ser legalmente diferenciada de uma locação privada. Nem todos os custos são rateados. O aluguel deve listar todos os serviços que o aluguel comercial cobre. Os custos operacionais são compostos pelos seguintes itens:

  • Contribuição predial
  • Água e esgoto
  • aquecimento e água quente
  • Coleta de lixo
  • Limpeza de escritório
  • iluminação
  • Zelador e manutenção de jardins
  • limpador de chaminé
  • Custos de uso e manutenção do elevador

Custos adicionais surgem com a compra de material de escritório, o fornecimento de bebidas e creme e a administração – desde a aceitação das ligações até a aceitação do correio.

Custos operacionais mais baixos na empresa: uma lista de verificação

Uma análise detalhada dos números geralmente revela um grande potencial de economia. Além dos custos de pessoal e publicidade, o próprio escritório é o maior consumidor de orçamento. Listamos os principais direcionadores de custos abaixo e fornecemos às empresas ideias de quais economias de custo são possíveis.

     1. Iluminação

Em média, a luz consome mais de 50% da energia registrada na conta de luz. Não é incomum que a última pessoa se esqueça de desligar a luz à noite e a luz fica acesa continuamente em salas que não são usadas continuamente. Crie a consciência desse fator de custo entre todos os funcionários. Vale a pena investir em interruptores de tempo, dimmers de luz e LEDs.

     2. Equipamento obsoleto

Telas desatualizadas que você pode ter comprado de segunda mão por motivos de custo consomem três vezes mais eletricidade do que dispositivos novos e mais eficientes em termos de energia.

    3. Dispositivos em espera

Os condicionadores de ar, projetores, máquinas de café e outros dispositivos funcionam em modo de espera em muitas empresas e, portanto, causam custos continuamente – muitas vezes ao longo dos anos. Desligando-o completamente e ligando-o apenas quando necessário, você pode reduzir significativamente os custos operacionais.

    4. Impressora, scanner e copiadora

Imprima rapidamente uma folha inteira de papel com apenas uma frase – extrapolada para o ano, isso custa muito dinheiro. Impressoras e copiadoras causam custos desnecessários por meio de trabalhos desnecessários de impressão e cópia. Aqui, o chefe é convidado a mostrar aos funcionários o potencial de economia com o uso consciente desses dispositivos. Por exemplo, configure uma bandeja para conter papel antigo de reimpressão para anotações e materiais de trabalho. Tente chegar o mais perto possível do escritório sem papel.

   5. Material de escritório

Pequenos pedidos de canetas, papel de cópia e cartuchos de impressora geram altos custos. Planeje esses pedidos com antecedência e não apenas quando for necessário. Isso significa que condições especiais também podem ser acordadas com os fornecedores.

Quais são as diferenças na carga de custos para empresas estabelecidas e para fundadores?

As empresas estabelecidas geralmente têm uma grande vantagem em termos de redução de custos. Você negociou bons contratos com prestadores de serviços de telecomunicações e com fornecedores de material de escritório e, há muito tempo, amortizou todos os custos de aquisição de móveis de escritório, incluindo todo o equipamento técnico. Você pode pagar os custos operacionais a partir da receita corrente e planejável e ter valores empíricos com os quais os custos operacionais devem ser calculados.

Os fundadores enfrentam o desafio de ter que planejar bem, porque há pouca reserva para surpresas na conta. O negócio está apenas começando e é difícil calcular as quantias que aparecerão na conta de luz. Além disso, há investimentos indispensáveis ​​em equipamentos empresariais.

Estes são os investimentos mais importantes na fase inicial

Altos investimentos iniciais devem ser feitos para equipar um escritório. Você precisa de um tempo de espera até que o escritório esteja finalmente configurado e, portanto, perde muito tempo que seria necessário para seu trabalho principal. Além disso, existem tarefas administrativas, como a produção de uma placa da empresa e a inscrição no registo comercial, o que acarreta tempo e custos adicionais. Muitas start-ups recorrem a serviços de consultoria de empresas externas para saber o que deve ser considerado do ponto de vista jurídico e económico. Medidas de marketing como impressão de folhetos, cartões de visita e brochuras, criação de um site e publicidade em buscadores são essenciais para dar a conhecer este site.

Criação de um escritório: custos e potencial de economia na fase inicial

Por outro lado, é possível economizar custos escolhendo a forma jurídica correta. Se você abrir uma GmbH, terá que aumentar o capital social de 25.000. Portanto, o GbR como forma jurídica pode ser melhor no primeiro tempo. Sempre vale a pena olhar para programas de financiamento.

Muitas vezes faz sentido terceirizar algumas áreas, como contabilidade, etc. Isso permite que os fundadores se concentrem em suas competências essenciais e gerem vendas, em vez de lidar com declarações de impostos e redigir faturas. Em particular, você deve entregar a declaração de imposto de renda a um profissional que saiba economizar com o imposto de renda. 

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