Assistência virtual – Benefícios de uma secretária digital

“Miss Meyer, para ditado” – os dias da secretária clássica, encarnada por Liselotte Pulver no filme de Billy Wilder 1, 2, 3 , já se foram. Vamos ficar com o retrato cinematográfico do trabalho, por exemplo no papel de Joan Holloway da série de sucesso muito realista Mad Men, que foi ambientada nos anos 1960 aos anos 70, uma mudança é evidente : longe do subordinado “Tippse” que faz café ao lado e atende o telefone com a assistente de gestão como a conhecemos hoje. Um cargo com muita liberdade de decisão e diversas tarefas de gestão que contribui de forma significativa para o sucesso da gestão de uma empresa.

No entanto, esse especialista ainda está muito longe, especialmente para start-ups: o lema DIY geralmente se aplica aqui, porque os funcionários ainda não têm orçamento no início. O conceito de atendimento virtual pode oferecer uma boa alternativa aqui – e também é o complemento ideal para quem já usa um escritório virtual . Resumimos brevemente o que o modelo oferece e para quem é adequado.

Durante a contratação de profissionais, é importante saber o que procurar corretamente.

O que é assistência virtual?

Ao falar sobre assistência virtual, muitas pessoas podem pensar primeiro em programas de IA como Siri ou Alexa. No mundo profissional, no entanto, entende-se algo completamente diferente: aqui o termo cai na área de “trabalhos em casa” , ou seja, atividades que podem ser feitas em casa. A especialidade: ao contrário de uma posição de assistente com emprego permanente em uma única empresa , o assistente virtual trabalha de forma independente e aceita pedidos de várias empresas . O contacto entre o cliente e o assistente virtual é normalmente efectuado através de uma plataforma, que depois é utilizada para efectuar encomendas e comunicar.

As tarefas de um assistente pessoal virtual incluem, sobretudo, serviços de secretariado, como

  • Gestão de escritório
  • Coordenação de nomeação
  • Planejamento de eventos e viagens
  • Atender o telefone
  • Correspondência
  •  

No entanto, dependendo da formação e know-how do assistente virtual, o leque de ofertas pode se estender muito mais, áreas típicas seriam:

  • Projeto
  • Marketing, por exemplo, blogs e mídias sociais
  • contabilidade
  • Vendas, por exemplo, televendas
  • Manutenção do site e da loja online
  • vm

Benefícios de um assistente pessoal virtual para o seu negócio

Um assistente virtual tem muitas vantagens – mas também algumas desvantagens, especialmente para empresas recém-fundadas ou proprietários individuais que não têm um grande orçamento para salários nem para escritórios. Para tornar mais fácil para você decidir se este modelo é adequado para você e sua empresa, elaboramos uma pequena comparação .

Vantagem das instalações: complemento ideal para o escritório virtual

Uma vez que o assistente virtual se enquadra na categoria de “empregos em casa”, você não precisa fornecer espaço de escritório como cliente do assistente virtual . Todas as comunicações ocorrem online ou por telefone. Assim, este modelo é perfeito para quem quer economizar totalmente no aluguel do escritório e prefere usar um escritório virtual . Em particular, os empreendedores individuais e os trabalhadores independentes podem trabalhar a partir de casa ou viajar a trabalho e, ao mesmo tempo, ter um endereço comercial representativo.

Com um escritório virtual em um First Choice Business Center , você também tem a opção de utilizar modernas salas de reuniões no local a um preço reduzido , para que não precise receber seus parceiros de negócios em suas próprias quatro paredes, se necessário. E se o teto cair na sua cabeça em seu escritório em casa, basta usar o passe diário para a área de coworking .

Um escritório virtual está disponível para você duas vezes na Renânia do Norte-Vestfália, em nossas unidades em Essen e Neuss , bem como em Munique e Wiesbaden . Você pode escolher entre três pacotes diferentes, dependendo do escopo de serviços desejado. Se a assinatura da sua empresa adornar em breve a área da recepção de um dos nossos exclusivos centros de negócios, escreva-nos para uma oferta não vinculativa!

Vantagem de faturamento: serviço sob demanda

Com um assistente virtual, você pode economizar não apenas no aluguel das instalações da empresa, mas também nos custos salariais . Porque não há salário fixo, assim como não há custos não salariais. Em particular, os empresários que ainda não têm tarefas de assistência suficientes para empregar permanentemente um empregado permanente podem reduzir suas despesas da seguinte forma: Como outros trabalhadores autônomos, os assistentes pessoais virtuais contabilizam apenas as horas efetivamente trabalhadas.

Como empresário, você sempre pode usar os serviços do assistente virtual quando precisar deles. No resto do tempo, não há gastos nesta área.

Desvantagem: Sem comunicação face a face

Além dessas vantagens principalmente financeiras , o modelo de assistência virtual também tem algumas desvantagens que precisam ser consideradas antes de reservar um contingente por hora em uma das plataformas. Em primeiro lugar, a comunicação à distância deve ser mencionada aqui.

Embora hoje em dia cada vez mais pessoas se comuniquem e trabalhem juntas em uma empresa por telefone, e-mail e software de gerenciamento de projetos, muitas ainda apreciam conversas cara a cara. De acordo com um estudo recente , mais de três quartos dos entrevistados gostariam de uma comunicação cara a cara regular. Para 90%, um bom ambiente de trabalho entre os colegas contribui para melhores resultados de trabalho. Os estudos chegam a resultados semelhantes repetidamente – portanto, é impossível enfatizar o suficiente como uma boa comunicação de equipe é importante para o sucesso de sua empresa. O fato de você nunca conhecer seu assistente virtual pessoalmente pode se tornar uma desvantagem real a longo prazo.

Conosco, sua assistência virtual se torna real

Se você ficou completamente impressionado com o modelo de atendimento virtual até agora, mas não tem certeza sobre o último aspecto, temos uma boa notícia: no First Choice Business Center, seu assistente pessoal virtual se tornará uma pessoa real! Nossa equipe no local assume uma ampla variedade de tarefas e serviços de secretariado para você, desde a recepção até a contabilidade e outros serviços de escritório . Ao contrário de um assistente virtual no sentido real, você pode discutir todos os detalhes pessoalmente com nossa equipe dedicada . Desta forma, o interpessoal não se perde e pode usufruir de todas as vantagens de um ao mesmo tempo que com o atendimento virtual Acesso a pacotes de serviços que podem ser reservados . A propósito, isso se aplica a todos que alugaram um escritório de nós , bem como aos usuários de um escritório virtual !

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