Do lugar imperceptível do dia-a-dia à zona de perigo: a imagem do escritório de plano aberto sofreu muito no último ano. Ao mesmo tempo, na solidão do escritório doméstico, muitas pessoas sentem falta da troca e das opções de contato de baixo limiar que o trabalho em um escritório em grupo oferece. Mas o que é um escritório de plano aberto por definição? E quais são as vantagens e desvantagens para os usuários em um escritório de grupo tão grande? Vamos dar uma olhada nisso!
O que é um escritório de plano aberto? definição
Se você pensa em salas semelhantes a corredores com filas infinitas de escrivaninhas quando ouve o termo escritório de planta aberta , não está enganado. De acordo com a definição comum, fala-se de um escritório clássico de plano aberto quando a área total é de pelo menos 400 metros quadrados e mais de 20 funcionários trabalham juntos. No caso de escritórios menores em que mais de duas pessoas se sentam ao mesmo tempo, por outro lado, fala-se mais em escritórios de equipe ou grupo.
A invenção do escritório de plano aberto
Os escritórios de plano aberto na forma como os conhecemos não existem há muito tempo e, no entanto, já foram celebrados duas vezes como uma inovação no campo da tecnologia de escritório , onde apenas as vantagens superam as vantagens.
Para acompanhar os tempos, os irmãos Schnelle apresentaram o escritório de plano aberto em 1959, como ainda existe hoje: os fabricantes de móveis de Quickborn equiparam as salas de trabalho comunitárias com tapetes com isolamento acústico, vasos de plantas e escrivaninhas dispostas assimetricamente. Uma sensação! Na década de 1960, designers engenhosos nos EUA desenvolveram a forma de escritório de massa, que também se tornou famosa: os cubículos viram a luz do dia no mundo dos escritórios , separados por várias paredes divisórias que deveriam fornecer mais privacidade .
O escritório de plano aberto foi descoberto pela segunda vez no decorrer de muitas start-ups sendo configuradas . Desta vez, o escritório compartilhado deve oferecer espaços de trabalho abertos para muita troca na equipe e produtividade criativa.
Vantagens e desvantagens do escritório de plano aberto
Apesar de seus dois triunfos, o escritório de plano aberto é repetidamente criticado. Muito antes de a Corona aumentar a conscientização do público em geral sobre as questões de higiene e saúde no escritório, uma ampla variedade de aspectos relacionados à saúde ocupacional e satisfação em escritórios foram examinados, de escritórios individuais a escritórios de plano aberto. Um estudo da Suíça descobriu que o estresse mental e físico aumenta com o tamanho do escritório . Entre outras coisas, a taxa de doença é mais alta, há mais potencial para conflito e a concentração sofre. Muitos outros estudos sobre escritórios de plano aberto chegam a uma conclusão semelhante: trabalhar em escritórios de plano aberto estressa os funcionários e pode ter um impacto negativo na produtividade .
Você está pensando em tirar seus funcionários do escritório aberto? Então você tem diferentes alternativas para escolher. O mais óbvio seria mudar para um ou mais escritórios de equipe. Mas mesmo esse tipo de escritório em grupo tem vantagens e desvantagens semelhantes às de um escritório de plano aberto – embora em menor grau. Uma boa solução pode ser vários escritórios adjacentes simples e duplos , como aqueles que você aluga no First Choice Business Center. Com seu mobiliário elegante e ergonômico e serviço completo, eles garantem um bom ambiente no local de trabalho e, graças ao seu conceito de higiene confiável , o risco de doença também pode ser minimizado.
As vantagens:
Com todos os aspectos negativos já mencionados, trabalhar em um escritório aberto também tem muitas vantagens que não podem ser ignoradas.
O sentimento de união
Uma vez que os colegas no escritório de plano aberto não estão separados por portas ou quartos individuais, a comunicação uns com os outros é simplificada e fortalecida. Isso também beneficia o espírito de equipe e possibilita a participação direta nos eventos da empresa. Além disso, muitos votos podem ser feitos com muito mais rapidez.
Transferência de conhecimento
As perguntas são respondidas quase automaticamente no escritório compartilhado. Onde muito conhecimento se junta, é compartilhado mais rapidamente com outras pessoas. Mesmo quando as ideias devem ser desenvolvidas, os funcionários em grandes escritórios se beneficiam do intercâmbio animado.
Redução de custos
Onde mais funcionários compartilham o espaço do escritório, custos consideráveis de aluguel e manutenção de espaço podem ser economizados. Além disso, as mudanças de trabalho em um escritório de plano aberto podem ser realizadas com muito mais rapidez e eficiência do que o reprojeto de um escritório individual.
As desvantagens:
Mais faltas, estresse e dificuldade de concentração: o estudo que apresentamos acima já abordou algumas das desvantagens do consultório aberto. Vamos dar outra olhada detalhada nos pontos individuais:
Cargas físicas
Por mais que o escritório de plano aberto tenha recebido muitos elogios, ele na verdade possui vários fatores que têm consequências físicas negativas para os funcionários. A má qualidade do ar e a pouca luz do dia para os funcionários dentro da estrutura da mesa são apenas a ponta do iceberg. Vírus e bactérias em particular, que podem se espalhar rapidamente aqui, são responsáveis pelo aumento das licenças médicas.
Estresse mental
As tensões psicológicas em um escritório de massa são particularmente enormes. A superestimulação constante causada por um alto nível de ruído e pelo tráfego aumenta consideravelmente o estresse no local de trabalho. A concentração e a produtividade sofrem como resultado. Além disso, se os funcionários são constantemente observados no trabalho, isso também sobrecarrega a mente. A pressão social leva até mesmo a um aumento de 113% na taxa de erro. A falta de privacidade ou a falta de oportunidades de se retrair para se concentrar no trabalho estressa excessivamente os funcionários e também aumenta as licenças por doença.
Insatisfação e conflito
Os conflitos são inevitáveis quando as necessidades individuais de vários funcionários se reúnem em um espaço confinado. O aquecimento deve ser ligado ou desligado ou o colega precisa dar um telefonema em voz alta? No escritório de plano aberto, as necessidades não podem mais ser reguladas individualmente. Mas se os funcionários não conseguem mais cultivar seu próprio ritmo benéfico, isso leva a uma enorme insatisfação. Além disso, os locais de trabalho em massa podem dar a impressão de serem intercambiáveis e pouco valorizados: a falta de autoconfiança, inclusive nas próprias habilidades, desperdiça um valioso potencial de desempenho.
Combine vantagens e desvantagens em um escritório de plano aberto – é assim que o trabalho funciona
Mesmo que os escritórios de plano aberto tenham demonstrado muitas desvantagens em termos de cultura de trabalho e desempenho, os empregadores não precisam entrar em pânico agora. Com inovações direcionadas no lugar certo, o escritório de massa também pode recuperar sua atratividade.
1. Acordar em regras comuns
Regras vinculativas podem ajudar a aliviar as velas dos conflitos, de modo que não haja divergências tangíveis entre os colegas por causa da temperatura ou do volume da sala.
- Organize horários fixos em que todo o escritório será ventilado.
- Não olhe por cima do ombro nem fale com seu colega sem aviso prévio. Um sinal com as palavras Por favor, não perturbe deve ser vinculativo para todos: Eu só preciso do meu descanso e tenho tempo para você mais tarde.
- Reduza o volume e as conversas tanto quanto possível. É melhor escolher um local diferente para conversas privadas.
- Seja atencioso : cortar as unhas dos pés, comer alimentos cheirosos na mesa ou fofocar muito é certo para incomodar os colegas. Isso deve ser evitado no escritório de plano aberto, se possível.
- Seja útil : um colega tem perguntas ou pede ajuda? Apoio mútuo e cooperação educada são o que há de melhor em um escritório compartilhado.
2. A organização técnica
De acordo com o estudo do Office 21 , um escritório de plano aberto que deve funcionar bem precisa apenas de três requisitos técnicos básicos: iluminação bem planejada, tecnologia de ar condicionado eficiente e adaptável e um bom conceito acústico. No entanto, muito também pode ser feito por parte dos empregadores em termos de organização do trabalho, a fim de tornar positiva a cooperação no escritório aberto.
- Os processos de trabalho e os canais de comunicação podem ser analisados com precisão. A paisagem do escritório pode ser projetada de acordo com os resultados . Funcionários com tarefas que exigem muita concentração não deveriam ter que trabalhar no corredor onde a maioria de seus colegas vai à copiadora ou ao banheiro.
- Muita inquietação e longos canais de comunicação também podem ser evitados agrupando funcionários com as mesmas tarefas de equipes e também sentados juntos. Quando um gerente de vendas que está constantemente ao telefone precisa sentar-se ao lado de um programador que precisa descansar, o conflito e o estresse são quase inevitáveis. Com uma boa ocupação no escritório , esses riscos de tropeçar podem ser facilmente eliminados.
- As fontes de ruído devem ser removidas da área de trabalho dos funcionários tanto quanto possível. Uma impressora ou copiadora funcionando permanentemente deve estar em sua própria área, onde perturbe o menos possível. Elementos de absorção de som entre as estações de trabalho individuais também podem ajudar a reduzir a poluição sonora .
Espaço de coworking como alternativa ao escritório em plano aberto
Se você não quer renunciar ao sentimento de união e às vantagens comunicativas no escritório de plano aberto, você também pode dar uma olhada no conceito de espaço de coworking. Pode não ser uma solução permanente para equipes maiores, mas especialmente na situação atual, um espaço de coworking bem administrado com uma força de trabalho permanente e um conceito de higiene bem pensado pode ser uma mudança bem-vinda do escritório em casa. No espaço de coworking do First Choice Business Center, é fácil trabalhar em conjunto e em rede com a distância mínima exigida.
Aqui você se reúne com um pequeno grupo de colegas de trabalho, também tem a oportunidade nos salões de conhecer outros inquilinos e convidados e pode retirar-se para as cabines telefônicas para conversas descontraídas.