Você já percorreu centenas de mensagens no bate-papo da equipe, procurando o melhor plano de fundo para a videochamada com o chefe ou respondendo e-mails muito depois do trabalho? Diremos como você pode obter eficiência ao se comunicar no escritório em casa, distinguir claramente entre vida privada e profissional – e ser uma figura brilhante no processo! Nossas regras de home office examinam de perto a comunicação escrita e a videotelefonia.
A mais importante das regras do escritório em casa: separar claramente os assuntos profissionais e privados
Com todos os canais de comunicação, você deve sempre ter em mente que uma das grandes vantagens de trabalhar em casa é a flexibilidade no gerenciamento do tempo . Como não há deslocamento para o trabalho, alguns deles podem começar mais cedo do que o normal, mas fazem uma pausa mais longa para tirar uma soneca ou fazer compras.
Comunique-se claramente quando puder ser contatado, por exemplo , por meio de seu status no bate-papo da equipe, sua assinatura de e-mail ou anúncio de correio de voz. Fora do seu “horário comercial”, o relaxamento deve estar na ordem do dia! Desligue todos os dispositivos e colete nova energia. Para todos os que trabalham de forma independente ou em nome individual, um escritório virtual é o complemento perfeito para o escritório em casa, a fim de conseguir esta separação clara entre trabalho e vida privada.manter. Com um endereço comercial em uma localização de prestígio, conforme oferecido por nosso First Choice Business Center, você não apenas mantém sua residência pessoal para você, mas também garante uma aparência corporativa profissional. Você pode escolher se deseja se instalar em Wiesbaden , em nossa nova localização em Munique , em Essen na conhecida Torre do Ruhr ou em Neuss – o serviço extenso e competente, que abrange desde o envio de correspondência até o suporte ativo com tarefas de secretariado , é o mesmo em todos os lugares. Deixe-nos saber se podemos apoiá-lo com um escritório virtual na melhor localização!
Bate-papo da equipe e companhia: Como aumentar a eficiência no escritório doméstico
A comunicação do escritório em casa aumenta imensamente o fluxo de sinais de notificação aos quais estamos expostos todos os dias: além do telefone que toca e e-mails que vão para a caixa de correio, agora também recebemos mensagens de bate-papo e atualizações de documentos compartilhados.
Está se tornando cada vez mais claro que esse bombardeio constante de notificações pode levar ao estresse e ao esgotamento. Também distrai você e seus colegas do trabalho real. Se você deseja aumentar a eficiência no escritório doméstico e ao mesmo tempo reduzir o nível de estresse, deve seguir algumas dicas simples.
Pacote de perguntas e comentários
Uma das regras de ouro do escritório em casa para uma comunicação eficiente é agrupar perguntas. Se você sabe que tem vários tópicos abertos com uma pessoa, não escreva muitas mensagens individuais que sempre causem uma interrupção no fluxo de trabalho, mas sim colete-as primeiro.
O mesmo se aplica ao trabalho conjunto em documentos compartilhados. É aqui que o autor – e às vezes os colaboradores de todos os outros – recebe uma notificação sempre que você publica um comentário. Portanto: primeiro insira todos os comentários no documento, folheie novamente para ter certeza de que não esqueceu nada – e só então envie todos eles. Quando terminar, informe brevemente os outros para que saibam que você não terá mais comentários.
Email, chat de equipe, telefone: qual canal é o certo?
A maioria de nós adora bate-papo em equipe: na escala de urgência entre telefone e e-mail, parece o lugar perfeito para ser capaz de emboscar nossos colegas com perguntas e ideias a qualquer momento. Mas antes de enviar uma mensagem impensada no bate-papo da equipe, considere se este é realmente o canal certo para sua preocupação: É uma questão urgente que deveria ser melhor esclarecida ontem? Em seguida, pegue o telefone rapidamente . É um assunto complexo ? Então um e-mail é o ideal, pois aqui você pode estruturar e formatar melhor. Ao contrário de uma mensagem de bate-papo, a outra pessoa tende a ter a sensação de que pode dedicar um tempo para dar uma resposta bem pensada.
O chat em equipe, por outro lado, é ideal para perguntas curtas. Se for mais de uma frase, no entanto, você não deve sucumbir à tentação generalizada de usar o botão “Enviar” em vez de um sinal de pontuação – dessa forma, a pessoa com quem você está falando receberá apenas uma notificação. Observe também seu status, porque muitos se esquecem de desligar notificações push e tons durante as reuniões.
Se você sempre precisar falar com a mesma pessoa ou grupo de pessoas, pode ser útil organizar videochamadas regulares . É melhor guardar quaisquer perguntas que não precisem ser respondidas imediatamente nessas reuniões. Dessa forma, você pode aumentar a eficiência do escritório em casa.
Como se destacar em videoconferências
As videochamadas não são apenas uma forma muito rápida e direta de trocar ideias, essa forma de comunicação também cria uma sensação de proximidade, apesar da distância física – e isso é importante para uma colaboração bem-sucedida. É por isso que os especialistas em gerenciamento de equipes remotas recomendam o agendamento de chamadas de vídeo regularmente. Aqui também existem alguns pontos a serem considerados:
Amarre com seu pijama? Etiqueta de roupas de home office
Escolher o visual certo para a sua videoconferência é na verdade bastante simples: vista-se exatamente como se fosse para uma reunião cara a cara com as mesmas pessoas. Dependendo da empresa, isso pode ser mais casual com os colegas ou até com o chefe, mas quando se trata de encontros com parceiros externos ou clientes, costuma-se usar blazer ou gravata business. Mesmo que os outros participantes geralmente vejam apenas a parte superior do corpo, é melhor jogar pelo seguro e aplicar consistentemente o estilo escolhido da cintura para baixo – porque você pode ter que se levantar de forma surpreendente durante a conversa. Amarrar no andar de cima e colocar um pijama no andar de baixo é algo totalmente proibido – a menos que você trabalhe em uma equipe extremamente relaxada.
Além desses rótulos de home office, você pode aprender alguns truques práticos de moda com os apresentadores de TV para causar uma boa impressão visual:
- É melhor escolher roupas de uma única cor, porque, em particular, pequenos padrões como listras estreitas, pepita, espinha de peixe e pequenos quadrados criam uma cintilação desconfortável.
- As cores podem ser um pouco mais fortes porque a tela engole cores.
- Use pequenas quantidades de branco e preto, caso contrário, os contornos serão perdidos.
- Evite combinar cores complementares como vermelho e verde.
- Brincos grandes não combinam bem com headsets e fones de ouvido, pois podem estalar ruidosamente contra eles.
O cenário ideal para a sua videoconferência
O ano de 2020 nos deu muitos insights sobre os apartamentos de outras pessoas – contas inteiras do Instagram agora são dedicadas ao gênero de experiências malsucedidas em videoconferências. Para que um dia o seu interior não fique lá, posicione a câmera de forma que uma parte bonita e bem arrumada do seu apartamento possa ser vista. Tal como acontece com as roupas, não deve haver muita inquietação aqui também.
Se você preferir não permitir que seus parceiros de conversa vejam seus arredores privados, você pode simplesmente escolher uma das imagens de fundo pré-instaladas que estão disponíveis na maioria das ferramentas de vídeo ou fazer upload de suas próprias fotos lá. Mais uma vez, você traça uma linha clara entre a vida privada e a profissional.
Regras de home office durante uma videoconferência
Nesse ínterim, todos nós aprendemos que o botão mudo é uma verdadeira bênção, especialmente para reuniões maiores com mais de três pessoas. Desta forma, apenas a pessoa que está falando pode ser ouvida, ruídos de fundo, sons de eco ou feedback podem ser evitados.
Você também pode usar apresentações de slides para mostrar ao grupo sobre o que está falando. No entanto, você também deve procurar contato visual no meio , porque as videoconferências têm o objetivo de substituir a comunicação face a face da melhor maneira possível. Não se esqueça de que você não precisa olhar para seus colegas na tela, mas olhar para a câmera! Ajuste o ângulo da câmera para que você possa ser visto facilmente e não muito longe de baixo, isso é bastante desvantajoso e torna o contato visual mais difícil.
Coworking e reuniões no local: variedade na comunicação de home office
Depois de todas essas videoconferências, você sente a necessidade de encontrar seus colegas ou clientes pessoalmente? Então, uma reunião pessoal pode ser uma mudança bem-vinda da pura comunicação do escritório em casa. O First Choice Business Center oferece-lhe em Munique perto do aeroporto, em Wiesbaden directamente na estação ferroviária principal, em Neuss e em Essen, salas de reuniões equipadas de forma moderna onde pode sentar-se à distância . Um conceito de higiene abrangente garante que você pode se dedicar aos seus problemas aqui com tranquilidade!