As conferências pela Internet se estabeleceram como uma alternativa viável às reuniões face a face – independentemente de restrições como a pandemia corona. Portanto, as empresas devem ser capazes de dominar com segurança essa forma digital de comunicação. Aqui estão 8 dicas para reuniões online de sucesso.
As reuniões online podem fazer isso
A comunicação simultânea entre vários locais tem sido parte do trabalho cotidiano desde a introdução das conferências por telefone, o mais tardar. As reuniões online modernas, no entanto, fazem muito mais do que puras conexões de voz . Essas funções oferecem webconferência:
- Transmissões de áudio e vídeo: Os participantes trocam ideias quase como de costume por meio de microfone e câmera. Eles se ouvem e se veem – isso permite pelo menos um reconhecimento e uma interpretação rudimentar da linguagem corporal do outro.
- Troca de dados: Documentos e outros arquivos podem ser facilmente movidos para frente e para trás e editados (simultaneamente) através das linhas digitais.
- Compartilhamento de tela: esta opção visual permite que os participantes vejam o conteúdo da tela uns dos outros, por exemplo, B. uma apresentação ou outro arquivo no qual a outra pessoa está trabalhando no momento. O controle do mouse e do teclado também pode ser transferido (área de trabalho remota).
- Quadro branco: neste quadro virtual, notas e desenhos para rascunhos podem ser feitos e compartilhados.
- Bate-papos paralelos: Durante a conferência online em andamento, os participantes individuais podem enviar mensagens de texto uns aos outros por meio de canais alternativos sem perturbar o grande grupo.
Os benefícios da webconferência
A “comunicação à distância” provou ser particularmente útil na crise Corona. Mas as webconferências também oferecem muitas vantagens além dessas situações excepcionais. O foco está na comunicação amplamente direta e variada com colegas, clientes e parceiros de negócios em longas distâncias . Ao mesmo tempo, as conferências online são muito flexíveis. Graças aos aplicativos apropriados, os participantes podem estar presentes de seu escritório em casa usando seus smartphones, tablets ou laptops.
Depois de configuradas, essas reuniões remotas são executadas rapidamente e com apenas alguns cliques do mouse. E isso funciona não apenas em vários dispositivos, mas também em diferentes sistemas operacionais. Existem aplicativos compatíveis para quase todos os sistemas comuns. Isso torna as reuniões digitais muito eficientes. E, claro, economiza custos. Além de conferências puras, cursos de treinamento de produto e apresentações, bem como seminários na web também podem ser realizados desta forma – sem quaisquer viagens de negócios dispendiosas . Eles também ajudam a administração a liderar os funcionários no escritório doméstico .
1ª dica: informe os participantes
Mantenha todos os participantes atualizados antes do início da webconferência. O ideal é com antecedência suficiente para que todos possam se preparar para a reunião. Isso pode ser feito de forma muito conveniente com um convite por e-mail, por exemplo. Adicione uma agenda do e-meeting e dê uma visão geral da programação e dos tópicos. Se o procedimento ainda não foi determinado no momento do convite, envie uma mensagem separada cerca de um a dois dias antes da reunião virtual.
Certifique-se de incluir os links e arquivos necessários. Os dados de acesso são muito importantes . Sem um código, senha ou PIN, outras pessoas não podem participar da reunião. Via de regra, não é necessário software especial para os convidados do grupo. Normalmente, apenas o organizador convidativo precisa disso.
Dica 2: formule metas
O que você deseja alcançar com a conferência virtual? Você também deve esclarecer isso para si mesmo com antecedência. Além da agenda, reúna suas próprias notas, pensamentos, objetivos e perguntas que gostaria de abordar durante a reunião online.
3ª dica: verifique a tecnologia
Todos os participantes também devem se preparar tecnicamente e verificar se a conexão funciona em princípio. Portanto, verifique a conexão com a Internet, o dispositivo, bem como o microfone e a câmera . Certifique-se de que um software secundário importante (e-mail, programa de bate-papo) para comunicação paralela seja iniciado no início da conferência.
4. Dica: ligue na hora certa
Ser pontual! Isso se aplica a todos os envolvidos, mas especialmente ao moderador. É melhor ligá-lo alguns minutos antes de prosseguir. Então ele pode receber e cumprimentar os outros parceiros. Nesta ocasião, é melhor pedir que os microfones sejam silenciados até que seus respectivos usuários queiram dizer algo . Caso contrário, muito ruído de fundo prejudicará a comunicação.
Dica 5: envolva os participantes
Se você gostaria de apresentar gráficos, tabelas ou dados semelhantes, compartilhe-os com os outros convidados ou forneça o compartilhamento de tela . Assim, cada participante os vê em seu próprio monitor e pode, portanto, acompanhar mais facilmente suas explicações. Importante: durante uma palestra, você deve desligar a função de notificação (acústica) de programas que atualmente não são necessários . Portanto, nenhum tom de alarme perturba acidentalmente a sua apresentação.
6. Dica: moderar com confiança
Uma desvantagem das conferências online: as discussões são difíceis de controlar e podem se tornar caóticas se muitos participantes estiverem falando ao mesmo tempo. É por isso que você precisa de um moderador equilibrado e assertivo. Ele tem que dirigir todo o debate e evitar uma bagunça . Ele também sempre tem a opção de silenciar todos os participantes e, assim, controlar a discussão. Ele também deve ser capaz de lidar com pausas repentinas na conversa. Portanto, é importante que o moderador conduza a reunião em todos os momentos e, por exemplo, interrompa as fases silenciosas com perguntas específicas ou pedidos de palavra.
7. Dica: transmita personalidade
Em reuniões virtuais, a linguagem corporal não é comunicada com tanta clareza. É por isso que as nuances em seu comportamento (expressões faciais, gestos, pronúncia) se perdem rapidamente. Equilibre isso com sua personalidade. Isso significa: Acompanhe o que está acontecendo com atenção e envolva-se na oportunidade certa . Incentive outras pessoas com carisma positivo e mantenha o foco nos itens relevantes da agenda. Incentive as pessoas envolvidas a se comunicarem, falando com elas diretamente. E não se esqueça: escolha uma linguagem clara . Dessa forma, você pode manter a conferência em andamento e chegar ao ponto – e aos seus objetivos – com mais rapidez.
8. Dica: resuma os resultados
Ao final da reunião, tire uma conclusão e, após a webconferência, resuma os resultados mais importantes em atas para todos os participantes. Se necessário, anuncie as consultas de acompanhamento resultantes. Ou delegue essas tarefas. Para os colegas que não puderam comparecer, convém enviar uma gravação da conversa com eles.
É importante que todos saibam quais resultados foram decididos na reunião online e o que isso significa para o andamento do projeto. Então foi uma webconferência de sucesso para todos.