Isso é o que parece no escritório digital: o tempo que leva para tirar uma fatura do envelope, transferir todos os dados importantes dela, iniciar uma transferência, documentar e fundamentar o processo e colocar toda a confusão de papéis em os corretos Você pode evitar o trabalho de arquivar pastas e procurá-las novamente, folheando-as para sempre, se necessário, e investindo em coisas mais importantes.
O escritório digital é uma revolução na história do mundo dos escritórios. Cada vez mais ferramentas, software e serviços estão disponíveis para tornar um escritório possível sem processos complicados e montanhas de arquivos. O escritório sem papel simplesmente economiza custos desagradáveis com impressão, envio, armazenamento e suprimentos de escritório. O escritório em casa também é possível sem a necessidade de arrastar arquivos, pois todos os documentos podem ser acessados de qualquer lugar a qualquer momento. Por último, mas não menos importante, o meio ambiente se beneficia acima de tudo, porque a produção de papel devora florestas inteiras e outros recursos. O escritório digital quase só traz vantagens.
Feliz sem papel – 6 etapas para o escritório digital
Obviamente, convertê-lo em um escritório sem papel exige um pouco de esforço. Mas cada passo, não importa o quão pequeno seja, rapidamente compensará. Aqui vamos nós:
1. Ver documentos e documentos
Seja particular, autônomo ou em uma grande empresa: antes de começar a se livrar do papel, todos os documentos devem ser examinados com atenção. Decida aqui o que você deseja digitalizar ou o que vai direto para o triturador.
2. Escaneie, escaneie, escaneie
Use um scanner poderoso. Independentemente do modelo de sua preferência, só é importante que o dispositivo possa digitalizar qualquer tipo de documento de forma legível. Desta forma, os recibos ou recibos de combustível também podem ser armazenados digitalmente. Os provedores de serviços, como o dropscan, podem ajudar com grandes quantidades de documentos para o escritório digital .
3. Nomeie documentos digitais para que possam ser encontrados e arquive-os
Pense em um bom sistema, de acordo com o qual você deseja nomear os arquivos individuais no futuro. Isso também torna o escritório digital muito mais claro do que as pilhas de arquivos. Use pelo menos a data de recebimento e palavras-chave úteis sobre o conteúdo dos documentos. Recomenda-se salvar os arquivos em formatos comuns, como PDF ou TIFF. Isso facilitará o acesso rápido posteriormente para todos os que lidam com os documentos.
Ferramentas como Hazel (Mac) ou Belvedere (Windows) até ajudam a agilizar esse processo. Dependendo da configuração, os PDFs recebidos da caixa de correio, por exemplo, são atribuídos imediatamente à pasta de destino correta.
4. Configure um sistema de gerenciamento de documentos
Documentos cuidadosamente digitalizados e arquivados não são úteis por si próprios. Um bom sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é importante para a administração descomplicada de seu escritório digital. Sistemas baseados em nuvem, como Dropbox, Google Drive ou Evernote , que permitem que documentos sejam acessados de vários dispositivos, são populares. Dessa forma, eles substituem o sistema de pasta de arquivos anteriormente comum no escritório sem papel.
5. Destrua documentos em papel antigos
Depois de ter integrado seus documentos em papel em seu escritório digital, você deve destruir todos os documentos que não precisam ser mantidos em papel ao mesmo tempo. Um destruidor de documentos padrão é suficiente para isso. Se você tiver que destruir grandes montanhas de papel, os provedores de serviços licenciados também o apoiam.
6. Evite uma nova inundação de papel
Para manter o escritório garantido digitalmente, você deve evitar uma nova inundação de papel. Apenas emita suas faturas eletronicamente e peça a seus parceiros de negócios também correio digital. Toque seu escritório mais uma vez para os maiores lançadores de papel e enfrente-os. Muitos pequenos processos, como solicitações de férias ou relatórios de despesas de viagem, também podem ser tratados digitalmente com a ajuda de ferramentas.
Traga seus funcionários a bordo no caminho para o escritório digital. Muitas reservas sobre o gerenciamento de documentos digitais podem ser esclarecidas por meio de cursos de treinamento direcionados e sensibilizadas para um escritório sem papel.
Riscos do escritório digital
Infelizmente, um escritório digital não é apenas abençoado com vantagens. Ainda existem grandes reservas quando se trata de segurança de dados. Corre o risco de ataques de hackers, erros de software ou falhas de todo o sistema.
Em última análise, no entanto, mesmo os documentos em papel não oferecem segurança completa contra perda ou roubo. Para evitar o acesso descontrolado aos dados por ferramentas de nuvem, geralmente é recomendado usar apenas servidores localizados na Alemanha. Por outro lado, no caso de servidores no exterior, as normas de proteção de dados devem ser examinadas com atenção.
Além da segurança dos dados, a segurança jurídica de alguns documentos digitais ainda não está garantida de forma inequívoca. Apesar de uma nova lei que deveria fazer cumprir o regulamento E-IDAS, ainda existem alguns obstáculos burocráticos a serem superados. O regulamento visa estabelecer a identificação eletrónica e serviços de confiança a nível da UE. No momento, porém, nem sempre existem normas inequivocamente vinculativas para a segurança jurídica dos documentos, mesmo na Alemanha.
Notarializações notariais, sentenças judiciais e documentos que atestem autoridade por meio de selos, marcas d’água ou similares são sempre recomendados para serem arquivados em suporte de papel, de forma a complementar o escritório digital. Se você tiver alguma dúvida, também pode usar sistemas de gerenciamento de documentos que oferecem armazenamento legalmente seguro. Com algumas exceções, um escritório ainda pode ser quase totalmente digitalizado dessa maneira.